Кто исправляет ошибки после проведения инвентаризации

2.1. Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, предусмотренных в пунктах 1.5 и 1.6 настоящих Методических указаний.

2.2. Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии.

При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.

2.3. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение (приложение 1) <*> регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (приложение 2).

———————————

<*> Формы, приведенные в приложениях 1 — 18, являются примерными.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).

В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

2.4. До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «__________» (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

2.5. Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации <*> не менее чем в двух экземплярах.

———————————

<*> В дальнейшем инвентаризационные описи, акты инвентаризации именуются описи.

Примерные формы описей и актов приведены в приложениях 6 — 18 к настоящим Методическим указаниям.

2.6. Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

2.7. Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.

2.8. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

2.9. Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.

Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

2.10. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший — в сдаче этого имущества.

2.11. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

2.12. Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

2.13. В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

2.14. Для оформления инвентаризации необходимо применять формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств согласно приложениям 6 — 18 к настоящим Методическим указаниям либо формы, разработанные министерствами, ведомствами. В частности, при инвентаризации рабочего скота и продуктивных животных, птицы и пчелосемей, многолетних насаждений, питомников применяются формы, утвержденные Министерством сельского хозяйства и продовольствия Российской Федерации для сельскохозяйственных организаций.

2.15. По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация.

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом (приложение 3) и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций (приложение 4).

2.16. В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.

Все материалы сюжета
«Инвентаризация»

Если ошибки, допущенные в ходе инвентаризации, приведут к искажению отчетности на 10% и более, администрацию могут оштрафовать по ст. 15.11 КоАП РФ на сумму от 5 до 10 тыс. руб. Возможны и другие неприятные последствия.

Предлагаем ознакомиться с перечнем ошибок, которые чаще всего компании допускают в ходе годовой ревизии, чтобы их избежать или вовремя исправить. И конечно, даем ссылки на материалы системы КонсультантПлюс, где вы можете получить дополнительную информацию по вопросу или скачать образцы документов. Все материалы системы можно смотреть бесплатно, оформив пробный доступ.

См. также нашу статью «Инвентаризация в условиях коронавируса (рекомендации, образцы)».

В соответствии со статьей 247 Трудового кодекса РФ до принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов.

Основным способом проверки соответствия фактического наличия имущества путем сопоставления с данными бухгалтерского учета признается в силу статьи Федерального закона «О бухгалтерском учете» инвентаризация имущества, порядок проведения которой определен в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49 (далее – Методические указания).

На чем чаще всего спотыкаются работодатели, доказывая в суде свои исковые требования о взыскании с работника суммы материального ущерба? Исходя из примеров судебной практики, можно сформировать перечень таких ошибок:

• отсутствие расписок проверяемых материально-ответственных о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы (нарушение пункта 2.4 Методических указаний);
• проведение инвентаризации в отсутствие проверяемого материально-ответственного лица (нарушение пункта 2.8 Методических указаний);
• неправильное исправление ошибок в описях (нарушение пункта 2.9 Методических указаний);
• отсутствие приказа о назначении инвентаризационной комиссии (нарушение пункта 2.3 Методических указаний);
• неоформление инвентаризационных и сличительных описей (нарушение пунктов 2.5, 2.9, 4.1 Методических указаний);
• отсутствие подписей всех членов инвентаризационной комиссии и проверяемых материально ответственных лиц (нарушение пункта 2.10 Методических указаний); 
• отсутствие в конце описи расписки проверяемого материально ответственного лица, подтверждающей проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение (нарушение пункта 2.10 Методических указаний);
• допуск в период инвентаризации посторонних лиц в помещение, где она проводится (нарушение пункта 2.12 Методических указаний);
• и иные ошибки.

Перечисленные ошибки – пожалуй, самые распространенные в процедуре инвентаризации. Но в практике встречаются и иные, менее популярные ошибки, на которые также стоит обратить внимание и учесть их, так сказать, на чужом опыте, не допустив их совершение на своем. Рассмотрим некоторые их них.

Нестандартная ошибка: не была проведена инвентаризация при приеме на работу материально-ответственного лица

Согласно пункту 1.5 Методических указаний проведение инвентаризаций обязательно в том числе при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел). Ошибка работодателя состоит в том, что при приеме на работу нового работника, на которого возлагается полная материальная ответственность, инвентаризация не проводилась. Подобная ошибка приводит к тому, что при последующем установлении недостачи работодателю не удается доказать период образования недостачи (образовалась ли она до приема нового работника или же уже при его работе), равно как и вину конкретно нового работника в недостаче.

Работодатель обратился в суд с иском к М. о взыскании недостачи, указав, что ответчица была принята на работу на должность продавца-кассира, с ней был заключен договор о материальной ответственности. В ходе исполнения ответчиком трудовых обязанностей в период с (…) по (…) образовалась недостача в размере (…) руб., которую М. признала, но не выплатила, а уволилась.

Суд при рассмотрении спора дал надлежащую оценку представленным истцом документам, в том числе: тетрадям учета поступления и продажи товара и поступившей от продажи товара выручки; актам ревизии по магазину, согласно которым выявлена недостача в размере (…) руб., за период с (…) по (…), и пришел к выводу, что представленные документы не могут быть признаны допустимыми доказательствами, поскольку не подтверждают передачу ответчице вверенных ей материальных ценностей в период ее трудовой деятельности и образование недостачи по вине последней.

Истец не представил суду и доказательств проведения инвентаризации товара на дату приема ответчика на работу, передачи (вручения) этого товара ответчику, передачи товара от одного продавца другому при смене на рабочем месте. Договоры о коллективной материальной ответственности с участием М. также не заключались. Принимая во внимание также, что работодателем не была проведена надлежащая проверка с целью установления размера недостачи, причин ее возникновения, при том, что судом установлены обстоятельства, исключающие материальную ответственность работника, в том числе ненадлежащее ведение работодателем финансово-хозяйственной документации, суд пришел к правильным выводам об отказе в удовлетворении заявленного иска (решение Дзержинского районного суда г. Оренбурга от 29.01.2014; апелляционное определение Оренбургского областного суда от 21.04.2014 по делу № 33-1925/2014)1.

Вывод: чтобы в последующем не испытывать трудностей в доказывании своих требований к работнику о возмещении материального ущерба, следует изначально, то есть при приеме на работу нового материально-ответственного лица, четко исполнять требования законодательства РФ, в частности, провести инвентаризацию в соответствии с требованиями пункта 27 «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, и пункта 1.5 Методических указаний, как при смене материально-ответственных лиц.

Обратите внимание!

В пункте 4 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 года № 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю» разъяснено, что обязанность доказать наличие прямого действительного ущерба, размер причиненного ущерба при разрешении дела о возмещении ущерба работником возлагается на работодателя.

К обстоятельствам, имеющим существенное значение для правильного разрешения дела о возмещении ущерба работником, обязанность доказать которые возлагается на работодателя, в частности, относятся: отсутствие обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника; противоправность поведения (действия или бездействие) причинителя вреда; вина работника в причинении ущерба; причинная связь между поведением работника и наступившим ущербом; наличие прямого действительного ущерба; размер причиненного ущерба; соблюдение правил заключения договора о полной материальной ответственности.

Недоказанность одного из указанных обстоятельств исключает материальную ответственность работника.

При доказанности работодателем указанных выше обстоятельств работник должен доказать отсутствие своей вины в причинении ущерба.

Нестандартная ошибка: спорность факта ущерба и вины работника не может подтверждаться неправильно оформленным отчетом независимого аудитора

В случае спорности отчета ревизионной комиссии факт причинения ущерба руководителем предприятия может подтверждаться отчетом ревизионной комиссии и отчетом независимого аудитора. Указанные документы для признания их относимыми и допустимыми доказательствами должны быть надлежаще оформлены. В противном случае неправильно оформленный документ не может быть положен в основу доказательства правомерности требований работодателя о взыскании с работника суммы материального ущерба.

ТСЖ попыталось взыскать материальный ущерб с бывшего председателя правления. В качестве доказательств своих требований ТСЖ представило отчет независимого аудитора, в котором сделан вывод о необоснованном расходовании бывшим председателем денежных средств со счета ТСЖ. Суд же отчет не принял во внимание, поскольку достоверным и достаточным доказательством причинения ответчиком ущерба в результате невыполнения или ненадлежащего выполнения должностных обязанностей (неосновательного расходования денежных средств, полученных работником в подотчет на хозяйственные нужды) данный акт не является. В обоснование своих выводов суд указал следующее. 

Суд проанализировал положения устава ТСЖ, согласно которым ревизионная комиссия (ревизор) проводит плановые ревизии финансово-хозяйственной деятельности товарищества не реже одного раза в год; представляет общему собранию заключение о смете доходов и расходов на соответствующий год товарищества и отчет о финансовой деятельности и размерах обязательных платежей и взносов; отчитывается перед общим собранием о своей деятельности. Исходя из последующих положений устава, деятельность ревизионной комиссии может оказаться недостаточной для нормального функционирования товарищества, в связи с чем, по решению руководящих органов ТСЖ (общего собрания, собрания правления), для проведения проверки финансово-хозяйственной деятельности товарищества может быть приглашен профессиональный аудитор. Вместе с тем представленный истцом отчет составлен некой Л.А. без указания занимаемой должности и учреждения, в котором ею осуществляется трудовая (гражданско-правовая) деятельность. Отчет не имеет ни углового штампа, ни печати. На обороте имеется отметка о том, что данный документ прошит и пронумерован 02.12.2013 Л.О., то есть спустя почти семь месяцев со дня составления отчета. 

Одновременно в суд был представлен отчет ревизионной комиссии ТСЖ, которой до обращения к аудитору была проведена проверка расходования денежных средств председателем правления за спорный период. По результатам данной проверки нарушений финансовой дисциплины не обнаружено, присвоение работником денежных средств не выявлено. При таких обстоятельствах у суда имелись основания считать указанный отчет аудитора недопустимым и недостаточным доказательством, бесспорно и достоверно не подтверждающим факт причинения ответчиком ущерба в заявленном истцом размере, а также сам размер ущерба (решение Первомайского районного суда г. Омска от 29.01.2014; апелляционное определение Омского областного суда от 07.05.2014 по делу № 33-2787/2014)2.

Вывод: отчет ревизионной комиссии предприятия для решения вопроса о взыскании материального ущерба с руководителя предприятия будет иметь приоритетное значение по сравнению с ненадлежаще оформленным отчетом независимого аудитора.

В обоих приведенных примерах из практики работодатель собрал весомую доказательную базу и самого факта ущерба, и его размера, и вины конкретного работника, и доказательства наличия причинно-следственной связи проступка работника и наступившего материального ущерба… Казалось бы, исходя из приведенных примеров, и предположить было нельзя, что при всей подготовленности работодателя к положительному для себя решению суда работодателю-истцу будет отказано во взыскании ущерба с его работников. Увы, но практика показала, что это реально.

В противоположной же ситуации, когда шансы на положительное решение невелики, работодателю удается выиграть спор. Как правило, речь идет о ситуациях, когда проверяемое материально-ответственное лицо оказывает всяческое сопротивление проведению инвентаризации, отказывается подписывать что-либо и заранее настроено оспаривать каждый шаг работодателя в процедуре привлечения его, как работника, к полной материальной ответственности.

Самое главное – надлежаще оформлять каждый шаг в процедуре привлечения работника к материальной ответственности

Даже если работник отказывается от подписи в том или ином документе – это не повод для дальнейшего признания результатов инвентаризации недействительными. А вот отсутствие соответствующего акта, составленного работниками работодателя, о фиксации факта такого отказа – уже, безусловно, повод для признания требований нормативных актов (как правило – Методических указаний) к порядку проведения инвентаризации невыполненными, а результатов инвентаризации – недействительными. В связи с изложенным не стоит опасаться «сопротивления» материально-ответственного лица. Нужно лишь внимательно и скрупулезно оформлять всю документацию, связанную с доказыванием факта и размера материального ущерба и привлечением работника к материальной ответственности.

Работодатель — ИП обратился в суд с иском к Г. о взыскании суммы материального ущерба, указав, что Г. состояла с ИП в трудовых отношениях в должности куратора розничной сети, трудовые обязанности выполняла в магазине. Ею по накладной № 14 получен ноутбук для передачи в магазин с целью дальнейшего использования в работе, по результатам инвентаризации выявлено отсутствие в магазине указанного ноутбука. Ответчица Г. пояснений не представила, от подписания инвентаризационной описи и сличительной ведомости отказалась, уволилась по собственному желанию, при увольнении ноутбук не вернула, чем истцу причинен ущерб. Работодатель представил суду доказательства передачи работнику по разовому документу материальных ценностей (в виде ноутбука), результаты инвентаризации. Суд пришел к выводу, что порядок проведения инвентаризации имущества организации и оформления ее результатов, регламентированный Методическими указаниями, ИП был соблюден. Как следовало из актов, Г. отказалась ознакомиться с инвентаризационной описью товарно-материальных ценностей (составленной по результатам инвентаризации), и от ознакомления со сличительной ведомостью результатов инвентаризации. На основании представленных доказательств суд обоснованно пришел к выводу о наличии оснований для взыскания с Г. в пользу ИП суммы причиненного ущерба (решение Краснокамского городского Пермского края от 29.01.2014; определение Пермского краевого суда от 23.04.2014 по делу № 33-3515)3.

Вывод: если инвентаризация ценностей проведена правильно, а отказ материально-ответственного работника где-либо расписаться документально актирован, суд считает процедуру проведения проверки для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения, установленную статьей 247 Трудового кодекса РФ, соблюденной.

Подводя итог проанализированным примерам из практики, можно сделать следующие выводы:

• знать требования Методических рекомендаций для правильного оформления результатов инвентаризации недостаточно;
• для недопущения стандартных ошибок при фиксации этапов инвентаризации и привлечения работника к материальной ответственности достаточно изучения норм Трудового кодекса РФ в совокупности со специальной литературой, методическими материалами, а также обобщений судебной практики и разъяснений постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 № 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю»;
• для исключения редких, но фатальных ошибок при доказывании факта материального ущерба и вины работника потребуется внимательное изучение примеров из широкой судебной практики. Конечно, это потребует времени и настойчивости. Однако результатом станет положительное решение суда для работодателя, а не неожиданный и потому обидный отказ в удовлетворении вполне правомерных, но недоказанных требований работодателя.