Иногда секретарю требуется переосмыслить свою работу и «подтянуть» слабые места. Например, когда какой-то рабочий процесс дает сбой. Или когда хочется делать больше, чтобы «расти» в профессиональном плане. В новом цикле статей проанализируем опыт коллег и взглянем шире на привычные задачи секретаря. Он для всех, кто хочет идеально выполнять свои обязанности, научиться исправлять ошибки и не допускать их в будущем. Цикл поможет вам повысить свою ценность в организации и стать лучшим помощником для своего начальника.
В первой статье цикла рассмотрим, как секретарю проводить комплексную оценку и редактирование проектов документов. Чужие ошибки больше не будут причиной замечаний требовательного руководителя. Мы составили алгоритм, состоящий из четырех обязательных этапов нормоконтроля: ознакомления с проектом документа, оценки его композиционной структуры, оценки фактического материала, оценки языка и стиля текста.
Почему небрежные документы попадают на подпись руководителю?
Наверняка в вашей практике или практике коллег были ситуации, когда руководитель, подписывая документы, находил в них недочеты. Первым с критикой сталкивается секретарь – тот человек, который передает проекты документов на подпись. В попытке оправдаться секретарь ссылается на исполнителя документа, ведь именно последний отвечает за его подготовку. Но подобное обоснование может создать еще большее напряжение между руководителем и секретарем. Шеф внимателен к документообороту и требует того же от своего секретаря.
Итак, почему небрежный документ попал на стол руководителя? Есть три причины:
- Секретарь просматривал документы в спешке и упустил недочеты, не справившись с многозадачностью.
- Секретарь «потерял бдительность»: не изучил документ, положившись на исполнителя, который всегда был на хорошем счету и ранее не допускал оплошностей в работе. Кстати, довольно часто работники просят секретаря обеспечить оперативное подписание документа, ссылаясь на то, что «руководитель его уже видел, одобрил и ждет сию минуту» или «его уже редактировали ранее, изменилось только одно слово в тексте».
- Секретарь не знает основных этапов редактирования текста проекта документа.
И если первые две ситуации носят, скорее, случайный характер (и в результате секретарь учится на своих ошибках), то третий пункт требует более детального осмысления.
Что такое нормоконтроль?
В должностные обязанности секретаря организации очень часто входит редактирование проектов документов. В Профессиональном стандарте «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»[1] редактирование текстов служебных документов – это одно из необходимых умений специалиста, который занимается организационным, документационным и информационным обеспечением, информационно-аналитической и организационно-административной поддержкой деятельности руководителя организации.
Процесс редактирования проектов документов регламентирован в очень немногих организациях. Иногда можно встретить несколько пунктов о правилах их редактирования в инструкции по делопроизводству, положении о работе отдела (например, в положении о работе службы делопроизводства). Куда чаще эта обязанность просто упомянута в должностной инструкции секретаря.
Секретарь – правая рука руководителя, и от того, какой вид и содержание имеют проекты документов, которые он передает шефу на подпись, во многом зависит уровень доверия к нему. Зачастую исполнители просто полагаются на секретаря – довольно грамотные и внимательные люди, способные разглядеть ошибки и дать оценку вашей работе. А вот исполнители документов, стремясь обеспечить быстрое документальное оформление вопросов, далеко не всегда думают о форме подачи информации. Зачастую исполнители просто полагаются на секретаря, ведь он на «последнем рубеже» готовит документы к подписанию и, как правило, проводит их нормоконтроль – то есть оценку соответствия документа существующим требованиям.
Уточним, что термин «нормоконтроль» используется, как правило, в отношении технической документации, и означает проверку ее соответствия установленным техническим требованиям, нормам, регламентам. В сфере делопроизводства он применяется редко. Нет и емких аналогов, как и собственно строгих требований к процедуре проверки управленческих документов. В инструкциях по делопроизводству, как правило, говорится о «контроле за правильностью оформления проектов» отдельных видов документов (например, приказов) и предполагается оценка их соответствия требованиям, принятым в организации (чаще всего они закреплены в инструкции по делопроизводству), и нормам русского языка.
Современные руководители понимают, что документ низкого качества может всерьез навредить репутации, поэтому все чаще разыскивают секретарей с образцовой грамотностью и даже вносят изменения в штатное расписание, «повышая» секретаря до должностей советника, помощника, консультанта и наделяя его обязанностью осуществлять строгий контроль качества подготавливаемых в организации документов.
Проблемы в работе начинаются тогда, когда представление секретарем процесса редактирования сужается до поверхностного ознакомления с текстом и устранения только очевидных композиционных/орфографических ошибок, что не совпадает со взглядом начальника. И вот, например, руководитель, заметивший нарушение логики и противоречия в тексте письма, задает вопрос секретарю: почему плохо составленный документ допущен до подписания?
Таким образом, перед секретарем ставится задача осуществлять полноценную и качественную обработку документов перед их передачей руководителю. Поговорим о том, как сделать это собственными силами.
Алгоритм оценки и редактирования проекта документа
Разработанный и согласованный в установленном порядке проект документа поступает в приемную, где секретарь осуществляет его подготовку к подписанию руководителем, проводит нормоконтроль и, в случае необходимости, редактирование. Несоответствующий нормам проект документа следует вернуть на доработку исполнителю.
Рекомендуем использовать алгоритм оценки и редактирования проекта документа (Алгоритм). Далее рассмотрим, что нужно проверить и учесть на каждом этапе.
Этап 1. Как ознакомиться с проектом документа?
Редактирование начинается с общего ознакомления с текстом проекта документа. Это очень важный этап. Никогда не пропускайте его и не приступайте к редактированию по ходу первого прочтения. Секретарю важно прочитать текст от начала и до конца, чтобы иметь целостное восприятие. На следующих этапах редактирования это поможет оценить композицию текста, обнаружить противоречия, логические ошибки и т.д.
Ознакомиться с текстом – не значит только лишь прочитать его. Если документ объемный, целесообразно отметить место, которое вызывает вопрос: в бумажном проекте документа его можно подчеркнуть простым карандашом или приклеить стикер, а в электронном – сделать примечание к нему, оставить комментарий, заметку (в разных приложениях и программах инструменты со схожим предназначением называются по-разному) – это поможет на следующих этапах редактирования.
Этап 2. Как оценить композиционную структуру текста?
Нормы оформления документов, требования к их композиции устанавливают в инструкциях по делопроизводству организаций, которые обычно разрабатывают с учетом положений ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016). Инструкция по делопроизводству, если работе над ней было уделено достаточно внимания, становится надежным помощником в процессе редактирования.
Приведем Чек-лист для оценки композиционной структуры документа и рассмотрим, как именно следует работать с текстом на этом этапе.
[1] Утв. Приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н.
[2] Утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 2, 2021.
При любой аудиторской проверке в российских компаниях обнаруживаются ошибки в составлении и ведении документации. В организациях, особенно, среднего и малого бизнеса, документами занимаются бухгалтеры. Ошибки возникают из-за невнимательности и незнания актуальных нормативов. Избежать большинства неточностей поможет создание типовых форм. Сохранение ошибок в договорах грозит высокими рисками в случае конфликтов и финансовыми потерями.
Ошибка №1
Неправильно: ООО «Название» в лице генерального директора Ф.И.О, действующего на основании Устава компании, с одной стороны, далее именуемого «Поставщик/Исполнитель/и т.д.».
Правильно: Далее именуемое «Поставщик/Исполнитель/и т.д.».
Почему: Несоблюдение падежной формы. Слово «именуемый» связано не с именем руководителя, а с названием компании. Ошибка не несет в себе рисков, но говорит о недостаточной грамотности составителя договора, снижает уровень доверия партнеров.
Ошибка №2
Неправильно: Срок совершения платежа – 5 календарных/рабочих дней с даты выставления счета.
Правильно: Срок совершения платежа – 5 календарных/рабочих дней с момента/дня выставления счета.
Почему: Дата – недостаточно четкая формулировка в документе. Датами маркируют сутки в календарях или разговорной речи. Для документа лучше использовать более четкие высказывания: день, момент. В случае возникновения спора с партнером, ошибка грозит финансовыми потерями.
Ошибка №3
Неправильно: Выписка согласно счета № ….
Правильно: Выписка согласно счету № …
Почему: При использовании предлога «согласно» дополнительные слова употребляются в дательном падеже. Дательный падеж отвечает на вопросы кому/чему. Риск ошибки – минимальный, но составление договоров с низкой грамотностью понижает уровень доверия к компании.
Ошибка №4
Неправильно: Выплата производится на основание выписки по счету № …
Правильно: Выплата производится на основании выписки по счет № …
Почему: Сложный предлог «на основании» всегда используется в родительном падеже. Как и в предыдущих случаях, такая ошибка не несет финансовых рисков для организации, но существенно ударяет по репутации. Грамотность составления документов – важный показатель профессионализма персонала компании.
Ошибка №5
Неправильно: В лице генерального директора Иванова И.И.
Правильно: В лице генерального директора И. И. Иванова.
Почему: Инверсия имени и разделение пробелов инициалами – незначимый с юридической точки зрения элемент в договорах. Несмотря на это, в крупных компаниях используется именно такая маркировка имен значимых лиц. Никаких рисков или проблем неправильный вариант не несет, однако разделенное пробелами, инвертированное имя считается хорошим тоном, упрощает поиск информации документах.
Ошибка №6
Неправильно: Оплатить стоимость поставки, оплатить неустойку по договору в размере … рублей.
Правильно: Оплатить поставку, выплатить неустойку по договору в размере … рублей.
Почему: Глаголы оплатить и выплатить следует использовать правильно. Оплачивают предмет напрямую – поставки, товары, услуги. Слово стоимость лишнее. Выплачивают суммы, указанные в документе. Слово «выплатить» можно заменить на «заплатить». Юридических или финансовых рисков ошибка не несет.
Ошибка №7
Неправильно: Оплата товара перечисляется в 10-ти дневный срок с момента заключение договора.
Правильно: Оплата товара перечисляется в 10-дневный срок с момента заключения договора.
Почему: Буквенное оформление окончаний требуется только при перечислении. В случае указания конкретной суммы, срока или числа, окончание выделять не нужно. Кроме того, неправильной будет формулировка слова «дневный».
Ошибка №8
Неправильно: Действия, совершенные гос. органами, регламентируются…
Правильно: Действия, совершенные госорганами, регламентируются…
Почему: Выражение «государственные органы» пишется раздельно только в полном размере. Сокращение «госорганы» всегда слитное.
Ошибка №9
Неправильно: По установленным договором положениям заявляются требования.
Правильно: По установленным договором положениям предъявляются требования.
Почему: Глагол «заявлять» относится к просторечным. В тексте документов употреблять его не рекомендуется, лучше заменить на более официальное «предъявлять».
Неправильно: Обе стороны осуществляют контроль за исполнением настоящего договора.
Правильно: Обе стороны осуществляют контроль исполнения настоящего договора.
Почему: Выражение «контроль за» — просторечное. Использовать его в деловых документах не рекомендуется.
Перечисленные ошибки относятся к нарушениям делового этикета. В большинстве своем они не несут рисков для организации, но раздражают более грамотных партнеров. Существуют также ошибки, несущие существенные риски для всех сторон.
Самые опасные ошибки в договорах
Подписание договоров с подобными ошибками несет весомые риски:
- Отсылка к недействительным положения в договоре. К таким положениям относятся пункты, которые невозможно или преднамеренно сложно исполнить сторонам. В случае судебного разбирательства, документ может быть признан недействительным.
- Ограничение прав контрагента. В документах встречаются записи по типу «организация такая-то не несет ответственности за качество поставляемых товаров/услуг». Если партнер обнаружит подобную запись, то в судебном порядке он сможет признать сделку недействительной.
- Искажение действительных данных. Такие ошибки совершаются преднамеренно по различным причинам. После любой проверки искажение будет обнаружено.
Ведение бухгалтерской деятельности связано с постоянным контролем правильности заполнения документов и форм. Чаще всего, ошибки в договорах не несут серьезных рисков для организации, но раздражают партнеров. Составление грамотной документации поможет улучшить репутацию фирмы, снизить риски финансовых потерь в виде штрафов и отмененных сделок.
Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Ошибки в документах приводят к искажению данных, увеличению сроков согласований, трате лишних средств, а также могут стать проблемой в работе с контролирующими органами. К сожалению, человеческий фактор нельзя полностью исключить даже с помощью цифровизации бизнеса.
Поэтому мы предлагаем ознакомиться с наиболее распространёнными ошибками в документах и всегда быть «начеку».
Docrobot
Акция в сентябре!
50% на обслуживание
Ошибка № 1. Я художник, я так вижу
Ежедневно подписывается и отправляется множество документов, а от того, как документ оформлен, зависит его юридическая сила и понятность для других. Компании могут самостоятельно разрабатывать типовые бланки, главное — учесть в них все необходимые реквизиты.
Как правило, с реквизитами на документах у большинства и возникают проблемы.
Первый шаг — проверить наличие обязательных реквизитов на бланке.
Их перечень разнится в зависимости от вида документа, но к основным относятся:
- наименование автора документа;
- название вида документа;
- заголовок к тексту;
- место составления (издания) документа;
- дата;
- регистрационный номер;
- подпись.
Важно! Для каждой официальной бумаги есть свои обязательные реквизиты, поэтому при составлении бланков уточните, что точно в них нужно написать.
После того как вы убедились, что на бланке присутствует всё необходимое, второй шаг — правильно всё расположить и написать данные.
К сожалению, в создании типовых бланков нельзя проявить все свои творческие способности. Необходимо следовать ГОСТу и ставить реквизит там, где ему предписывается место. Читать полотна ГОСТа — слишком времязатратное занятие, поэтому мы собрали основные правила ниже.
В верхней части документа посередине или справа нужно написать автора документа: какая компания его составила, её адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН, ОКПО, КПП и так далее.
Название вида документа — приказ, договор, счёт — пишется по центру и располагается после данных организации.
Из заголовка должно быть понятно, о чём этот документ. Заголовок выравнивают либо по левому краю, либо по центру. Также его можно выделять жирным начертанием. Ставится он перед текстом, однако, если документ из 4–5 строк, можно его вовсе не использовать.
Дату ставят под наименованием документа вверху слева. Причём не ту, когда составили документ, а когда его подписали. Форматы даты такие:
- 20.08.2022;
- 20 августа 2022 г.
Город пишется в одну линию с датой и ставится либо по центру, либо у правого края.
Если документ на фирменном бланке, название компании в подписи указывать не надо. Информация о подписавшем документ человеке располагается следующим образом слева на права: должность, подпись, инициалы, фамилия. Да, по ГОСТу важно в подписи сначала написать инициалы, а потом фамилию. В тексте всё наоборот.
Если подписей несколько, то они располагаются друг под другом по подчинённости — сначала директор, потом зам, потом зам зама и так далее.
Третьим шагом мы советуем создать типовые бланки для каждого вида документа, чтобы не проверять каждый раз правильность оформления.
Docrobot.ЭДО
Электронный документооборот для ритейла
Ошибка № 2. Отправляю туда, сам не знаю куда
При заполнении документов, адресат которых другая компания или другой человек, наиболее распространённые ошибки прячутся в данных адресата. Проблема в том, что с точки зрения закона один лишний или неправильный символ (буква или цифра), делают из одной компании совершенно иную, как правило, несуществующую.
Обычно ошибки совершают в адресе и реквизитах. Поэтому в первую очередь перепроверяем, как написана улица и какие указаны дом, строение, литера и т. д. Следующим шагом сверяем все числа — ИНН, ОГРН, КПП и другие длинные последовательности цифр.
Также рекомендуем обратить внимание на дату, потому что, заполняя документы на старых бланках, можно не заметить, что год уже сменился.
И самое главное — банковские реквизиты. На их основе проводятся все оплаты, поэтому наименование банка, БИК, расчётный и корреспондентский счета лучше проверить на два раза.
Ошибка № 3. Правила существуют, чтобы их нарушать
Последнее по порядку, но не менее важное замечание — грамматика. Помимо того, что орфографические ошибки могут исказить смысл написанного, они ещё влияют и на имидж компании в глазах сотрудников и партнёров.
Мы собрали топ-5 грамматических ошибок, которые чаще других встречаются в деловых текстах.
1. Ошибки при написании и склонении фамилий
Очень важно правильно писать фамилии сотрудников и партнёров, потому что даже одна забытая или изменённая буква, делает из одной фамилии совершенно другую. Поэтому, печатая документы, всегда немного замедляйтесь, когда пишите чьё-то имя.
Также следует помнить о том, что некоторые фамилии не склоняются.
2. Ошибки при употреблении количественных числительных
Одна из самых сложных тем в школьной программе русского языка — склонение числительных. Цифр в документах, как правило, много, и прописываются они и буквами, и цифрами, поэтому ошибки тут тоже частое явление.
Проведём эксперимент. Какое из двух написаний правильное?
- Компания переработала более пятиста килограммов пластиковых бутылок.
- Компания переработала более пятисот килограммов пластиковых бутылок.
3. Неправильное употребление падежей
Чаще всего в документах допускают ошибку в родительном и дательных падежах, их любят заменять друг другом. Например, нельзя писать согласно (чего?) соответствующего положения. Следует писать — согласно (чему?) соответствующему положению.
4. Написание глаголов с -тся и -ться
Наверно, самая распространённая ошибка в написании глаголов, и не только в документах. Выход простой: видим глагол с «мерзким» суффиксом, задаём к нему вопрос. Он что сделает? Обратится. Что будет делать? Будет обращаться.
5. Сокращения
В официальных документах можно использовать только общепринятые сокращения. Все остальные должны либо прописываться в самом начале, либо не использоваться. Иногда привычные сокращения из мессенджеров перебираются в текста документов, за этим нужно следить и пресекать.
Всё, что можно сделать, чтобы не отправлять документ с ошибками — перечитать его. А ещё можем порекомендовать, закинуть текст в сервис проверки грамматики, например, «Орфограммка».
Резюмируя
Перед тем как отправить документы, нужно:
- Проверить типовой бланк и все реквизиты на нём
- Удостовериться в правильности внесённых данных как своих, так и партнёров
- Вычитать текст на ошибки
От ошибок не застрахован никто. В большинстве случаев цифровизация бизнеса решает эту проблему и максимально снижает человеческий фактор.
Однако всё равно самый надёжный способ избежать ошибок — всё перепроверить.
Docrobot.ЭДО
Мгновенно отправляйте и подписывайте документы в едином сервисе электронного документооборота.
Начните работать в Docrobot
Получите пароль и логин. Обменивайтесь документами с контрагентами, которые уже работают в Docrobot
Контроль качества подготовки документов
Контроль
качества подготовки документов и
оформления деловой документации
осуществляют непосредственные
исполнители, их руководители, визирующие
документы, секретари референты,
руководители организации.
В
сущности контроль качества составления
документа сводится к редактированию
текста и оформлению согласно требованиям
ГОСТ Р 6.30-2003.
Контроль
качества можно разбить на три этапа:
первое чтение, проверка фактического
материала и правка текста.
На
первом этапе следует делать лишь
карандашные пометки на полях (при сложном
и объёмном тексте замечания рекомендуется
записывать на отдельном листе бумаги).
Кроме того, на этом этапе собираются
необходимые справки, ранее составленные
документы по этому вопросу, другие
дополнительные сведения.
На
втором этапе проверяется фактический
материал, используемый составителем
документа, проверяются ссылки на
правовые, нормативные акты, наличие виз
согласования, сведения, включаемые в
документ.
На
третьем этапе правки документа
используются пометки и замечания,
сделанные при первом прочтении, проводятся
языковая и стилистическая правка.
Существенные исправления согласовываются
с автором документа. Все исправления-
слова, цифры должны быть отчётливыми,
аккуратными.
Различают
следующие виды правок:
— Правка-вычитка—
сличение
перепечатанного текста с отредактированным,
ранее выверенным документом. При правке-
вычитке могут встречаться пропущенные
буквы, неверные написания, возможные
пропуски отдельных строк. Изменения в
текст вносят чёрной пастой. При обнаружении
существенных недочётов текст
перепечатывают.
— Правка-сокращение—
устранение
из текста длинного, несущественного
материала. При корректировке документов
правка- сокращение применяется в текстах,
изобилующих общими рассуждениями,
загромождённых однотипными примерами
и для упрощения сложных синтаксических
конструкций. Одной из важных причин
такой правки может быть превышение
заранее установленного объёма текста.
Как известно, например, текст делового
письма более двух- трёх страниц писать
не принято, если вопрос не касается
глубокого анализа и обоснования
поднимаемой проблемы.
— Правка-переделка
используется в тех случаях, когда
составитель документа плохо владеет
деловой речью, не умеет выразить нужную
мысль письменно.
— Правка-обработка—
это
комплексный вид правки, включающий все
работы с проектом документа, которые
выполняются при проведении предыдущих
трёх видов правки.
Следует
подчеркнуть, что в обязанности, в
частности, секретаря- референта, нередко
представляющего документ на подпись
руководителю, не входит составление за
автора документа новой его редакции.
Речь идёт о предъявлении обоснованных
замечаний, обнаружении ошибок, рекомендаций
по их исправлению.
При
корректировке текста документов
используют следующие корректурные
знаки (ГОСТ 16347 «Знаки корректурные»).
Конфиденциальные сведения
Вопросы
защиты информации в настоящее время
актуальны для любой организации. Закон
«Об информации, информатизации и защите
информации» разделил всю информацию
по уровню доступа к ней на открытую и
общедоступную информацию и информацию
ограниченного доступа. Документированная
информация ограниченного доступа в
соответствии с законом подразделяется
на информацию, отнесённую к государственной
тайне, и конфиденциальную информацию.
Отнесение
информации к государственной тайне
осуществляется в соответствии с Законом
РФ «О государственной тайне». Этот Закон
регулирует отношения, возникающие в
связи с отнесением сведений к
государственной тайне, их рассекречиванием
и защитой в интересах обеспечения
безопасности Российской Федерации.
К
государственной тайне закон относит
защищаемые государством сведения в
области его военной, внешнеполитической,
экономической, разведывательной и
оперативно- розыскной деятельности,
распространение которых может нанести
ущерб безопасности Российской Федерации.
Законом установлены три степени
секретности сведений, составляющих
государственную тайну: «секретно»,
«совершенно секретно», «особой важности»,
а также порядок проставления на документах
соответствующего грифа секретности.
Большая
часть защищаемой информации в организации
относится к разряду конфиденциальной
информации.
Конфиденциальная информация—
документированная
информация, доступ к которой ограничивается
в соответствии с законодательством
Российской Федерации.
К
конфиденциальной информации относится
ценная для организации информация,
составляющая служебную, коммерческую,
банковскую тайну, тайну фирмы или
персональные данные
Постановлением
правительства РСФСР от 05.12.1991 № 35 был
установлен «Перечень сведений, которые
не могут составлять коммерческую тайну»
( в ред. от 03.10.2002). В соответствии с ним
к конфиденциальным документам нельзя
относить учредительные документы,
уставы предпринимательских структур,
финансовую документацию, сведения о
заработной плате персонала и другую
документированную информацию, необходимую
правоохранительным и налоговым
государственным органам.
Указом
Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении
перечня сведений конфиденциального
характера» к конфиденциальной информации
отнесено следующее:
-
Сведения
о фактах, событиях и обстоятельствах
частной жизни гражданина, позволяющие
идентифицировать его личность
(персональные данные), за исключением
сведений, подлежащих распространению
в средствах массовой информации в
установленных федеральными законами
случаях; -
Сведения,
составляющие тайну следствия и
судопроизводства; -
Служебные
сведения, доступ к которым ограничен
органами государственной власти в
соответствии с Гражданским кодексом
РФ и федеральными законами (служебная
тайна); -
Сведения,
связанные с профессиональной
деятельностью, доступ к которым ограничен
в соответствии с Конституцией РФ и
федеральными законами (врачебная,
нотариальная, адвокатская тайна, тайна
переписки, телефонных переговоров,
почтовых отправлений, телеграфных или
иных сообщений); -
Сведения,
связанные с коммерческой деятельностью,
доступ к которым ограничен в соответствии
с Гражданским кодексом РФ и федеральными
законами (коммерческая тайна); -
Сведения
о сущности изобретения, полезной модели
или промышленного образца до официальной
публикации информации о них.
На
документах, содержащих конфиденциальную
информацию, проставляется гриф ограничения
доступа, за исключением документов,
содержащих персональные данные.
Законодательство пока не устанавливает
грифов ограничения доступа к
конфиденциальной информации и не
подразделяет конфиденциальную информацию
по уровню доступа к ней. В практике
принято в этом случае использовать
грифы: «Для служебного пользования»,
«Конфиденциально», «Строго конфиденциально».
Порядок
работы с документами ограниченного
доступа, как правило, в организации
регламентируется специальными
инструкциями, ответственность за
разработку которых лежит на службе
безопасности. Тем не менее Инструкция
по ДОУ также может включать отдельные
положения об организации работы с
документами ограниченного доступа,
если это необходимо в связи с рассмотрением
технологии обработки документов.
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
Оксана Викторовна Семенова
Эксперт по предмету «Управление качеством»
Предложить статью
Определение 1
Контроль качества подготовки документов — это редактирование текста документа и его оформление в соответствии с предъявляемыми требованиями и установленными правилами.
Деятельность по контролю качества подготовки документов
Документы имеют большое значение для функционирования любой организации и жизнедеятельности всякого человека. Это обусловлено их предназначением — закреплением прав, обязанностей, ответственности, т. е. изменений в правовом статусе физических и юридических лиц. В связи с этим необходимо всегда тщательно проводить подготовку документов. Частью данной работы является контроль качества.
Контроль качества подготовки документов представляет собой деятельность, которая заключается в оформлении документа и в редактировании набранного текста, т. е. в приведении его в соответствие с установленными требованиями, правилами, нормами. Субъектами этой деятельности могут быть сотрудники организации любого уровня: руководители организации, секретари-референты, непосредственные исполнители (специалисты), их начальники, которые визируют документы, и др.
Главной задачей контроля качества подготовки документов считается обеспечение применения при разработке документации положений и норм действующих инструкций, а также государственных отраслевых и внутренних стандартов организации, которые регламентируют вопросы выполнения графической и текстовой документации.
Контроль качества подготовки документов может проводиться по-разному. Так, в этом деле применяют сплошной и выборочный метод. Сплошной метод означает проверку всех документов, которые составляют в организации. Согласно выборочному методу, проверяют только часть документов, которые отобраны в соответствии с тем или иным критерием (признаком). Выбор конкретного метода обуславливается системой документации организации, масштабами работы с документами, процедурами подготовки документов и др.
Кроме того, различают стадии, на которых проводится контроль качества. Он может осуществляться как на стадии разработки документа, так и после его утверждения. Желательно контролировать качество предварительно, однако это занимает определенное время, что увеличивает сроки принятия и исполнения решений в организации.
«Контроль качества подготовки документов» 👇
Этапы контроля качества подготовки документов
В большинстве случаев контроль качества подготовки документов рассматривают как совокупность трех последовательно выполняемых этапов:
- Первое чтение.
- Проверка фактического материала.
- Правка текста.
Контроль качества подготовки документа начинается с первого чтения его текста. Во время этого процесса рекомендуется делать только карандашные пометки на полях. Если приходится работать со сложным и объёмным текстом, то замечания следует записывать на отдельном листе бумаги. Помимо этого, на первом этапе ведется сбор необходимых справок, документов, которые ранее были составлены по этому вопросу, и других дополнительных сведений.
В рамках второго этапа контроля осуществляется проверка фактического материала, который используется составителем документа. В частности, речь идет про проверку ссылок на нормативные и правовые акты, наличия виз согласования, сведений, которые указывают в документе.
Пометки и замечания, которые были сделаны при первом прочтении, используются на третьем этапе правки документа. Благодаря этому проводятся языковая и стилистическая правка. Если приходят к выводу о необходимости совершения существенных исправлений документа, то это нужно согласовывать с его автором. Все исправления слов и цифр должны быть сделаны отчётливо и аккуратно.
Разновидности правок документов
Как уже ясно, контроль качества подготовки документов зачастую сводится к внесению правок в первоначальный вариант составленного документа. Поэтому перед началом выполнения подобной работы нужно иметь четкое представление о существующих разновидностях правок:
- правка-вычитка;
- правка-сокращение;
- правка-переделка;
- правка-обработка.
В рамках правки-вычитки перепечатанный текст сравнивается с отредактированным, ранее выверенным документом. В результате могут быть обнаружены пропуски букв, слов и даже отдельных строк, неверные написания. Изменения в текст вносят черной пастой. Если обнаруженные недочеты существенны, то текст следует перепечатать.
Правка-сокращение представляет собой устранение из текстаматериала, который в целом для документа несущественен. Эту разновидность правки уместно применять при работе с текстами, которые изобилуют общими рассуждениями, загромождены однотипными примерами, наполнены сложными синтаксическими конструкциями.
Часто правку-сокращение применяют ввиду превышения заранее установленного объёма текста. Как известно, например, деловые письма более двух-трех страниц писать не принято (исключениями являются вопросы глубокого анализа и обоснования поднимаемой проблемы).
Нередко документы составляют лица, которые плохо владеют деловой речью, не умеет выразить нужную мысль письменно. В этих случаях во время контроля качества таких документов осуществляется правка-переделка, т. е. на основе представленного материала создается новый вариант текста.
Правка-обработка является комплексным видом правки, который включает в себя все работы с проектом документа, выполняемые в рамках других разновидностей правки. По этой причине данный вид редакторской работы является наиболее распространенным.
Таким образом, современные организации зачастую проводят работы по контролю качества подготовки документов. Эта деятельность позволяет избежать наложение штрафов и получение иных убытков, а также способствует более эффективному информационному обмену как внутри организации, так и с элементами внешней среды.
Находи статьи и создавай свой список литературы по ГОСТу
Поиск по теме