Как снизить ошибки на складе

Каждая ошибка выборки товаров в какой-то степени обходится дорого. Если выбрано больше товаров, чем было заказано, то, конечно, клиент будет очень рад таким подаркам, но это на прямую повлияет на вашу прибыль и точность учета вашего товара.

Точно так же, если выбрано слишком мало товаров или выбраны неправильные товары, то вы не только получите в результате недовольного клиента, но вам еще и придется потратить время на замену заказа. Возможно, в качестве извинения вам придется предложить скидку, и это снова влияет на вашу прибыль.

Конечно, в любой системе, в которой работает человек, есть место человеческому фактору и ошибкам. Как бы работники не старались, практически невозможно быть на 100 процентов точным в 100 процентах случаев.

Поэтому, если вам удастся снизить уровень человеческих ошибок, то вы, безусловно, увидите целый ряд улучшений, которые коснутся как прибыльности, так и повышения уровня обслуживания клиентов.

Итак, как же снизить количество ошибок комплектации на складе?

Шаг первый: подсчет

Ведите учет всех допущенных ошибок, а также записывайте, на каком именно этапе они происходят. Вы можете вести учет количества ошибок, потом выводить процент ошибок и проводить сопоставление относительно того, где и когда на вашем складе они происходят и на каком этапе.

Вооружившись этой информацией, вы сможете увидеть закономерность и принять корректирующие меры. Например, некоторые члены вашей команды могут постоянно совершать ошибки, поэтому они нуждаются в дополнительном обучении.

Собирая и анализируя данные об ошибках комплектации (и делая это последовательно, а не одноразово или время от времени), вы сделаете отличный первый шаг в сторону сокращении числа ошибок комплектации на вашем складе.

Шаг два: взаимодействие

Ведение учета ошибок выбора, а также того, где и как они происходят, в интересах абсолютно каждого, и очень важно донести этот момент до ваших сотрудников, чтобы они вас поддержали.

Подчеркните, что вы команда и должны работать вместе, чтобы уменьшить количество ошибок. Дайте им знать, что вы пытаетесь определить причину их возникновения и предложите дополнительную подготовку людям, которые в ней нуждаются (не стоит проводить дополнительные обучения для всех поголовно).

Создайте атмосферу доверия, чтобы ваша команда чувствовала себя уверенно, чтобы люди имели смелость признать свои ошибки, и чтоб их можно было быстро исправить.

Также прислушивайтесь к отзывам людей, которые проводят комплектацию. Они способны определить процессы, в которых с большей вероятностью будут допущены ошибки, и у них могут быть предложения по улучшениям, которые могли бы помочь снизить уровень ошибок.

Шаг третий: создайте хорошую рабочую среду

Среда, в которой мы работаем, оказывает определенное влияние на наше настроение и, в свою очередь, на то, насколько хорошо мы работаем. Что вы можете сделать, чтобы улучшить рабочую среду для своих сотрудников?

Если у вашего персонала есть удобная уборная, если на складе чисто, если освещение яркое, но не слепящее, или, возможно, у вас есть циновки на бетонном полу – все эти небольшие нюансы влияют на рабочую среду, они помогут вашему персоналу чувствовать себя более мотивированным. А мотивированные люди совершают меньше ошибок.

Шаг четвертый: глубоко погрузитесь во все рабочие процессы

Как давно вы начали внимательно изучать и анализировать все процессы, которые происходят на вашем складе?

Если вы глубоко вникнете в то, как работает каждая система на вашем складе, и как проходит каждый из процессов, то вы сможете определить области, работу в которых можно улучшить, а это принесет пользу по всем направлениям, а не только снизит количество ошибок выбора товаров.

И не стоит думать, что раз у вас все идет по накатанной схеме, то там не стоит разбираться в процессах и углубляться в детали.

Пройдите лично все этапы, проведите время в складском помещении, посмотрите, как именно проходит каждый этап, и, что важно, после всего этого поговорите со своей командой. У ваших сотрудников вполне могут быть хорошие идеи, которые стоило бы реализовать.

Шаг пятый: внедрите систему проверки

Чтобы уменьшить количество ошибок, также стоит ввести систему проверки, то есть перед отправкой все отобранные по заказу товары должны быть проверены повторно. Однако учитывайте тот факт, что это лишний этап, который может замедлить вашу работу и оказаться контрпродуктивным; то, что вы получите за счет уменьшения ошибок выборки, вы можете потерять, добавив этот дополнительный этап.

Как альтернативный вариант можно проводить выборочные проверки. Это принесет пользу сразу в нескольких отношениях. Во-первых, так можно обнаружить хотя бы некоторые ошибки. Во-вторых, если ваша команда знает, что проводятся выборочные проверки, все они будут проявлять большую бдительность.

Шаг шестой: поймите, когда и где возникают ошибки

Не все ошибки допускаются именно на этапе комплектации. Внимательно изучите абсолютно все этапы, начиная с принятия заказа, и заканчивая его отправкой. Вполне возможно, что часть ошибок вообще не имеет никакого отношения к выборке товаров.

Шаг седьмой: оснастите склад качественным оборудованием

До сих пор мы говорили об ошибках, которые допускают люди в процессе работы. Но как насчет оборудования, которое вы используете на своем складе? Если вы не используете лучшее оборудование на складе, или если пространство вашего склада не оптимизировано, то ошибки, скорее всего, так и будут возникать.

Так, например, автоматизация поможет снизить уровень ошибок выборки, просто потому, что она уберет из процесса человеческий фактор.

Мы выделили семь относительно простых шагов, которые можно предпринять для снижения уровня ошибок комплектации в работе вашего склада, что, несомненно, повысит уровень эффективности и прибыльности вашего бизнеса.

Если вы хотите поговорить с командой о складских решениях – в частности, если вы хотите внедрить автоматизацию – тогда, пожалуйста, свяжитесь с нами.

Ошибки сотрудников всегда критически отражаются на работе склада. Эффективность снижается, что вызывает негативную реакцию клиентов. Большинство ошибок возникает из-за влияния “человеческого фактора”. Инструкции и технологии работы нередко нарушаются по причине того, что исполнители пытаются оптимизировать процессы под себя, не согласовав возможность оптимизации с руководством. Ошибки на складе зачастую возникают из-за низкого уровня автоматизации.

Сергей Мироненко, первый в мире эксперт по автоматизации

Робот-кладовщик отличается от сотрудника, выполняющего названную функцию, тем, что он не способен реагировать на окружающую среду. К примеру, если робот “наблюдает” хаос и абсолютный беспорядок на складе, у него не получится идентифицировать продукцию. Машина лишь умеет реализовывать чётко установленные алгоритмы действий. Человек, напротив, мыслит абстрактно. Для идентификации разбросанного по складу товара он может задействовать все органы чувств. Однако сотрудники нередко ошибаются.

Эффективнее всего работает то производство, где порядок: в процессах, оборудовании, товарах. Если все операции организованы чётко, работы выполняют привычные алгоритмы действий без ошибок. Именно поэтому их стоимость выше, чем стоимость ручного труда.

В любом проекте есть бизнес-процессы, без автоматизации которых — при условии применения лишь ручного труда — нельзя избежать ошибок.

Чтобы уменьшить число ошибок на складе, устанавливаются терминалы, которые обеспечивают сбор данных. Чтобы они работали эффективно, важно вывести производственную культуру на высокий уровень: подготовить персонал, выверить рабочие процессы и всегда планировать складскую деятельность. Каждому ресурсу, имеющему место на складе — техническим сооружениям, сотрудникам, продуктам, упаковке, — должно присваиваться обозначение, которое будет распознавать компьютер. Стратегию функционирования автоматически выстраивает WMS, система управления складом. Терминал сбора данных бесполезен, когда ресурсная составляющая склада не оцифрована, а процессы производства не налажены. Хаос нельзя автоматизировать!

Нарушение СМК

К возникновению управленческих ошибок приводит нарушение международного СМК. Менеджер должен грамотно организовать процесс. В чётко выстроенной системе управления эффективность деятельности на 80% зависит от руководства и на 20% — от подчинённых. Один топ-менеджер может курировать работу пяти исполнителей.

За нарушением ИСО 9001:2015 следуют грубейшие ошибки топ-менеджмента:

1. При принятии решения руководитель обращает внимание на чьи-то мнения, а не на объективные факторы.
2. Он старается исправить ситуацию, однако не видит и не анализирует причин, которые привели к ней.
3. Он делегирует задачи сотрудникам, не обладающим соответствующей квалификацией.

Топ-менеджер может допускать и другие ошибки. Одной из наиболее распространённых является нарушение порядка в процессе принятия решения, если алгоритм насчитывает не менее 20 действий. Например, руководитель поставил задачу, не уточнив у исполнителя, понял тот её или нет, не обеспечив нужные ресурсы и контроль исполнения.

Менеджер работает в условиях неопределённости и ограниченности ресурсов. Риск “оступиться” присутствует всегда. Чтобы свести количество ошибок к минимуму, рекомендуется придерживаться СМК 9001:2015. Также для руководителя важна оценка собственной эффективности. Она состоит из таких элементов:

1. Как много поставлено задач?
2. Как часто приходилось возвращаться к уже поставленным задачам.
3. Понимают ли руководителя подчинённые?

Ресурсная недостаточность

Нехватка ресурсов является типичной причиной ошибок. В этом отношении известно 2 теории. В СМК 9001:2015 сказано, что на первое место нужно ставить достижение результата, а экономию ресурсов — на второе. Теория повышения эффективности с самого начала приучает к экономии ресурсов. Руководители, которые следуют этому правилу, рискуют потерять эффективность.

Мы преодолеваем ошибки через улучшение бизнес-процессов

В Tablogix применяется алгоритм действий (action timing plan), отрабатываются предложения персонала, проводятся кружки качества, используются методики lean-менеджмента, а также способ анализа Парето. Развитие названных инструментов включается в зону ответственности Tablogix Center of Excellence (Центр передового опыта), объединяющего работников следующих отделов:

1. Управления качеством.
2. Проектный.
3. АСУ.
4. Складской аналитики.

Давайте рассмотрим названные инструменты подробнее.

GEMBA (Zero Tolerance Depot Walk)

Данную методику мы взяли у японцев. Чтобы понимать ситуацию, нужно прийти на “гемба”, площадку реализации процесса. Факты, полученные на этом месте, следует проанализировать и принять решение. Менеджер должен знать, на каком этапе работы создаётся добавочная стоимость. Обычно это производство, в нашем случае — склад. Именно в этом месте нужно контролировать рабочий процесс.

К примеру, вы заметили хаос в определённой зоне. Этот беспорядок рано или поздно повлечёт за собой снижение производительности в процессе комплектации заказа. Чтобы выявить “уязвимые” места, применяется Zero Tolerance, то есть фиксация замечаний. Руководитель делает фото в тех местах, где сотрудники ошибаются. Далее согласовываются мероприятия по устранению недоработок. Результат проверяется в конкретный день, определённый заранее. Чтобы устранить замечания, используется система 5S. О данной методике организации рабочего пространства читайте ниже.

Система 5S: как обеспечить бережливое производство?

Как создать оптимальные условия для реализации производственных алгоритмов и поддержания порядка? Важно усвоить 5 шагов, прохождение которых позволит сэкономить временной и энергетический ресурс:

1. Сортируем продукцию, выбрасываем ненужное.
2. Уделяем время самоорганизации. Для каждого товара и производственного инструмента находим свое место.
3. Соблюдаем чистоту, систематически делаем уборку.
4. Стандартизируем процессы.
5. Совершенствуем дисциплину, поддерживаем порядок.

Планируем действия

Следующий инструмент контроля — План действий (Action and Timing Plan). Это свободный, но последовательный алгоритм действий с конкретными ответственными и ресурсами, которые у них есть. В план входит достаточное количество деталей, чтобы достичь цели. За использованием названного инструмента стоят серьёзные организационные усилия со стороны руководства. Если топ-менеджер не готов придерживаться обозначенного алгоритма, этого не будут делать и подчинённые.

Улучшаем процессы и результаты

Разберёмся с Предложениями по улучшениям. Работник вносит предложение в форме структуры: предпосылки, непосредственно предложение, шаги по его реализации, планируемая выгода. Если цель реализована, то есть выгода получена, специалисту начисляются бонусы.

Существует такой инструмент, как Лист непрерывных улучшений. Это упрощённый вариант Предложений по улучшениям. Данный лист необходимо прикрепить на стенд. В соответствующих его полях сотрудники должны указывать, как реализовывать рабочие процессы лучше всего и уменьшать риски совершения ошибок. В свою очередь, менеджер обязан делать замечания по предложенному.

Если предложение получает оценку со знаком “+”, руководитель оставляет свои комментарии по поводу исполнения. Если оценка имеет знак “-”, последнее слово остаётся за менеджером следующего уровня, то есть финальное решение выносит он.

Контролируем качество

Кружок качества (Quality Team Circles) — инструмент, который впервые появился в Японии. Он призван обеспечивать доверие и взаимопонимание между представителями топ-менеджмента и подчинёнными, а также подпитывать интерес к рабочему процессу и получению конечных результатов. В кружках качества принимают участие специалисты всех уровней. Каждую неделю по пятницам, как правило, во второй половине дня рабочая группа организуется в комнате размышлений (think room) на полчаса. Сотрудники обсуждают результаты недели, которая подходит к концу, и выясняют, какие процессы можно улучшить. Задача супервизора — выслушать каждого и сделать соответствующие заметки. Следующая встреча планируется для того, чтобы выработать план действий.

Оцениванием данные и факты

Слышали ли вы о таком инструменте, как Шесть сигм (Six Sigma)? Концепцию разработал специалист компании Motorola в 1980-х. Это методика улучшения процессов, которая работает. В её основе — статистическая оценка исходной информации и следствий.

Здесь используется набор инструментов качества. Среди них следующие:

1. Статистическое управление БП на основании карт контроля.
2. FMEA-анализ.
3. Диаграммы Парето и Исикавы.

Применяем диаграммы

Метод 4-х диаграмм (QOS Methodology) базируется на следующих элементах:

1. Определите цель и будьте в тренде. Используйте соответствующую диаграмму и каждый месяц сверяйте результаты с KPI.
2. Проанализируйте проблемы по Парето. Эта диаграмма позволяет распределить энергетические ресурсы для эффективного решения проблем. С её помощью можно выявить ключевые причины просчётов. Ведь невозможно исправить ошибку, если не знать причин её возникновения. Диаграмма Парето показывает, какие просчёты вносят максимальный вклад в неблагоприятную тенденцию.
3. Постройте алгоритм корректирующих действий. Для каждой ошибки определите действия по её исправлению.
4. Обеспечьте контроль выполненных действий. Улучшения, которых вы достигли, соответствуют вашим ожиданиям? Если нет, вернитесь к п.1.

Анализ отказов. Метод 8D

Чтобы контролировать качество выпускаемой продукции, используется Анализ видов и последствий отказов.

Для поиска базовых причин ошибок, разработки решений с целью недопущения их повторения применяется Метод решения проблем 8D. Если клиенты не довольны качеством продукции или услуг, 8D служит первым и самым правильным шагом на пути к улучшению качественных характеристик.

Отчёт о корректирующих действиях

Ключевой целью отчёта является исследование проблемы через анализ базовых причин и нахождение соответствующих решений с целью предотвратить её повторение. Это своеобразная ответная реакция на проблему. Исправление ошибок — это сдерживание, а корректирующее действие — ключевая причина.

Бенчмаркинг

Бенчмаркинг нужен, чтобы предупредить множество ошибок, которые были допущены кем-то ранее. Рекомендуем посещать производства конкурентов и смежных предприятий, запоминать интересные идеи, возникающие в процессе работы, и конечно, реализовывать лучшие из них.

Предотвращаем ошибки с помощью коммуникации

Разместите наглядные инструкции для работы на информационных стендах. Там же транслируйте KPI и результаты работы. Делайте это через простые индикаторы, к примеру, весёлый или грустный смайл, зелёный или красный цвет. Отражение актуального статуса — отличная мотивация для сотрудников. Это поможет им сконцентрироваться на работе и совершать как можно меньше ошибок.

Больше статей и контента в наших социальных сетях и мессенджерах:
ВКонтакте: сообщество «Реальная автоматизация бизнеса»
Facebook: сообщество «Эксперты об автоматизации бизнеса»
Telegram: канал «Реальная автоматизация бизнеса»
Заказать консультацию эксперта по автоматизации можно на нашем сайте: www.aviant.ru
А еще у нас появился чат в Telegram, где вы сможете задать любой вопрос и получить ответ от специалистов по Б24 или 1С. И все это без регистраций и смс Хотите пообщаться? Ждем вас здесь: Чат про Битрикс24 и 1С

Склад – это связывающий элемент между производителем и потребителем, представляющий собой непростую систему, требующую постоянного внимания и контроля. Организованная работа складского процесса – одна из главных задач любой компании. На сегодняшний день, сущность данной работы, заключается в том, чтобы товар не задерживался на складе, а отправлялся почти мгновенно, после поступления. Таким образом, все сводится к тому, чтобы сократить период хранения и уменьшить расходы. Для этого мы рассмотрим частые ошибки, возникающие при организации склада, и дадим советы, как их исправить.

1. Зонирование склада

Многие считают ненужным разделять склад, на какие-либо зоны, и думают, что смогут отлично справиться и без этого, распределяя товар для хранения в хаотичном порядке. В дальнейшем это приводит к неразберихе, что влияет на время комплектации заказа, также может возникнуть порча товара и многое другое, что негативно скажется на качестве работы и доходах.

Во избежание таких проблем, необходимо произвести зонирование склада. Для каждой категории товара должна быть выделена своя зона хранения. Основными зонами, которые стоит выделить, являются: зона длительного хранения; зона ожидания отгрузки; зона комплектации и т.п.

Выделив данные зоны и распределив товар по данным критериям, сразу сократится время на поиск того или иного товара, потому что Вы будете знать, где он находится. Кроме того, товары, с высоким коэффициентом спроса, необходимо хранить ближе к зоне отгрузки, как и товары, имеющие крупные габариты. (Чтобы определить востребованность того или иного товара, можно воспользоваться АВС-анализом или проанализировать количество обращений). Более хрупкие или товары с высокой ценностью лучше хранить в глубине склада, таким образом, они с большой вероятностью сохранят свою целостность и будут в безопасности. 

Для более быстрой и четкой работы, рекомендуется, разработать план маршрутов от каждой зоны хранения до зоны комплектации или отгрузки. Так время на обработку заказа сократиться, минимизируются физические затраты работников склада и вероятность столкновения в проходах станет нулевой.

Подытоживая, можно выделить следующие плюсы от зонирования склада:

· Сокращение времени обработки заказа;

· Сокращение физических затрат работников;

· Снижение ошибок, при комплектации заказов;

· Минимальный процент повреждения товара;

· Удобство;

· Упорядоченное хранение.

2. Адресное хранение

Адресное хранение, как и зонирование склада, дает возможность сократить время на обработку заказа, а самое главное, ликвидировать ошибки.

Адресное хранение, представляет собой, хранение товара по его характеристикам (условий, температуры, габаритов, типу хранения) или по процессу его транспортировки (отгрузки или загрузки). Процесс внедрения адресного хранения не быстрый (от месяца и больше), но результаты оправдывают все затраченные усилия. Данный вид хранения отлично подходит для складов с большим количеством наименований, с разными условиями и сроками хранения.

Для организации адресного хранения необходимо разделить склад на три основные зоны: зону хранения; зону прибытия товаров; зону отбытия товаров. Зону хранения, в свою очередь, лучше разделить на зоны статического и динамического хранения. При статическом хранении товар занимает место предоставленном именно для него и не меняет своего местоположения. При динамическом хранении товар отправляется в свободные ячейки, получая свой обозначительный номер, чтобы не потеряться на складе.

Подобным способом, мы имеем эффективное использование складской площади, так как часть не пустует попусту, в то время как другая часть занята другими товарами. Все товары эргономично размещены по пространству склада, и потеря товара сводится к нулю.

При адресном хранении, каждая ячейка стеллажа имеет свой уникальный штрихкод, в зоне отгрузки, приема, ряду, ярусу или стеллажу присваивается уникальный знак (в виде буквы или цифре), что в совокупности образует код, который помогает в поиске товара. То есть, внутри каждой зоны есть отдельное место, выделенное для определенного артикула. Для ввода данной оптимизации потребуется специальное оборудование (принтер этикеток и терминал сбора данных) и программное обеспечение (например 1С). Хотя введение данного процесса хранения требует значительных затрат и усилий, но это существенно упрощает и ускоряет работу склада, что в дальнейшем поднимает прибыль.

Плюсы адресного хранения:

· Точность в хранении и сборке заказов;

· Минимальный процент порчи товара;

· Сокращение времени при сборке заказов.

3. Бракованный товар

С бракованным товаром можно встретиться очень часто. При приемке товара, распределяя его по ячейкам, не стоит складывать брак с товарами надлежащего качества, так, как в дальнейшем он может попасть к покупателю и испортить Вашу репутацию. Во избежание таких конфузов, следует организовать зону брака, куда будет отправляться товар с дефектами. В дальнейшем, отобранный товар с браком можно будет продать с уценкой, отправить обратно поставщику, произвести его ремонт или отдать на утилизацию. Таким образом, Вы сохраните свои финансы и репутацию.

4. Складская техника

Для эффективной работы на складе необходимо иметь базовый набор складской техники (тележки, штабелеры, погрузчики и прочие). Складская техника поможет быстро обрабатывать товары на складе и уменьшить физическую нагрузку на персонал.  

Идеально, если у каждого работника склада будет в использовании хотя бы одна единица складской техники. Для расчета необходимого числа техники, стоит учесть тот факт, что могут возникнуть поломки, и на период ремонта или замены необходимо иметь дополнительные единицы, это спасет склад от аврала. Также, для лучшей работы, необходимо проверять складское оборудование перед началом смены. Таким образом, неисправности техники не повлияют на дальнейшую работу.

Покупать складскую технику рекомендуется у одного проверенного поставщика, так как это снижает риски получить нерабочие или бракованное оборудование. Для экономии, детали списанной техники можно использовать при ремонте имеющей.

На больших складах с высоким оборотом товара необходимо использовать штабелеры. Это повысит эффективность в работе и даст возможность сэкономить пространство склада. Так как появится возможность увеличить стеллажи для хранения в высоту. Также штабелеры способны работать с тяжелыми и габаритными грузами на высоте от 1,5 до 5 метров.

5. Организация труда

Для эффективной работы склада к подбору персонала надо подходить детальнее. Руководитель склада должен обладать опытом управления склада, понимать специфику и концепцию работы склада и контролировать все области. Также находить общий язык с подчиненными, уметь быстро решать кризисные моменты, обладать знаниями ПК и ПО для автоматизации процессов, таких как 1С.

Численность штатного персонала не должна превышаться без острой необходимости. Но также и не должна быть ниже положенной нормы, чтобы не было такого, что какие-то сотрудники сидят без дела, либо недостаточно рабочих рук для выполнения поставленных руководителем склада задач. Это может повлечь за собой неустойки по времени выполнения работ или выход за рамки нормированного рабочего дня сотрудников и, как следствие, излишнюю их загрузку.

Для оптимизации работы необходимо разработать организационную структуру для персонала, со временем внося в нее изменения и новые структуры по необходимости. Данная структура разделяет работу на три основных типа: функциональный, квалификационный и технологический. Это поможет разделить рабочие функции между персоналом по его навыкам, что в дальнейшем повысит производительность, рабочие время будет использоваться оптимально, сократятся временные издержки и станет ясно, какое количество сотрудников требуется для работы. Также рекомендуется регламентировать рабочий процесс, составив четкую инструкцию для персонала. В данную инструкцию необходимо внести: положение о складе; расписать подробно процессы приемки, отгрузки, комплектации, хранения, списания товара и прочие действия; каждый процесс должен сопровождаться технологической схемой; должны быть расписаны должностные и рабочие инструкции; а также, инструкции по технике безопасности. За каждым работником необходимо закрепить его зона ответственности. Разделение трудовых ресурсов должна быть равномерно распределена среди всех работников склада. Для повышения мотивации рекомендуется внедрить сдельно-премиальную оплату труда.

6.  Комплектация, разгрузка, приемка и отгрузка товара.

Чтобы не возникало проблем с потерей товара, путаницей и поиском необходимого товара, следует разработать четкий план действий, где будет зафиксирован порядок основных складских операций: выгрузка и загрузка товара, маркировка, упаковка, размещение, комплектация и т.п., вплоть до маршрутов по складу.

При приемке товара не стоит забывать сверить документацию и наличие пломб. Во время разгрузки товар следует сразу вносить в базу, это поможет посчитать количество товара и проверить его качество. Во избежание путаницы, на один поддон рекомендуется укладывать товар с одним наименованием. Приемку товара лучше проводить в день поступления, так сразу выявится недостачи, излишки, пересортица или брак.

При комплектации заказов, следует назначать ответственного работника, это уменьшит количество ошибок при сборке. Загружая груз в транспортное средство, стоит помнить о том, что тяжелые товары не кладут на легкие, это повлечет деформацию.

При отгрузке товара не забывайте составить сопроводительные документы. Товары для отгрузки распределяйте по приоритетам: срочная доставка, доставка в последней точке и тому подобное. Проверяйте транспортное средство перед отправкой на предмет поломок и соответствия перевозимому грузу. Также не перегружайте транспортное средство. По завершению загрузки грузовой машины, необходимо произвести ее опломбировку.

Подводя итог, следует сказать, что управление складом – это сложный процесс, где незначительная, на Ваш взгляд, деталь может повлиять на всю работу. В управлении складом всегда есть место изменениям и улучшениям. При грамотно построенной работе повышается эффективность и прибыльность. Безусловно, потребуется произвести колоссальную работу, требующую много усилий, тщательного контроля, принятия решений, нововведений и обучения. Вероятно, Вы не обойдетесь без участия специалиста, но в итоге получите максимальный результат.

Проблема

Варианты решения

1)            
Неравномерная загрузка
работников склада. Пиковая нагрузка, приходится на конец месяца.

1)Мотивировать работников, отвечающих за
продажи на равномерное распределение заказов в течение месяца.

2) Мотивировать клиентов.

3)Разобраться в причинах прихода товара от
поставщиков преимущественно в конце месяца.

1.1     Большое число ошибочных позиций в сформированном заказе (при
нормальной загрузке перепроверяется другим комплектовщиком, в случае пиковой нагрузки
этого не происходит).

1.2    Увеличенное время сборки заказа из-за недостатка работников для
своевременной сборки всех заказов в конце месяца.

2)           
Слабое использование систем
автоматизации.

2.1    Некачественное формирование заказа продавцами из-за отсутствия реальной
оперативной информации о состоянии товарного запаса на складе.

2.1.1.      Отсутствие правил резервирования.

Разработать систему резервирования не
допускающую формирования некорректных заказов.

2.1.2.     Информационная система  УС
позволяет вручную менять данные, что приводит к путанице и разногласию с
информационной системой УПП.

Интегрировать информационные системы, связать
базы данных.

2.1.3.     При получении протокола разногласий блокируется вся позиция товара
на время инвентаризации.

Внедрить алгоритм отображения заблокированных
позиций с соответствующей пометкой.

2.2   Усложнение рутинных операций. План отгрузки формируется вручную, без
участия информационных систем, хотя такая возможность имеется.

1)Формировать план отгрузки из информационной
системы. 2)Изменить бизнес-процесс работы сотрудников отделов продаж.

2.3   Создание невыполнимых заказов. Имеется возможность создавать
«пустые» заказы, когда реально товар отсутствует и на складе и в магазине.
При этом товар не резервируется из заказа поставщикам.

Внедрить алгоритм, резервирующий отсутствующую
позицию в заказе поставщикам, создавая этот заказ в случае необходимости.

2.4   Создание большого количества заказов. Нет возможности объединять в
один заказ все заказы клиента (обратился клиент 17 раз — будет отправлено на
склад 17 заказов).

1)Внедрить алгоритм,  позволяющий дополнять заказы клиента.

2) Изменить бизнес-процесс работы сотрудников
отдела продаж.

2.5    Отсутствие информации для анализа деятельности склада. Информационные
системы не накапливают статистических данных по работе сотрудников склада.
(Фамилия комплектовщика вносится после сборки заказа, время сборки не
фиксируется в системе, причины ошибок не фиксируются).

1)Внедрить алгоритм оптимизации распределения
заданий на сборку заказа.

2) Внедрить алгоритм учёта деятельности
сотрудников склада.

3) Изменить бизнес-процесс выполнения работ
сотрудниками склада.

3)           
Отсутствие стандартных правил
сборки заказа.

3.1    Сложный контроль состояния заказа. Отсутствует обратная связь об
отклонениях в сборке заказа в случае самостоятельного вывоза товара клиентом.

1)Модернизировать информационную систему,
обеспечив отображение состояние формирования заказа.

2)Изменить бизнес-процесс работы работников
склада.

3.2   Отсутствует управление временем и датой сборки заказа.

Внедрить бизнес-процесс управления временем и
датой сборки заказа

4)           
Сложный механизм
взаимодействия с магазинами.

4.1    Негарантированное формирование заказа, при наличии позиции заказа в
магазине. Администраторы магазинов не всегда возвращают товар на склад
(забывают это сделать, откладывают его для своих клиентов и т.п.).

Мотивировать администраторов магазинов на
своевременный возврат позиций заказа.

5)           
Неоптимальные условия работы
склада.

5.1     Торопливая и невнимательная сборка заказа из-за физического
дискомфорта. Отсутствие отопления на складе.

Выдать теплую спецодежду.

Предусмотреть возможность обогреваться.

Доплачивать за работу в тяжелых условиях.

5.2    Сложная идентификация позиции заказа находящейся в адресной ячейке
склада. В одной ячейке находится несколько позиций (до 15).

Реконструировать склад.

5.3    Устройство стеллажей не позволяет использовать весь доступный объём
склада.

5.4    Затрудненный доступ к ячейкам склада, в случае хранения товара в
проходах.

Изменить процесс приёмки товара на склад,
обеспечив его равномерную загрузку без пиковых перегрузок.