В качестве одного из рычагов мотивации для сотрудников руководители нередко используют премии. При этом работника предупреждают — если что, премии лишим. Но можно ли действительно так сделать? Разбираем механизм работы премиальных выплат и депремирования — оформление, законодательство, судебная практика.
Порядок премирования и депремирования работников
Заработная плата состоит из нескольких частей — постоянная, это оклад или утвержденный тариф при сделке и переменная — премии, бонусы, проценты от продаж и т.п. Также есть и третья часть — это различные надбавки и коэффициенты, например районные, за стаж работы, за вредность и другие.
Постоянная часть и коэффициенты более-менее четко прописаны в законодательстве, в основном в Трудовом кодексе. Что касается переменной части, она отдана на откуп работодателю — он сам устанавливает правила таких начислений во внутренних положениях.
Порядок премирования
Он фиксируется, как правило, в Положении о премировании. Положение должно содержать следующие данные:
- условия для назначения премии;
- перечень сотрудников (обычно просто по должностям), которым положены премии;
- показатели, на основании которых назначается премия;
- порядок расчета, в т.ч. перечень выплат, на которые премия начисляется (не начисляется);
- размеры премиальных выплат — в твердых суммах, процентах, долях и т.п.;
- периодичность премирования и его источник (это может быть чистая прибыль);
- список условий, при которых премия не назначается.
Премии могут быть как регулярными, так и единовременными. Регулярные платятся по итогам определенного периода — месяца, квартала, года. Единовременные — разово, к событию, за достижение установленной выслуги лет, рационализаторские предложения и т.д.
Важно составить Положение так, чтобы каждому сотруднику было понятно, как именно будет рассчитываться его премия, чтобы он понимал — какие именно показатели будут на нее влиять.
Например: рабочий на производстве вытачивает детали, он знает, что размер его премии зависит их количества — как много он произведет деталей за месяц, и их качества — минимальное количество брака (допустим, не больше 0,5%). Тогда он будет делать не просто больше деталей, но и станет следить за качеством выполненной работы.
Возможно дифференцировать премии по подразделениям, отделам, категориям работников. Работники на одной должности, у которых нет отличий в разрядах, категориях и т.п. должны иметь одинаковые условия расчет премии.
Довольно сложно определить критерии премирования для отдельных работников. Например, за что может получить премию главбух?
Варианты:
- своевременная и полная сдача отчетности;
- отсутствие ошибок в учете и сданных отчетах (можно определить по итогам камеральных и выездных проверок, аудита);
- низкая дебиторская задолженность или ее отсутствие (если главбух отвечает за работу с дебиторами);
- успешное прохождение аттестации или повышения квалификации.
По итогам периода, определенного положением — обычно, это — месяц, но может быть также квартал, год, возможно по итогам завершения отдельного проекта и т.д. — бухгалтер сначала определяет, кому премия положена и проверяет показатели по каждому сотруднику: выполнил ли он норму выработки, допускал ли брак, есть ли дисциплинарные нарушения, которые могут повлиять на начисление премии и т.д.
Для этого необходимо, чтобы у сотрудника бухгалтерии были все необходимые данные и документы — табели учета рабочего времени, отчеты производства, приказы о дисциплинарных взысканиях, служебные записки и прочие. Поэтому важно в Положении указать также круг лиц, ответственных за предоставления таких сведений и сроки их подачи.
Положение — очень гибкий документ, в зависимости от деятельности и решения руководителя в нем можно предусмотреть также коэффициенты и надбавки к премиям.
Пример: сотрудник отработал в организации 10 лет, в связи с этим ему к каждой премии применяется повышающий коэффициент 1,2. Т.е. если раньше, ему назначали премию 10000 рублей, то теперь он будет получать 12000.
С Положением необходимо знакомить сотрудников при трудоустройстве, как и с другими локальными нормативными актами. Также необходимые сведения можно включить в коллективный договор и в конкретный трудовой договор с работником (допустим предусмотреть индивидуальные премиальные выплаты).
Если в организации есть профсоюз — обязательно согласовать Положение с ним.
Обратите внимание! Если работодатель захочет изменить размер или условия премирования, прописанные в трудовом договоре, то сделать это можно только по соглашению с сотрудником, т.к. это изменение существенных условий трудового договора.
В случае увеличения выплат вряд ли кто-то из сотрудников будет сопротивляться (хотя есть и такие ситуации, когда работник получает какие-то льготы, социальную поддержку, связанные с размером его дохода, и не хочет их терять). А вот при снижении размера премий работодатель может сделать это в одностороннем порядке только если действующие условия труда не могут быть сохранены из-за изменения организационных или технологических условий.
Организационные — это, к примеру, изменения в самой организации работы — появление бригад, тогда сам подход к расчету оплаты труда существенно изменяется.
Технологические — внедрение автоматизации на производстве, усовершенствование имеющегося оборудования, выпуск новой продукции или переход на новые технические регламенты и т.д.
Процедура внесения изменения в Положение о премировании будет выглядеть так:
- Разработка новых нормативных актов;
- Уведомление работников не позднее, чем за два месяца о предстоящих изменениях с указанием их причин;
- При согласии сотрудника — подписание дополнительного соглашения к трудовому договору и ознакомление с другими обновленными внутренними нормативными актами;
- Если работник не согласен — предложение работнику (письменно) другой вакансии (в т.ч. нижеоплачиваемой). Если вакансии у работодателя отсутствуют или работник отказался от новой должности, то тогда возможно прекращение трудового договора в соответствии с п. 7 ч. 1 статьи 77 ТК РФ. При этом ему положено выплатить выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка (статья 178 ТК РФ).
Важно соблюсти все сроки при проведении данной процедуры. Если работник будет уволен до истечения 2-х месяцев с момента уведомления, то через суд он может отстоять свое право на оплату вынужденного простоя за время с момента увольнения до истечения двухмесячного срока и плюс требовать моральную компенсацию. Например, как в Апелляционном определении Ленинградского областного суда от 17 января 2019 г по делу № 33-470/2019.
Если сотрудник обратиться в Трудинспекцию или в суд и будет выявлено, что реальных оснований для внесения изменений в трудовой договор (т.е. изменений организационных или технологических условий труда) не было, то сотрудника могут восстановить в должности с оплатой ему вынужденного простоя за весь период, пока шло разбирательство (п. 60 постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2).
Порядок депремирования, лишения премии сотрудника
Лишение премии руководство рассматривает, как один из вариантов дисциплинарного взыскания, наказания, но на самом деле в статье 192 ТК РФ есть только несколько видов таких взысканий:
- замечание;
- выговор;
- увольнение по соответствующим основаниям.
Конечно там же есть оговорка, что могут быть предусмотрены и другие варианты — Федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине, но здесь речь не о локальных актах компании, а скорее об отраслевых документах. Например, для работников ж/д транспорта есть Постановление Правительства РФ от 25 августа 1992 г. № 621 и оно действует до сих пор, его принимают во внимание при проведении государственного контроля, проверок Трудинспекции.
Лучше исходить из предпосылки, что работника нельзя премии лишить, можно ее не начислять или уменьшить.
Причины депремирования должны быть объективными и подтвержденными документально. Например:
- Невыполнение нормы выработки — наряды, заказы, служебные записки начальника отдела;
- Невыполнение плана по привлечению клиентов — данные CRM системы о количестве звонков и переговоров и их результатах, отчеты о заключенных договорах и сделках и т.п.;
- Неполностью отработанное время — если работник болел, находился в отпуске или брал дни отдыха за свой счет, премия будет считаться пропорционально отработанному времени (если это прописано в положении о премировании). Подтверждение — табель рабочего времени, больничные листы, приказ на отпуск и др.
Во-вторых, размер премии можно сократить, если сотрудник выполнил условия для ее получения, но при этом имеет прогулы, опоздания на работу, дисциплинарные взыскания, нанесение порчи имуществу работодателя, высокий процент брака при производстве, невыполнение других должностных обязанностей и т.п. Можно предусмотреть градацию премии в процентах:
- 100% — соблюдены все условия и отсутствуют дисциплинарные взыскания;
- 80% — 1 опоздание;
- 60% — не более 2-х опозданий;
- 0% — наличие дисциплинарного взыскания (выговора) или более 2-х опозданий.
Бухгалтер узнает о депремировании непосредственно из связанных с ним документов или из приказа руководителя, к которому прилагаются (в котором есть отсылка) подтверждающие документы. Это могут быть служебные записки, акты прогулов, приказы о дисциплинарных взысканиях. Порядок процедуры утверждения депремирования тоже нужно отразить в Положении.
В приказе о депремировании следует указать:
- ФИО и должности сотрудников;
- основания для сокращения или лишения премии;
- размер санкций и/или итоговый размер премии;
- сведения о подтверждающих документах — наименование, дата, номер;
- ссылку на пункты Положения о премировании или иного документа, подтверждающего право работодателя.
С приказом необходимо ознакомить перечисленных в нем сотрудников.
Пример текста приказа о депримировании
В связи с имеющимися дисциплинарными взысканиями выплатить премию слесарю 4-го разряда Иванову в размере 50%.
Токаря 2-го разряда Петрова лишить премии в связи многочисленными прогулами и опозданиями в течение месяца, имеющимися дисциплинарными взысканиями.
Основания:
- Приказ о дисциплинарном взыскании (выговор) № 14 от 22.07.2021 г.
- Приказы о дисциплинарных взысканиях (выговоры): № 2 от 05.07.21, № 7 от 12.07.21, № 12 от 20.07.21;
- Табель учета рабочего времени за июль 2021 года;
- Пункты 9 и 10 Положения о премировании.
Директор ООО «Лютик» Светлов А.А. Светлов
С Приказом ознакомлены:
Иванов
Петров
Типичные ошибки в премировании / депремировании работников
Ошибка № 1 — одна из самых распространенных ошибок в расчете премии — счетная ошибка, когда бухгалтер банально ошибся при подсчете — нажал не ту кнопку на калькуляторе, вместо того, чтобы отнять — сложи и т.п.
Но в законодательстве понятие счетной ошибки не раскрывается, ориентироваться можно на разъяснения Роструда и судебную практику. ВАС в Определении от 20.01.2012 № 59-В11-17 признает счетной — ошибку в арифметических действиях, того же мнения придерживается и Роструд (см. Письмо от 01.10.2012 № 1286-6-1).
Учитывая, что сейчас расчет заработной платы ведется в основном в программах, а не вручную, то появилась и многочисленная судебная практика по признанию счетной ошибкой ту, которая возникла при внесении данных или в результате сбоя (см. апелляционные определения по делу № 33-5026/2019 от 08.02.2019 и № 33-8775/2016 от 28.11.2016 № 33-8775/2016).
Примеры:
- Бухгалтер при расчете премии работнику Иванову ошиблась, умножив сумму оклада, от которой считалась премия, не на 10%, а на 12% (нажала не ту кнопку на калькуляторе) — счетная ошибка.
- В 1С при вводе данных о премировании Петрова сумма премии была указана в неверной графе документа, в результате на премию были начислены лишние коэффициенты и ее сумма выросла — счетная ошибка.
- Приказом руководителя Сидорову начислена и выплачена премия в размере 1000 рублей, а Максимову — 2000. Позже оказалось, что директор перепутал сотрудников и премия в 2000 должна было достаться работнику по фамилии Максименко. Здесь нет счетной ошибки и других причин отобрать у сотрудника уже полученную им премию. Придется директору в следующий раз быть внимательнее.
Обратите внимание! Если работник уже получил выплату, то даже при наличии счетной ошибки удержать переплату можно только, если сотрудник согласен с ее размером и причинами (статья 137 ТК). Если же он отказывается — решать вопрос придется в суде.
Ошибка № 2 — чтобы премию можно было включить в расходы, нужно чтобы она являлась составной частью оплаты труда, а значит она должна иметь непосредственное отношение к работе, достижениям, связанных с трудом. К примеру, премия к юбилею не может включаться в расходы по налогу на прибыль, т.к. юбилей никакого отношения к труду сотрудника не имеет. Сюда же относим выплаты премий, которые не указаны в Положении и других локальных актах, в т.ч. в трудовом договоре. Их обычно просто назначает директор своим Приказом.
Ошибка № 3 — премирование за одни и те же показатели разными видами премий. Включая такие премии в состав налоговых расходов вы рискуете — налоговая служба может посчитать, что вы неправомерно занизили налоговую базу и снимет расходы. Это повлечет доплату налогов, пени, штрафы, подачу корректировочной отчетности.
Ошибка № 4 — Положением не предусмотрены условия снижения или невыплаты премий, это делается только на оснвании приказа руководителя. В этом случае работники могут обратиться в Трудинспекцию и суд. С большой вероятность организацию обяжут выплатить премиальные, доначислить с них взносы. Организацию также ждут санкции за нарушение трудового законодательства.
Ошибка № 5 — При принятии решения о депремировании не принимаются во внимание причины и тяжесть проступков сотрудников.
Например: сотрудник в последнюю неделю месяца регулярно опаздывал на работу, за что был полностью лишен премии. Ему был дан выговор приказом директора и это послужило причиной депремирования. В объяснительных сотрудник указал, что он является отцом-одиночкой и ежедневно в будни отводит маленькую дочь в садик, по техническим причинам детсад временно работал в ту неделю не с 7.30, а только с 8.30, он физически не успевал добираться на работу к 9.00 и приходил примерно в 9.15-9.20, о ситуации он устно известил начальника своего отдела, а по окончании месяца даже предоставил справку из садика. В данном случае руководителю надо было принять во внимание, что сотрудник извещал начальника об опозданиях и их причинах, а также предоставил подтверждающие документы.
Подобные описанной выше ситуации работники легко оспаривают в суде, поэтому стоит проявить неформальный подход к рассмотрению вопросов дисциплинарных взысканий, влияющих на выплаты сотрудников.
Резюме
Нельзя лишать работника премии только по решению руководителя, для этого должны быть веские основания, важно правильно и четко указать условия премирования и депремирования в Положении.
Изменения в начислении премии (не важно в сторону увеличения или уменьшения) должны быть согласованы с сотрудниками, в одностороннем порядке можно их вносить только в определенных ТК случаях.
В организации необходимо иметь Положение о премировании, а указанные в нем премии должны быть непосредственно связаны с работой и ее результатами. Это в том числе позволяет включать их в расходы без споров с проверяющими.
Стоит опираться не только на положения закона, но и на сложившуюся судебную практику, т.к. всех нюансов о премировании ТК не предусматривает.
Задайте вопрос эксперту
Зарплата, кадровый учет, трудовое законодательство — наши специалисты готовы помочь в этих вопросах
Оставьте вашу заявку на консультацию. Первая — бесплатно!
Заполните контактные данные в форме ниже, наш специалист свяжется с вами:
Ссылки на документы откроются в вашем комплекте СПС КонсультантПлюс.
Если нужного документа в комплекте нет — закажите его. Это бесплатно!
(сервис доступен для клиентов АПИ и компаний Нижегородской области)
На примере иска к ОАО (Апелляционное определение по делу N 33-2122/14 от 10.10.2014), где истица К. занимала должность заместителя директора по сбыту энергии, проанализируем, какое значение имеет формулировка причины невыплаты премии. К. предъявила требования о взыскании вознаграждения (премии) по итогам работы за 3-й и 4-й кварталы, а также о признании незаконным приказа о наложении дисциплинарного взыскания. Суд первой инстанции отказал в удовлетворении исковых требований, ссылаясь на неправильное применение норм материального и процессуального права (ст. 330 Гражданского процессуального кодекса РФ), К. обратилась в суд с апелляционной жалобой.
В компании действовало положение о материальном стимулировании, в соответствии с которым директор мог принять решение о невыплате квартального и годового вознаграждения, если будут выявлены факты:
- нарушений в сфере компетенции работника, удостоверенные актами проверок ревизионной комиссии, внутреннего или внешнего аудита;
- ненадлежащего исполнения служебных обязанностей; неоднократных производственных упущений;
- регулярных ошибок при исполнении документов;
- несоблюдения сроков исполнения важных документов и поручений;
- невыполнения или ненадлежащего выполнения приказов, распоряжений и поручений руководства;
- невыполнения или ненадлежащего выполнения плановых заданий;
- невыполнения или ненадлежащего выполнения локальных нормативных актов ОАО;
- нарушений трудовой дисциплины.
Как следует из приказа о наложении дисциплинарного взыскания и лишении премии, за 3-й квартал в работе были допущены следующие ошибки: несвоевременное представление документов; невыполнение мероприятий, планируемых в плане-графике; к начислению принимались объемы электроэнергии при отсутствии возможности взыскания задолженности с контрагентов и др. На основании этого работодатель лишил сотрудницу премии. Требование истицы выплатить премию за 4-й квартал, то есть годовую, руководство ОАО посчитало преждевременным, так как не состоялось общее собрание акционеров, утверждающее отчеты по работе общества.
На первый взгляд доводы работодателя кажутся разумными и обоснованными, и районный суд принял сторону ответчика. Однако в апелляции было установлено следующее:
- содержание приказа не позволяет однозначно определить, за невыполнение каких конкретных задач истице не выплачена премия (какие именно документы не представлялись в срок, в отношении каких контрагентов были допущены нарушения и пр.);
- заявление работодателя о пропуске истицей срока для обращения в суд несостоятельно. Работник в соответствии со ст. 392 ТК РФ имеет право подать в суд в течение трех месяцев со дня, когда узнал о нарушении своего права (если это не увольнение). В данном случае истица обратилась позже, потому что работодатель своевременно не уведомил ее о лишении премии, бухгалтерия не предоставила расчетный лист;
- отказывая в выплате премии за 4-й квартал, ОАО ссылается на обстоятельства, не имеющие значения для начисления бонуса (общее собрание акционеров). Для истицы был установлен показатель эффективности «качество планирования объемов выручки за поставленную э/э (Кв)». Отказ в выплате неправомерен, так как по результатам работы К. достигла необходимого уровня.
Анализ этого дела позволяет сделать несколько важных выводов:
- Приказ о невыплате премии сотруднику должен содержать подробное описание нарушения, фактов и обстоятельств, на основании которых работодатель принимает решение. В документе должны быть ссылки на локальные нормативные акты, трудовой договор, должностную инструкцию, согласно которым работник не справился со своими задачами.
- Работодатель обязан в письменной форме уведомлять работника о принятых решениях: о введении KPI, о назначении и лишении премии и т.д.
До применения дисциплинарного взыскания от работника необходимо затребовать письменное объяснение. Если по истечении двух дней объяснение не будет представлено, необходимо составить акт (ст. 193 ТК РФ). Взыскание должно быть применено не позднее 1 месяца со дня обнаружения проступка (в период не входит время отпуска, болезни сотрудника и др.).
Приказы должны быть подписаны работниками, в случае отказа поставить подпись работодатель составляет об этом акт.
- Еще раз обратим внимание на то, какое значение имеет формулировка показателей эффективности. Суд не примет к сведению, что «имелось в виду», текст будет толковаться буквально. Поэтому при разработке системы KPI все должно быть просчитано и передано с непревзойденной логической и лингвистической точностью.
Право работодателя награждать сотрудников за хорошую работу может превратиться в обязанность, стоит лишь не оговорить конкретные условия выплаты бонуса. Тогда он становится фиксированной частью заработной платы и лишить работника премии не получится. Пример неудачной формулировки: «Работнику устанавливается должностной оклад в размере 50 000 рублей в месяц и ежеквартальная премия в размере 50% от оклада». В приведенном примере не указано, за что и при каких обстоятельствах работник имеет право на премию, следовательно, работодатель независимо от качества работы должен выплачивать пол-оклада в качестве премии ежеквартально. Подобная опрометчивость при составлении документов часто оборачивается судебными тяжбами.
Проанализируем дело об установлении невыполнимой с точки зрения работника задачи, лишении бонусной доплаты и нарушении порядка привлечения к дисциплинарной ответственности (Апелляционное определение от 10.05.2017 N 33-1710/2017). Истица Г. обратилась в суд с требованием взыскать с ОАО компенсацию морального вреда, премии, заработной платы и компенсации за несвоевременную оплату труда. Г. была привлечена к дисциплинарной ответственности за то, что не выполнила указание непосредственного начальника. Задача, которая стояла перед истицей, заключается в следующем: за шесть часов представить заключенные договоры поставки товарно-материальных ценностей. Истица в суде утверждала, что сделала все возможное, чтобы выполнить поручение руководства, но результат оказался отрицательным. Суд первой инстанции принял сторону ответчика, Г. обратилась с апелляционной жалобой.
Согласно ст. 22 ТК РФ виновное неисполнение работником трудовых обязанностей может повлечь наступление дисциплинарной ответственности. В данном случае истице был объявлен выговор. В соответствии с разъяснениями Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса РФ» на работодателя возлагается бремя доказывания совершения работником проступка. Также законом установлен порядок применения дисциплинарного взыскания. В рассматриваемом примере приказ о привлечении истицы к ответственности был издан раньше, чем поступили объяснения. В силу ст. 193 ТК РФ работодатель обязан затребовать объяснение и максимально полно изучить ситуацию. Таким образом, приказ о привлечении к дисциплинарной ответственности был признан незаконным.
Однако в части взыскания премии суд принял сторону ответчика. Трудовым договором и положением о премировании установлены основания для начисления бонуса и, напротив, невыплаты премии. Последнее возможно при подаче должностным лицом организации докладной записки о факте производственных упущений или нарушении трудовой дисциплины на имя генерального директора или руководителя структурного подразделения. В связи с тем, что работница не выполнила возложенную на нее обязанность, ОАО разумно посчитало, что Г. не заслужила премии. Невыплаченную заработную плату суд взыскал в пользу истицы.
На основании рассмотренного примера делаем вывод: даже при несоблюдении процедуры привлечения к дисциплинарной ответственности, установленной трудовым законодательством, грамотно составленные локальные нормативные акты и трудовые договоры гарантируют успех в противостоянии в суде по вопросам взыскания стимулирующих выплат.
В деле гражданина N против ФГУП (Определение Московского городского суда от 06.05.2013 N 4г/6-1959/2013) , где истец требовал взыскать задолженность по годовой премии, ссылаясь на то, что состоял в трудовых отношениях с ответчиком и на предприятии была установлена возможность по итогам года получить премию в зависимости от выполнения ключевых показателей эффективности, следует обратить внимание, что регламентация KPI по отдельным позициям и отделам в целом позволяет конкретно определить тех, кто заработал премию личными достижениями.
Суть дела сводится к тому, что истец желал получить бонус в связи с тем, что его подразделение справилось с поставленными задачами и достигло уровня, необходимого для выплаты премии. Однако в компании действовала точечная система мотивации, и личные показатели истца далеко не соответствовали требованиям работодателя. В результате суд отказал в удовлетворении исковых требований.
Рекомендации руководителям компаний
во избежание конфликтов в суде
- При разработке KPI лучше вовлечь в процесс всех сведущих и заинтересованных лиц, HR-департамент, специалистов по кадрам, юристов, консультантов, руководителей подразделений и, возможно, рядовых сотрудников.
- Чтобы система работала, как отлаженный механизм, должна быть подготовлена правовая база. Следует поручить юристам выверить документы на соответствие закону.
- Разумно разграничивать премии: общие — за успехи отдела, личные — за достижения отдельного сотрудника.
- Важно точно описать условия выплаты стимулирующих надбавок, не стоит превращать премии в фиксированную часть оклада.
- Привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности можно в соответствии с правилами, установленными ТК РФ:
- запросить объяснения работника;
- исследовать ситуацию, вынести объективное решение;
- подготовить приказ о привлечении к дисциплинарной ответственности.
- Система KPI не должна содержать невыполнимых задач, а должностная инструкция — сторонних обязанностей.
KPI — мощный рычаг мотивации сотрудников, но, как и во всех аспектах управления, особое внимание нужно уделять юридической стороне вопроса. Иначе судебные тяжбы неизбежны.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
{Статья: KPI: судебные тяжбы за бонусы и премии (Васильева С.) («Трудовое право», 2017, N 7) {КонсультантПлюс}}
Чертова дюжина ошибок в премировании персонала
Очень часто оказывается, что премиальный фонд в компании – это мертвый груз, который просто перетаскивается из бюджета компании в карманы сотрудников, но не влияет ни на мотивацию, ни на лояльность, ни на производительность. В том, почему так происходит, какие изъяны в системе премирования и в действиях руководителей могут к этому привести, разбирается Олег Кулагин.
Когда посмотришь на существующую практику премирования в различных компаниях, то становится очень грустно и до глубины души обидно за наш российский менеджмент. Ну, сколько же можно на эту тему говорить, писать и обучать? Сейчас все руководители где-то учатся. Кто на курсах руководителей, кто на тренингах и семинарах, а кто-то даже на МВА… Чему они там учатся? Не знаю. Когда они возвращаются с обучения в родные стены своего предприятия, ничего не происходит. Наверное, это не их вина, а беда всей нашей системы управленческого образования, которая не заточена на реальные нужды бизнеса и не стимулирует руководителей внедрять полученные знания. Это касается и вопросов управления персоналом. В частности, системы оплаты труда. А если быть еще точнее, то премирования работников.
Это вопрос интересный, не оставляющий никого равнодушным. Когда затрагиваешь эту тему (да и вообще все, что связано с деньгами), люди оживляются, «просыпаются», начинают ее бурно обсуждать и не всегда в приятных выражениях по отношению к своему начальству. У каждого есть свое собственное мнение. И, как правило, оно одно на всех: «Премии маленькие, начисляют их неправильно, система премирования идиотская. В общем, все плохо, но ничего с этим не сделаешь, потому что так сложилось и никто ничего менять не собирается». Но, если мы все такие умные, тогда почему же не можем организовать по уму работу в своей организации? Начальство мешает? Но ведь они тоже считают себя умными. Кто же умнее? Короче, это тема отдельного разговора. Сейчас о другом.
Попробуем сначала понять, какие изъяны могут быть в системе премирования, какие ошибки руководители допускают наиболее часто, почему премиальный фонд – это «мертвый груз», который просто перетаскивается из бюджета компании в карманы сотрудников, но не влияет ни на мотивацию, ни на лояльность, ни на производительность, ни на что. Таких ошибок много: и крупных, и мелких, и всяких. Рассмотрим лишь основные из них. Для круглого счета пусть их будет ровно 13. С остальными разберемся позже.
Итак, …
Первая ошибка. Премии не связаны или слабо связаны с результатами работы сотрудника.
Премии выплачиваются автоматически всем сотрудникам как «приложение» к должностному окладу или определяются «на глазок» руководителями данного работника. Ключевые показатели эффективности (KPI) и методика их расчета либо отсутствуют вообще, либо оторваны от системы оплаты труда.
Вторая ошибка. Премия используется как инструмент устрашения и наказания работников.
В случае невыполнения плановых (нормативных) значений показателей или каких-либо нарушений сотрудник лишается премии полностью или частично. Подобная практика приводит к боязни ошибок, напряжению, стрессам, нездоровому психологическому климату и демотивации персонала.
Третья ошибка. Размер премии незначителен и не стимулирует людей напрягаться сверх нормы.
Чтобы премия могла хоть как-то повлиять на качество и производительность труда, ее размер должен быть не менее 20% от оклада. Это минимум. Хотя понятно, что для разных должностей соотношение оклада и премии должно быть разным.
Четвертая ошибка. При выборе соотношения оклада и премии не учитываются специфика рабочих мест и структура трудовой мотивации сотрудников.
Соотношение в пользу премии целесообразно для «результатных» рабочих мест (менеджеры по сбыту, менеджеры по закупкам, логисты, рабочие и др.). Соотношение в пользу оклада рекомендуется для функциональных рабочих мест (инженеры, бухгалтеры, экономисты, маркетологи, офис-менеджеры и др.).
Пятая ошибка. Большой временной «разрыв» между получением результата и выплатой премии сотруднику.
Если премия выплачивается один раз в конце года, то, скорее всего, в начале года люди выкладываться и напрягаться ради нее не будут.
Шестая ошибка. Отсутствуют утвержденные плановые (нормативные) значения ключевых показателей эффективности.
Вообще-то, премия должна выплачиваться за сверхплановые (сверхнормативные) достижения. А если они не определены, тогда за что она начисляется?
Седьмая ошибка. Плановые (нормативные) значения показателей либо недостижимы, либо достигаются очень просто.
И в том, и в другом случае у людей нет мотивации к интенсивной работе. Если норма завышена, тогда нет надежды ее достичь и превзойти. Если же норма занижена, то люди быстро ее выполняют, упираются в «потолок» и на этом успокаиваются.
Восьмая ошибка. Не принимаются во внимание мнения и объяснения работников о причинах невыполнения планов и нормативов.
Существует масса факторов, не зависящих от воли одного человека. Если норматив не выполняется, надо сначала разобраться, почему это произошло. Оценка результатов работников – это диалог между руководителем и подчиненным. И в ходе этого диалога можно получить много ценной информации.
Девятая ошибка. Не проводится анализ причин отклонений показателей и не принимаются меры по их улучшению.
Важно не только учитывать мнения работников, но и проводить объективный «разбор полетов», чтобы понять настоящие причины невыполнения планов, а главное, регулярно что-то делать для их устранения, чтобы «не наступать каждый раз на одни и те же грабли».
Десятая ошибка. Отсутствует контроль точности и достоверности измерения и расчета KPI.
Как говорится, «доверяй, но проверяй». Люди несовершенны и всегда остаются людьми. Они ошибаются. Часто возникает искушение выдать желаемое за действительное. Если KPI сотрудника отслеживает непосредственный руководитель, значит, должна быть какая-то «независимая инстанция», проверяющая полученные результаты и контролирующая возможные ошибки в оценках.
Одиннадцатая ошибка. Денежные вознаграждения не подкрепляются моральными поощрениями.
Говорят, что хорошо бы моральные поощрения всегда подкреплять денежными выплатами. Конечно, это неплохо. Никто не откажется. Но не всегда есть такая возможность. Но обратное тоже верно! Эффект от получения премии будет во сто крат выше, если руководитель хотя бы похвалит своего подчиненного за хорошую работу. Желательно, публично.
Двенадцатая ошибка. Оценка и премирование сотрудников проводятся по ошибочным показателям эффективности.
Это даже не одна ошибка, а целый веер ошибок. Методически все может быть правильно и безупречно. Но оценка и премирование могут проводиться просто не по тем показателям. Тогда пропадает всякий смысл в управлении. Какие же ошибки в выборе показателей встречаются наиболее часто? Для краткости я их просто перечислю.
• Показатели эффективности сотрудников и подразделений не соответствуют стратегическим и оперативным целям компании. А потом удивляемся: все свои показатели выполняют, а цели фирмы почему-то не достигаются?
• Для расчета премии используются «окладные» показатели. Это показатели, которые должны выполняться «по умолчанию» на 100%. По ним нельзя установить «сверхплановые» значения. Например, нельзя соблюдать технику безопасности на 98%. Последствия могут быть печальными. За выполнение норматива по этим показателям сотрудник получает должностной оклад.
• Премия рассчитывается только по количественным результатам работы. Часто забываем про качественные показатели. Количественные KPI – это, как правило, конечные результаты. А качественные — это факторы успеха, точки роста. Их важно держать под контролем.
• Премия рассчитывается только по индивидуальным результатам работы. В результате получаем внутреннюю конкуренцию, конфликтность, автаркию, отсутствие командности и взаимодействия. В большинстве случаев обязательно должны быть командные KPI.
• В разработке KPI работников и подразделений не участвуют их внутренние клиенты (непосредственные руководители и подчиненные, руководители и сотрудники смежных подразделений, другие работники).
• Неуправляемые показатели, т.е. значения KPI не зависят или мало зависят от усилий работника.
Тринадцатая ошибка. Для расчета премии используются абсурдные или несовершенные методики.
Другая ситуация – показатели правильные, но методика… Премия может рассчитываться неправильно по правильным показателям эффективности. Хотя, чаще всего, встречаются изъяны и там, и там. Каких же методических ошибок следует избегать и остерегаться? Снова перечислю.
• Для премирования сотрудников используется слишком много показателей и/или непонятные для людей методики расчета премии.
• Размер премии «привязан» к абсолютным значениям показателей эффективности. Нарушается первое «золотое правило» оплаты по результатам: «Премия должна выплачиваться не за абсолютное, а за сверхнормативное значение показателя!».
• Набор показателей задан жестко «на все случаи жизни». Все вокруг меняется, а показатели остаются прежними. Состав KPI должен быть гибким и подбираться по ситуации.
• Не устанавливаются приоритеты в целях подразделения или работника. Это тоже к вопросу о гибкости KPI. Устанавливать приоритеты можно через относительную важность показателей.
• Методика премирования не совершенствуется. Без комментариев. В организации все должно меняться и совершенствоваться.
• Не устанавливаются целевые, сверхнормативные значения показателей. Кроме планов должны быть еще и цели. Это очень хорошо мобилизует. Работает психологический феномен – «якорный» эффект. Сотрудники видят перспективы роста. Кстати, тогда и планы выполняются чаще.
• Отсутствует документ, регламентирующий расчет премий сотрудников. Иначе, в подразделениях создаются локальные, доморощенные методики. Их пишут «на коленке» самые инициативные руководители подразделений для себя. Хотя это лучше, чем ничего.
Что тут еще скажешь? С этими ошибками надо бороться. Они убивают мотивацию. Они пожирают деньги. Они мешают организации быть эффективной. У меня свой опыт и убеждения. У вас — свои. Вы можете со мной в чем-то не согласиться, и это хорошо, но сути дела это не изменит. Поспорим и разойдемся. А ошибки останутся. Не хотелось бы. Поэтому давайте меньше спорить, а уже на следующий день возьмем и что-то сделаем. Например, исправим хотя бы одну ошибку. Хотя бы в голове, а потом уже на практике в своей организации. И так каждый день тринадцать дней подряд. Утопия? Отнюдь. Проверено. Работает.
http://www.hr-academy.ru/to_help_article.php?id=287
Необоснованная выплата премии — предмет пристального внимания налоговиков, поскольку большая часть этих начислений связывается с отнесением на затраты, уменьшающие базу по прибыли. Поэтому, начисляя премию, нужно со всей ответственностью отнестись к обоснованию ее назначения и размера. Рассмотрим, как это сделать.
Роль премии в оплате труда
Премия является одним из видов стимулирующих (поощрительных) выплат, которые, в свою очередь, входят составной частью в зарплату работника (ст. 129 ТК РФ). Наличие такой составной части в оплате труда у конкретного работодателя не является обязательным. Но обычно в ней оказываются заинтересованными обе стороны трудовых отношений:
- работник, потому что получение премии увеличивает его реальный доход;
- работодатель, поскольку премирование позволяет влиять на заинтересованность работника в результатах своего труда, а депремирование (лишение премии) служит дополнительной мерой воздействия на лицо, совершившее дисциплинарный проступок.
Доля стимулирующих выплат в оплате труда не регламентирована законодательно и может составлять достаточно большую часть зарплаты. При этом возможность их получения часто связывается с общими результатами работы работодателя.
По частоте выплат премии могут быть:
- систематическими, имеющими определенную периодичность (месяц, квартал, год), правила начисления которых отражены во внутренних документах работодателя, регламентирующих вопросы оплаты труда;
- разовыми (единичными), повод выплаты которых и размер утверждаются приказом руководителя работодателя.
По назначению премии делятся на выплаты:
- производственного характера — напрямую связанные с трудовыми достижениями и учитываемые в расходах, уменьшающих базу по прибыли;
- непроизводственного характера — не увязываемые с трудовыми показателями и относимые за счет чистой прибыли (письма Минфина РФ от 09.07.2014 № 03-03-06/1/33167, от 24.04.2013 № 03-03-06/1/14283).
Однако вне зависимости от источника выплаты премии подлежат обложению страховыми взносами (ст. 420 НК РФ), и эти взносы в полном объеме уменьшают базу по прибыли (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, письма Минфина РФ от 09.06.2014 № 03-03-06/1/27634, от 02.04.2010 № 03-03-06/1/220).
О том, на какие стимулирующие выплаты страховые взносы можно не начислять, читайте в материале «Облагается ли премия страховыми взносами».
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, узнайте как оформить и что учесть при начислении премий работникам. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Разработка и утверждение правил премирования
Поскольку работодатель вправе самостоятельно разрабатывать систему премирования (ст. 191 ТК РФ), она у каждого из работодателей может быть абсолютно уникальной. Но при этом должны быть четко определены:
- виды и периодичность начисляемых премий;
- итоги работы работодателя за период, дающие право на премирование и позволяющие определить размер премиального фонда;
- круг лиц, подлежащих премированию;
- те показатели оценки трудового вклада каждого из работников, от которых будет зависеть размер их премий;
- правила расчета суммы премии, причитающейся каждому конкретному лицу;
- условия депремирования.
Все эти правила фиксируются во внутреннем нормативном акте, разработанном работодателем и согласованном с представителями трудового коллектива (профсоюзом). Таким актом может быть:
- положение о системе оплаты труда;
- коллективный договор;
- положение о премировании (или стимулировании).
Индивидуальные условия премирования могут быть записаны в трудовой договор (например, с руководителем работодателя), но для большинства работников в отношении премий в тексте трудового соглашения делается отсылка к внутреннему нормативному акту, разработанному работодателем. Работника в обязательном порядке знакомят с этим актом под расписку удостоверяя этим доведение до его сведения правил премирования. Если внутренний нормативный акт о премировании у работодателя отсутствует, то в трудовом договоре надо сделать запись о возможности начисления премий по решению руководителя, указав, за какие достижения эта премия может выплачиваться, как определяется ее размер и какой является периодичность.
Разработка системы премирования не только обязывает работодателя к выплате премий, но и позволяет обосновать правомерность (ст. 252, 255 НК РФ):
- Осуществления таких выплат (ст. 255).
- Включения их в расходы, уменьшающие базу по прибыли (ст. 252). Причем даже премии явно непроизводственного характера (например, в связи с праздником) можно попытаться увязать с поощрением за труд (постановление ФАС Московского округа от 24.02.2010 № КА-А40/702-10 по делу № А40-58219/09-108-364) и тем самым объяснить включение их в расходы, учитываемые при определении базы по налогу на прибыль (письмо Минфина РФ от 26.02.2010 № 03-03-06/1/92).
Распределяя премию, работодатель должен четко придерживаться правил, установленных им во внутреннем нормативном акте о премировании. Распределение систематической премии завершается изданием приказа руководителя работодателя о ее начислении и выплате. В приказе указывают основание для начисления премии, фамилии получателей и причитающиеся им суммы.
Выплата разовых премий при отсутствии нормативного акта о премировании может быть обоснована письменным приказом руководителя работодателя или решением собственников. В последнем случае оформляется протокол собрания. В отношении размера премиальных выплат, осуществляемых по самостоятельному решению руководителя, собственники организации могут установить ограничение, указав это в уставе юрлица или в трудовом договоре (должностной инструкции) руководителя.
Решение по выплате премии руководителю организации в зависимости от того, что зафиксировано в уставе юрлица, может приниматься:
- самим руководителем с установлением или без установления собственниками ограничения по размеру премии;
- собственниками или органом, указанным в уставе (например, советом директоров).
Об оформлении приказа на премирование подробнее читайте в статьях:
- «Приказ о премировании сотрудников — образец»;
- «Унифицированная форма № Т-11 — скачать бланк и образец»;
Основания для признания премии необоснованной
Необоснованной выплата премии может быть признана, если:
- Отсутствуют документы, содержащие указания:
- на периодичность;
- поводы для начисления;
- порядок распределения;
- расчет размера премий.
Например, трудовые соглашения с отметкой о применяемом порядке начисления премий, локальные нормативные акты, приказы руководителя, решения собственников о премировании, нет необходимых положений в уставе или трудовом договоре (должностной инструкции) руководителя.
- Внутренние нормативные документы, посвященные премированию, у работодателя есть, но в них не раскрыты какие-либо из положений, существенных для возникновения права на премирование или начисления премии.
- Периоды премирования по одному и тому же основанию дублируются. Например, за успешную работу установлены квартальные премии и такая же премия есть по итогам года.
- Не соблюдены те показатели работы работодателя, выполнение которых служит основанием для выплаты премии. В частности, может быть выявлена сделанная с целью достижения нужных показателей необоснованная корректировка данных бухотчетности (например, вместо фактически имеющего место убытка искусственно показана прибыль).
- Премия за счет чистой прибыли начислена при фактическом наличии бухгалтерского убытка.
- Основания для выплаты премии, указанные в приказе о премировании, не соответствуют перечисленным в нормативном акте о премировании.
- Премия начислена лицам, не поименованным в документах, дающих право на начисление такой выплаты.
- В приказе о премировании не отражен период, за который начисляется премия.
- Не соблюдены периодичность или порядок распределения премии, установленные нормативным актом работодателя.
- В приказе о премировании нет перечня сотрудников, которым начислена премия, или сумма, причитающаяся им к выплате, не распределена пофамильно.
- Искажены в сравнении с расчетом, сделанным по правилам, установленным работодателем, суммы премий, причитающихся конкретным лицам.
- Превышено ограничение той суммы, в пределах которой руководитель имеет право принять решение о выплате премии работнику.
Результатом признания премии необоснованной будет исключение ее из состава расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль, и работодателю придется доплачивать этот налог или налог УСН, рассчитываемый от объекта «доходы минус расходы».
См. также: «Расходы на премии: какие в группе риска».
Необоснованно начисленная премия и средний заработок
Выявление факта необоснованного начисления премии не обязывает работника к возвращению суммы этой премии, уже выплаченной ему работодателем (ст. 1109 ГК РФ), и не влечет за собой удержания этой суммы из зарплаты работника (ст. 137 ТК РФ), поскольку его вина в этом обстоятельстве отсутствует. Поэтому премия, даже при признании ее выплаченной необоснованно, остается доходом работника и участвует в расчете его среднего заработка.
Незаконное начисление премий и ответственность за это
К числу незаконных относят премии, которые руководитель работодателя начисляет сам себе, нарушая при этом:
- установленное законодательством требование формирования достоверной бухотчетности путем поощрения искажения ее данных для получения показателей, дающих право на выплату премии;
- условия начисления премии, установленные в отношении него в локальном нормативном акте или отраженные в его трудовом договоре;
- ограничение по размеру премии, определенное для него собственником в части принятия самостоятельного решения о премировании;
- прямой запрет на такое начисление, если возможность принятия решения о премировании самого себя ему не предоставлена.
Не будет незаконной премия, если возможности руководителя по ее начислению ничем не ограничены.
Оформление премии директору имеет ряд нюансов, которые следует учесть, чтобы налоговики не исключили эти суммы из налогооблагаемой базы. Проверьте правильно ли вы оформили премию директору с помощью материала от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Незаконная премия наносит прямой материальный ущерб собственнику, и в этом ущербе явно усматривается вина (умысел) руководителя. Поэтому для него негативные последствия будут иметь место. Например, в отношении руководителя становятся возможными:
- требование возмещения причиненного ущерба (ст. 277 ТК РФ);
- увольнение по инициативе собственника (п. 9 ст. 81 ТК РФ);
- уголовная ответственность, связанная со злоупотреблением доверием (ст. 159 УК РФ) или полномочиями (ст. 201 УК РФ).
Причем несколько видов ответственности могут быть применены одновременно.
Подробнее о ситуациях, в которых становится возможным увольнение руководителя по инициативе собственника, читайте в материале «Ст. 81 ТК РФ: вопросы и ответы».
Итоги
Принимая решение о введении в применяемую систему оплаты труда премирования, работодатель должен детально проработать и документально оформить описание всех процедур, связанных с начислением премии, чтобы исключить возможность признания ее начисленной необоснованно. Особого внимания требуют вопросы начисления премии руководителю работодателя, для которого неправомерная выплата премии самому себе может повлечь ряд негативных последствий вплоть до уголовной ответственности.