Анализ ошибок при разработке бизнес плана

Основные риски разработки бизнес-планов

Типичные ошибки при составлении бизнес-планов

Решения, позволяющие повысить качество бизнес-планов

С тем, что перед запуском нового бизнеса или реализацией крупного проекта в рамках существующего следует составить бизнес-план, согласны все собственники и менеджеры компаний. Однако на практике далеко не всем удается разработать качественный бизнес-план, который служил бы руководством к действию сотрудников компании. Чаще всего спрогнозированные результаты по мере реализации бизнес-плана начинают все сильнее отличаться от фактически достигнутых, и компания начинает планировать свою деятельность не согласно утвержденному бизнес-плану, а на основании итогов текущей деятельности.

Почти всегда такая ситуация возникает из-за того, что авторы бизнес-плана не учли все ключевые риски реализации плана, допустили типичные ошибки в расчетах и не использовали те решения, которые позволяют повысить качество прогнозов. Поговорим о том, как можно избежать всех этих проблем и сделать бизнес-план максимально достоверным.

Основные риски разработки бизнес-планов

Поскольку любой бизнес-план составляется на предстоящий период, то всегда есть вероятность того, что фактические результаты в процессе реализации плана из-за влияния различных внешних и внутренних факторов будут отличаться от спрогнозированных. В то же время, как показывает практика, часто эти отклонения закладываются уже на стадии разработки бизнес-плана и являются следствием недостаточной проработки его разделов и некачественной проверки достоверности информации, представленной в них.

Качественный бизнес-план должен состоять как минимум из десяти разделов, которые охватывают все значимые аспекты деятельности компании и в совокупности позволяют сделать вывод о реалистичности целей бизнес-плана (табл. 1).

И хотя раздел о рисках последний в бизнес-плане, он, безусловно, является очень важной его частью:

• во-первых, он содержит критический обобщенный анализ, подтверждающий корректность предыдущих разделов;

• во-вторых, содержит практические рекомендации для менеджмента компании по минимизации последствий в случае наступления негативных ситуаций;

• в-третьих, позволяет потенциальным заказчикам и инвесторам оценить качество проработки всех показателей бизнес-плана компании.

Риски, которые могут помешать компании достичь целей бизнес-плана, делятся на неконтролируемые (внешние) и контролируемые (внутренние).

Неконтролируемые риски возникают под влиянием внешних факторов, вероятность их реализации не зависит от действий менеджмента компании. Тем не менее последствия реализации таких рисков можно снизить с помощью финансовых и организационных методов (рис. 1).

На контролируемые риски компания может влиять в гораздо большей степени, поэтому в бизнес-плане следует отразить мероприятия по их минимизации более подробно.

Например, вероятность реализации производственных рисков можно снизить, если:

• контролировать материально-техническое оснащение, эффективно управлять амортизацией и своевременно заменять устаревшее оборудование;

• организовать оперативный контроль за ключевыми точками технологического процесса и оптимизировать производственные цепочки;

• контролировать качество продукции на всех этапах производства.

А чтобы минимизировать операционные риски:

• назначаем ответственных за функционирование бизнес-процессов на всех стадиях реализации бизнес-плана;

• по максимуму автоматизируем бизнес-процессы;

• контролируем выполнение сотрудниками внутренних инструкций и регламентов;

• постоянно обучаем, повышаем квалификацию ключевых специалистов и контролируем их деятельность.

Несмотря на большое количество рисков, которые могут влиять на выполнение бизнес-плана, они имеют характерные особенности и группируются по видам (рис. 2).

ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ ПРИ СОСТАВЛЕНИИ БИЗНЕС-ПЛАНОВ

Каждый конкретный бизнес-план имеет свою специфику и будет отличаться от других в силу отраслевой специфики компании, особенностей проекта, реализуемого в рамках бизнес-плана, организационной структуры и других факторов.

Тем не менее при разработке любого бизнес-плана часто допускаются однотипные ошибки. Рассмотрим эти ошибки и способы их устранения.

Цели проекта несоразмерны потенциалу компании.

В случае когда компания разрабатывает бизнес-план для амбициозного проекта развития, нередко показатели выручки, расходов и прибыли рассчитываются чисто математически, без привязки к ресурсным возможностям компании. А когда проект находится уже в стадии реализации, «неожиданно» выясняется, что для того чтобы достичь утвержденных показателей, необходим значительный объем инвестиций в инфраструктуру и оборотные средства, а у компании для этого нет ни собственной прибыли, ни возможности привлечь внешнее финансирование.

Еще одна ошибка, которую часто допускают при утверждении целей бизнес-плана, — игнорируют фактические возможности по увеличению объемов бизнеса: практически любая компания работает в условиях конкурентной борьбы и не может увеличить свою долю рынка сбыта за счет конкурентов в краткосрочной перспективе и без больших затрат на маркетинг и стимулирование сбыта.

Занижается требуемый объем инвестиций.

Одна из распространенных ошибок разработки бизнес-плана — недостаточная проработка объемов инвестиций в реализацию бизнес-плана.

Бизнес-план — мостик между идеей бизнеса и точкой, где он приносит прибыль. План помогает оценить рынок и продукт, рассчитать доходы и расходы, понять, когда окупятся вложения.

С первого раза трудно учесть все нужные показатели и правильно их рассчитать. Рассказываем, какие ошибки чаще всего допускают при составлении бизнес-плана и как их избежать.

Большой бизнес-план — не всегда плохо. Все зависит от того, чем обусловлен такой размер. Если вы описываете крупный бизнес, это оправдано: исследования и расчеты займут много места. Если малый — нет, незначительные детали будут отвлекать от главного.

В бизнес-плане не нужно описывать все слишком подробно: от этого его тяжелее читать. Напишите обо всем конкретно и кратко, подкрепляя слова фактами и реальными ценами. Например, если собираетесь купить мебель в офис, описывайте не характеристики, а подходящие модели с ценами. Так вы сможете оценить расходы и сэкономить время на поиск мебели в будущем. План будет работать на вас: вы откроете его и поймете, что именно, за какую цену и на каком этапе нужно купить.

40 страниц — примерный объем. Обычно его хватает, чтобы расписать ключевые пункты и маркетинговые исследования. Если вы его превысили, проверьте, оправдано ли это.

Бизнес-планы бывают внутренними и внешними. Внутренний составляют для себя и сотрудников, в нем можно описывать то, что предприниматель считает важным: например, делать упор на рисках и расходах, чтобы понимать, что может пойти не так. Внешний бизнес-план составляют для инвесторов или банков, и он должен соответствовать их требованиям, иначе можно не получить деньги.

Для инвестора важны финансовые показатели: он хочет знать, когда окупятся вложения. Если предприниматель описал процессы детально — определил, что и когда понадобится, указал, сколько это стоит, и рассчитал, когда бизнес выйдет в плюс, — больше шансов, что инвестор захочет вложиться.

Банки выдвигают свои требования к бизнес-планам предпринимателей и компаний, которые хотят взять целевой кредит. Узнать требования можно у своего менеджера: в каждом банке они свои.

Когда сведения о поставщиках размытые — например, «будем закупать кирпичи на заводе», — предприниматель не может рассчитать размер комиссии и стоимость логистики. Если не подготовиться, можно заключить невыгодную сделку.

Если можете, сразу указывайте конкретных поставщиков. Например, если предприниматель собирается продавать кирпичи, ему надо определить, какие заводы производят материалы нужного цвета и где можно их закупать с минимальной наценкой.

Здесь же надо ответить на вопрос, почему именно этот цвет нужно покупать и что актуально в регионе, в котором компания будет продавать кирпичи. Иначе может оказаться, что вы будете шестым продавцом белых кирпичей в одном районе или, например, завод специализируется на красных кирпичах, а белые продают с большой наценкой и их закупать невыгодно.

Это правило работает с каждым бизнесом. Вместо кирпичей можно подставить любой товар или услугу, а вместо заводов — поставщиков оборудования, сырья или расходных материалов.

Мало написать сумму, которую предприниматель собирается привлечь. Допустим, нужен миллион — его можно взять у друга или мамы, а можно в банке под определенный процент. И это совершенно разные займы: друг и мама могут дать беспроцентный заем, а процент по кредиту нужно будет учитывать в расходах.

Когда предприниматель составляет финмодель, он должен оценить, сможет ли бизнес справиться с обязательствами и выбрать самый выгодный вариант привлечения денег. Если заранее продумать вид кредита и процентную ставку, можно избежать долгов и кассового разрыва.

В случае с инвесторами так же: надо заранее понимать, какие условия готов предложить бизнес. Например, инвестор предлагает миллион, а взамен просит через год вернуть три миллиона, учитывая процент за использование денег — ставку дисконтирования. Даже если компания считает, что сможет расплатиться по договоренности, нужно продумать детали: возможно, стоит договориться о рассрочке, чтобы не выводить из оборота большую сумму за раз и подстраховаться на случай кризиса.

Писать сразу предполагаемый доход со 100%‑й посещаемостью или загрузкой рискованно. Скорее всего, расчеты не совпадут с ожиданиями. В лучшем случае затраты будут в несколько раз больше планируемых, в худшем — предпринимателю просто не хватит денег, чтобы их покрыть, и бизнес придется закрывать.

Чтобы понять, через сколько примерно окупится бизнес, нужно учесть, что в первые месяцы он может работать не в полную силу: понадобится время, чтобы раскрутиться и получить поток покупателей.

Чтобы оценить, какая будет выручка в первые месяцы, можно заказать маркетинговое исследование или провести свое — например, прийти в торговые точки конкурентов и оценить проходимость или опросить знакомых в нужной нише.

Про амортизацию в расчетах легко забыть. Кажется, что достаточно купить оборудование и можно использовать его пять лет, но оно изнашивается, и, когда придет время купить новое, может просто не оказаться денег на это.

Амортизацию очень важно учитывать в бизнес-плане, иначе можно сильно ошибиться с планируемыми расходами.

Иногда кажется, что достаточно прикинуть расходы и доходы, примерно понять, какая ситуация на рынке. Это не так.

Каждый показатель нужно рассчитать детально, исходя из вида бизнеса: для пекарни и магазина важно учесть проходимость, для бизнеса по продаже кирпичей — узнать, берут ли кирпичные заводы в районе дилеров или рынок уже переполнен. Если писать примерные данные, можно ошибиться.

Нужно сделать точные расчеты, иначе вложений от кредита или инвестора может не хватить на запуск бизнеса. А еще важно изучить контекст: например, посмотреть историю помещения, поговорить с бывшими арендаторами или жильцами соседних домов. Если этого не сделать, можно потерять деньги.

Если бы владелец заранее собрал информацию, удалось бы избежать репутационного риска и потери денег на старте.

Часто предприниматели игнорируют деятельность конкурентов и ограничиваются одной фразой, например «наше итальянское кафе — единственное на 10 домов».

Не ясно, где находятся другие кафе и какие у них продажи. Если не проанализировать конкурентов, может оказаться, что итальянские кафе в этом месте не востребованы. Или на кафе в этом районе принципе плохой спрос. Тогда бизнес будет обречен уже на старте.

Чтобы узнать, что происходит у конкурентов, можно поесть в их кафе в прайм-тайм и посмотреть на номер чека: он покажет примерную проходимость. Еще можно поговорить с сотрудниками или знакомыми с похожим бизнесом и почитать отзывы или изучить итальянские кафе: какие самые успешные, а какие — нет, как варьируется средний ценник, от чего это зависит.

Можно планировать идеальные сроки, но, скорее всего, везде, где это возможно, «заряженное ружье выстрелит»: прораб заболеет, рабочие сделают не то, о чем договаривались, а оборудование придется везти издалека, потому что в регионе нет нужной позиции.

Советуем брать в расчет негативный сценарий и учитывать все возможные статьи расходов, чтобы реалистично оценить суммы и сроки. Если все подрядчики выполнят работы в срок, у предпринимателя останется запас времени и денег.

Хорошее впечатление о бизнес-плане может сложиться в результате живого, творческого подхода к его разработке, благодаря наличию креативных идей и некой изюминки Бизнес-план, являясь документом стратегического планирования, дает первое представление о предприятии, его экономической зрелости, грамотности команды проекта. Соответственно, знакомство с бизнес-планом может произвести как положительное, так и негативное впечатление на потенциальных инвесторов, формируя определенное восприятие предприятия, его руководителей и бизнеса в целом. Именно поэтому описательные разделы бизнес-плана должны излагаться стройным литературным языком, а расчетные разделы показывать высокий уровень экономической грамотности разработчиков проекта.

Типичные ошибки при составлении бизнес-плана:

1.      Недостаточное знание рынка, его емкости, тенденций развития, конкуренции, низкая аргументация возможных объемов реализации продукции (услуг)

Это наиболее распространенная ошибка. Часто предприниматели делают упор на описание производственных вопросов бизнеса, забывая, что основой успешной реализации проекта является спрос на продукцию (услуги) проекта со стороны потенциальных потребителей. Поэтому при составлении бизнес-плана необходимо глубоко и тщательно проанализировать рынок, потребителей и представить аргументированные выводы о возможных объемах реализации продукции (услуг).

2.      Размытые цели проекта

Цели проекта должны быть ясными и однозначными, например: к 2021 стать лидером рынка г. Томска по объемам, ассортименту и качеству бифидо — содержащей молочной продукции, обеспечить объем производства 25 тонн продукции в месяц.

Вы должны показать потенциальным инвесторам понимание трех моментов:

• Состояния дел на данный момент (кто мы сегодня?);
• Ясного представления того уровня, которого Вы собираетесь достичь в будущем (куда направляемся?);
• Стратегию достижения поставленных целей (кто мы в будущем и как к этому прийти?).

3.      Наличие непроработанных вопросов в проекте

В бизнес-плане не должно быть непроработанных вопросов, например, таких как:

• отсутствие сведений о поставщиках оборудования, сырья, расходных материалов;
• отсутствие четкого плана привлечения инвестиций, с указанием потребности в привлечении кредитных ресурсов, частных инвестиций;
• отсутствие сведений об имуществе предприятия (индивидуального предпринимателя), которое может выступить залоговой базой при кредитовании;

4.      Занижение стоимости реализации проекта

Такая ситуация происходит по причине недостаточной проработанности вопросов, связанных со стоимостью строительства, поставок оборудования, стоимостью получения разрешительной документации. Часто при разработке бизнес-плана, при планировании приобретения оборудования в смете затрат указывается необоснованно низкая стоимость строительства, не включается стоимость транспортной доставки, монтажа оборудования. В конечном итоге это приводит к удорожанию фактической стоимости реализации проекта по сравнению с плановой. Такая ситуация, в лучшем случае, приведет к необходимости привлечения дополнительных инвестиций, а в ситуации, если дополнительные инвестиции привлечь не удастся, к полной остановке проекта и банкротству предпринимателя.

5.      Занижение себестоимости продукции, услуг

К этой ситуации приводит слабая проработка вопросов, связанных с организацией производства. На этапе планирования предприниматели либо не уделяют должного внимания вопросам расхода сырья, материалов, энергоресурсов и их фактической стоимости, либо пользуются непроверенной информацией. Основным результатом такого подхода к планированию производства является высокая себестоимость продукции, потеря рыночной конкурентоспособности, невозможность изменить ситуацию, так как в ряде случаев требуется полная замена технологии и оборудования.

6.      Нереальные сроки реализации проекта.

Часто учредители бизнеса не принимают в расчет реальные сроки завершения основных этапов, показывают нереально короткие сроки реализации проекта, что показывает их некомпетентность и переоценку собственных возможностей. Для инвесторов и кредиторов это опасный симптом.

7.      Несоразмерность проекта потенциалу предприятия

Масштабы проекта не должны многократно превышать финансовые результаты, достигнутые предприятием на текущий момент времени. Несоразмерность запросов ресурсов размеру предприятия или фирмы, величине уставного капитала, наличию собственных средств, имущества или других активов приводит к настороженности и недоверию потенциальных инвесторов и кредиторов, а большинство банков имеют прямые нормативные запреты на финансирование проектов, многократно превышающих текущие финансовые возможности предприятия.

8.      Отсутствует четкий план продвижения продукции

Достаточно распространенной ошибкой при разработке бизнес-планов является концентрация проекта на производственных вопросах и недостаточное внимание к вопросам организации продаж и продвижения продукции. Особенно часто такие ошибки наблюдаются в производственных и сельскохозяйственных бизнес-планах. Плохая проработка вопросов реализации продукции в итоге может привести к недополучению выручки, работе предприятия «на склад», и в конечном итоге недостижению предприятием запланированных в бизнес-плане показателей.

9.      Отсутствует четкая схема возврата заемных средств (начало, этапы, суммы)

Схема возврата заемных средств, пожалуй, наиболее важный раздел для потенциальных инвесторов и кредиторов. Отсутствие этого раздела может повлечь за собой отказ в финансировании проекта.