Распространенная ошибка при формулировании цели проекта - Oshibku.top - решение и исправление самых разных ошибок

Педагогическое конструкторское бюро

Как ставить цель и формулировать задачи проекта?

Краткий анализ ошибок начинающих проектных групп и практические советы опытных проектировщиков

Вернуться к списку ошибок и советов.

«Препятствия могут остановить только тех, кто не стремится к поставленной цели достаточно сильно».

Рэнди Пауш

Здесь мы проанализируем ошибки, связанные с формулировкой цели проекта и ее разбивку на конкретные задачи

«Оказавшись в тупике, ставьте под сомнение все, кроме способности выбраться из него».

Ошибка 1. Размытая формулировка цели

Часто причиной, по которой поставленная цель проекта остается не реализованной, является ее неконкретность.

Группа использует общие фразы, например, «улучшить экологическую ситуацию в городе».

Основные причины данной ошибки

1. Отсутствие четко сформулированного конкретного результата, на который ориентированы все мероприятия проекта

2. Отсутствие показателей и инструментов измерения результатов проекта

3. Отсутствие четко определенных сроков реализации проекта

Наш совет

Конкретизируйте цель, фиксируя конкретные достижимые результаты и способы из измерения, а также указывая реальные сроки реализации проекта.
Для этого:

Проанализируйте первый вариант формулировки цели проекта, используя приведенные ниже примеры постановки цели: первый — «Проводить веселые перемены для младших школьников», второй — «Проводить по две веселые перемены для младших школьников каждый учебный день».
Сформулируйте цель своего проекта, используя технологию SMART — конкретность, измеримость, достижимость, значимость, определенность по времени.

Хотите, чтобы бумажные карточки «Конструктор проекта» появились
в вашей копилке?

Ошибка 2. Отсутствие письменного варианта цели

Группа считает, что сможет, формулируя цель своего проекта, удерживать ее в голове без всяких записей в любом виде: бумажном или электронном. Но, как правило, такие цели смело можно отнести к разряду мечтаний, потому что трудно двигаться к достижению того, что не видишь, а каждый раз «вспоминаешь» что нужно делать. У зафиксированной цели шансов стать реализованной значительно больше.

Основные причины данной ошибки

1. Отсутствие навыков письменного оформления своих мыслей

2. Стремление быстрее «пройти» этот этап, который кажется группе формальностью

Наш совет:

Обязательно записывайте цели (блокнот, ежедневник, дневник — бумажные и электронные варианты).

Для этого:

1. Помните поговорку «Что написано пером, не вырубить топором»
2. Приступая к работе над формулировкой цели, обязательно используйте карандаш (ручку, фломастер и т.д.)
3. Храните записанную формулировку цели и обращайтесь к ней во время дальнейшей работы над социальным проектом

Ошибка 3. Негативная формулировка цели

При работе над формулировкой цели своего проекта группа основной акцент делает на устранении негативных явлений. И поэтому по инерции использует глаголы с негативным значением — «сократить, ликвидировать, уменьшить, бороться» и т.д.

Основные причины данной ошибки

1. Восприятие замысла проекта только как борьбы с отрицательными явлениями.

2. Следование примерам уже реализованных проектов, где именно в этом залоге сформулирована цель

Наш совет:

Работая над целью, используйте только утвердительные позитивные формулировки
Для этого:

1. Используйте правило «Аффирмация», то есть говорите о том, чего вы хотите, а не о том, чего вы не хотите. Например, правильное начало формулировки цели – «Сделать веселыми перемены …», а не «Бороться с беготней младших школьников …».
2. Не употребляйте слова, обозначающие долженствование — «Нам нужно». Замените «Нам необходимо» на «Мы хотим», «Мы должны» на «Мы сделаем».

Ошибка 4. Формулировка цели в терминах процесса

Формулировка цели содержит только указание на действия, которые планирует предпринять группа в ходе реализации своего проекта

Основные причины данной ошибки

1. Не понимание смысла цели

Для группы проект — это не конечный результат, который достигается в процессе реализации проекта, а сам процесс проведения мероприятий

2. Уже имеющийся опыт формулировки целей

Группа ранее уже описывала цели проектов именно в терминах процесса «улучшить», «поддерживать» и т.д.

Наш совет:

Формулируйте цель в терминах результата, а не процесса: то есть «сделать то-то», а не «лучше работать».
Для этого:

1. Сначала конкретно опишите тот конечный результат, который вы планируете получить по окончании проекта
2. Затем сформулируйте действия вашей группы, которые приведут к достижению этого результата.

Ошибка 5. Задачи не соответствуют цели проекта или не полностью раскрывают ее

Любая цель кажется недостижимой до той поры, пока ее не начинаешь разделять на части. Например, желание помочь педагогам, ветеранам своей школы кажется на первый взгляд неосуществимым. Но если двигаться к поставленной цели небольшими шагами, будет проще ее достигнуть. Можно для начала поставить задачу помочь с покупками одному ветерану в день, потом двум и т.д. И так шаг за шагом вы достигните цели и проект будет успешно реализован.

Но группы часто при формулировке задач, которые должны раскрывать все аспекты достижения цели проекта, забывают об этом и описывают задачи, или не имеющие отношения к проекту, или раскрывающие цель только частично.

Основные причины данной ошибки

1. Отсутствие «правильного» опыта корректной формулировки цели и задач проекта

2. Непонимание соотношения цели и задач проекта, восприятие этих формулировок, как практически не связанных между собой

3. Стремление написать красивые предложения, имеющие отношение к проекту

Наш совет:

Разбивайте цель на конкретные задачи. Это называется «декомпозиция» цели. И проверяйте их соподчиненность.
Для этого:

1. Используйте технологию «Дерево целей», которая позволяет ясно видеть как каждая задача становится частью «корневой системы» цели вашего проекта.
2. Проверяйте каждую цель — какой аспект цели проекта она помогает решать.
3. Если какая-то задача не «работает» на достижение цели, сразу убирайте ее и заменяйте новой.

Ошибка 6. Слишком глобальная цель

Формулируя цель своего проекта, группа не до конца понимает, что вся ответственность за ее реализацию ложится целиком на ее плечи. И поэтому появляются формулировки глобальных целей. Например, «Оказание помощи в культурном развитии молодежи города».

Основные причины данной ошибки

Стремление решить серьезную проблему, искреннее желание помочь максимальному числу людей
Непонимание уровня ответственности в случае неудачи проекта
Наивный расчет на помощь социальных партнеров, которые готовы оказывать посильную заранее согласованную помощь, но не делать всё за саму группу.

Рассчитывайте только на собственные силы. Это основное условие успешности вашего проекта.
Для этого:

1. Потенциал группы

Детально проанализируйте потенциал членов своей группы, и сделайте вывод о том, сколько времени вы готовы вкладывать в свой проект
2. Материальные ресурсы

То же самое сделайте с материальными ресурсами, которые необходимы для реализации вашего проекта в полном объеме.
3. Финансовые ресурсы

Составьте смету проекта, конкретно указав, сколько вам потребуется по каждой статье расходов
4. Источники ресурсов

Определите конкретные источники получения всех материальных и финансовых ресурсов

«Цель и результаты, к которым приведет ее достижение, должны вас привлекать».

Питер Друкер

Вернуться к списку ошибок и советов.

Иоганн Вольфганг фон Гете

Если вы мечтаете о том, что можете сделать — сделайте это.
Питер Друкер

Осуществление наших желаний, во многом зависит от того, как правильно мы ставим цели.
Ли Якокка

Выбирайте цели, которые вас манят, вдохновляют и окрыляют.

С какими трудностями ваша группа столкнулась при формулировке цели проекта? О чем спорили при обсуждении задач? И главное — как вы справились с трудностями на этом этапе?

Что вы конкретно советуете тем, кто только планирует заниматься разработкой своего первого проекта. Как правильно сформулировать цели и разбить ее на конкретные задачи?

Наша команда

Педагогическое конструкторское бюро

Прутченкова Светлана Александровна

Руководитель
Педагогического конструкторского бюро
Прутченков Александр Сергеевич

Главный научный сотрудник
Педагогического конструкторского бюро
Павлова Анна Алексеевна

Event-менеджер, преподаватель Педагогического конструкторского бюро

Вернуться к списку ошибок и советов.

Источник

«Вижу цель — не вижу препятствий» — эта фраза очень хорошо описывает работу проектного менеджера. Вам нужно помочь клиенту решить его бизнес-потребность. Для этого вы ставите цель, планируете и идете к успеху. Звучит красиво, но на практике не все так радужно. Причина в том, что PM-ы часто неверно определяют цели проекта или вовсе о них забывают. В статье рассмотрим, как определять и планировать цели, и разберем частые ошибки менеджеров в проработке Project Objectives.

Почему важно правильно определять цели проекта

PM постоянно работает со скоупами продукта и проекта:

Product Scope определяет, что вы должны разработать и какой результат предоставить заказчику.
Project Scope ориентирован на работы.

Это «зачем» по сути и есть цели проекта или Project Objectives, которые в итоге должны сложиться воедино, чтобы помочь бизнесу достичь основную бизнес-цель.

В целом картинка выглядит логично и реалистично: сначала вы определяете, что, как и зачем разрабатывать, а дальше — распределяете ресурсы и двигаетесь по плану работ. На практике же цели проекта часто остаются «за кадром». Вспомните документ, который вы как PM пишете первым делом в начале проекта — устав. В нем есть блок под названием «Цели проекта». Многие менеджеры заполняют его на свое усмотрение, иногда забывая о самой сути этого пункта, что часто приводит к ошибочному построению дальнейших процессов. Поэтому так важно понимать, что такое проект и для чего он нужен.

Варианты трактовки понятия проекта и его целей из открытых источников:

Field & Keller (1998) описывает проект как «организованную работу по достижению заранее определенной цели или задачи».
Британский институт стандартов (2000) характеризует проект как «предприятие, задуманное для достижения цели».
PMI (2008): «Конец проекта настает, когда цели проекта достигнуты, или когда он прекращен, потому что его цели не могут быть достигнуты».

Иногда в медиапространстве также используют концепцию целей для определения процесса проджект менеджмента. Например, по мнению Pinto & Kharbanda (1995), «руководство проекта управляет процессами и людьми в достижении целей проекта». Если возьмем трактовку Kerzner (2003), то Project Management — это управление «ресурсами для относительно краткосрочной цели». Morris (1988) же пишет «управление проектом учит, что для достижения желаемой цели проекта необходимо пройти определенный процесс».

Вы как проектный менеджер должны четко понимать разницу между целями и процессами. Например, прочтение данной статьи — это действие, которое вы совершаете для получения новых знаний, но это промежуточный результат. Ваша цель — повышение собственного уровня экспертности. Вот такая логическая цепочка присутствует в каждом проекте: определение цели ➡️ процесс ➡️ влияние, результат ➡️ достижение цели ➡️ тот, кто хочет это все получить.

Вы должны понимать, что не получится экспертно контролировать все движения в проекте, пока четко не определите цели, ради которых это делается. Goals обусловливают дальнейшую разработку функциональности, приоритезацию, ЦА, монетизацию продукта. От того, насколько вы и ваша команда понимаете цели, зависит скорость и правильность реализации проекта.

Если говорить глобально, любой продукт создают, чтобы изменить мир либо состояние окружения/процесса/услуги. Ваша задача — понять, зачем вы делаете проект, и как он встроится в бизнес клиента и глобальную систему. Как только вы это поймете, можете переходить к планированию и дальнейшей проработке целей. Это поможет вам составить правильные требования, которые описывают, каким должен быть в итоге проект, что он должен делать, или какому качеству должен соответствовать.

Планирование целей в Agile

В старых бизнес-книгах часто можно прочесть, что долгосрочное планирование — это про 10, 25, 50 лет. Особенно, когда речь идет про энтерпрайз. В IT-сфере разрабатывать инициативы на десятилетия вперед в мире быстрых технологий рискованно. То, что актуально на сегодня или завтра, уже послезавтра может быть устаревшим или вовсе забытым.

Одна из причин, почему компании, большая часть поставок у которых связана с разработкой, хотят становиться гибкими и выбирают Agile для IT-проектов — возможность устанавливать и планировать промежуточные цели, которые формулируются в том числе с помощью Impact Mapping. По достижению каждой из них вы проводите определенный кросс-чек, пересматривая выполнение и актуальность OKR-ов. Если все «зачекано», значит проект можно считать сделанным, если что-то не так — легко внести коррективы.

Учитывая, что в Agile Goals выстраиваются сверху вниз, весь процесс прохождения цепочки промежуточных целей нагляден и удобен:

Вверху находится главная цель — инициатива условно на год.
Дальше идет что-то, что вас приведет к ней. Темы, если речь про требования, или OKR-ы, если говорим о способе формирования цели.
Ниже находятся фичи, которые законтрибьютят в OKR-ы.
После идут какие-то User Stories, которые добавят в фичи. Здесь как раз смотрим на Sprint Review.
В самом низу tasks, которые затем «вложат» в User Stories.

Такой подход позволяет уже на старте проекта достаточно четко спланировать весь путь к главной цели проекта и понять, где есть слабое звено.

Пример планирования

На картинке О — это Objectives, KR — Key Results. В данном примере нас интересуют именно цели. Они амбициозны, но при этом оставляют место для маневра и числительно подкреплены конкретными показателями. Также мы наглядно видим, где возможна определенная гибкость в работе. Например, если рассмотреть OKR самой компании, видим план по выполнению продаж от 0 и выше — то есть понимаем, что есть главным, а что следующим по порядку.

Система работы с целями OKR эффективна, если вы:

разрабатываете большой продукт;
не вдохновляетесь целями типа Smart;
сотрудничаете со специалистами, которые производят что-то неисчислимое;
ставите Goals, которые должны мотивировать.

Вы всегда должны учитывать зависимость бизнеса от проекта и наоборот, и ставить цели с учетом бизнес-потребностей. В этом случае работа вашей команды позволит заказчику получить конечную выгоду, ради которой он и затевал все.

Помните, что при разработке проектов всегда исходят из того, что через какой-то процесс команда должна прийти к практическим результатам. Например, у вас есть идея, как сделать так, чтобы у уличных котов всегда была еда. Это не потребности вашего бизнеса, но при этом вы владеете или управляете магазином кошачьего корма, и у вас огромное желание помочь животным. По предварительным расчетам вы понимаете, что цель в итоге может привести к репутационным и финансовым выгодам. Вам остается объединить все это в стройную систему и понять, что вы должны разработать и для чего. Главное, не допускать частых ошибок PM-ов во время определения целей проекта.

Основные ошибки при постановке целей

Определение цели — это очень важный шаг к созданию фундамента будущего проекта. Ошибка на этом этапе может привести не только к срывам сроков, но и к полному провалу, когда клиент всерьез запрашивает компенсацию.

Подмена целей процессом

Например, вы учитесь на курсе PM Hard Skills. Можно определить вашу цель как «Успешное прохождение курса», но зачем? Что вам дадут прослушанные вебинары, выполненные домашние задания и полученный сертификат? Или, например, вы разрабатываете программное обеспечение для бухгалтеров. Можно сказать, что завершение этого процесса — цель вашего проекта, но снова непонятно, для чего все делаете? Если Goals не отвечают на вопрос «Зачем?», ищите другие.

Подмена целей миссией

Часто менеджеры проектов мыслят очень глобально. Например, хотят спасти планету от экологической катастрофы или накормить всех котиков в мире. Это миссия, но не цель проекта. Чтобы спасти кого-то, нужно разработать или улучшить что-то: ПО, процесс, услугу. Уход же к глобальным вещам мешает команде фокусироваться на конкретных действиях, а также непонятно, как менеджер будет контролировать процесс и измерять результат.

Подмена целей финансовыми показателями

Большинство бизнесов, кроме редких исключений, создают продукты для получения прибыли, но «заработать 1 миллион долларов» — это не цель проекта. Этот запрос не отвечает на вопросы «Как это сделать? Как вы в качестве PM-а будете производить контроль?» Цель проекта — это то, что вы как Project Manager отслеживаете каждый день, что можете просчитать и на что повлиять. Единственное исключение, когда «заработать 1 миллион долларов» будет целью проекта, — если вы сможете непосредственно этот процесс отслеживать и контролировать.

Невозможность измерения

Нельзя управлять тем, что нельзя измерить.

Если ставите цели, вы должны четко понимать, как узнать о ее достижении. Пример из практики: у одной логистической компании проблема в приоритезации файлов, которые обрабатывают менеджеры. IT-команда предложила разработать специальное ПО, которое бы отслеживало и правильно распределяло документы по уровню важности с учетом будущей интеграции в CRM. Вроде все понятно, но как оценить, «пощупать» результат? Прошлая цель не позволяла это сделать, и тогда была сформулирована новая — через три месяца после внедрения ПО увидеть, что больше 90% файлов обрабатываются в нужном приоритете.

В этом примере есть все нужное для определения Project Objectives:

что делаем — разрабатываем и внедряем ПО;
зачем — для оптимизации процесса работы;
как именно измеряем — через три месяца менеджеры обрабатывают больше 90% файлов.

Итог

Правильно определенные и спланированные цели проекта — это одна из важных составляющих будущего успеха. Старайтесь не путать их с процессом или миссией и помните, что «просто заработать деньги» нельзя назвать Project Objectives. Отслеживание, контроль, возможность влияния и направленность на решение проблемы клиенты — вот составляющие правильной цели любого проекта.

Источник

lines

Прежде всего

lines

Как подать заявку на поддержку проекта

lines

Как правильно заполнить заявку

lines

Как отправить заполненную заявку

lines

Какие документы приложить к заявке

lines

Статусы заявки и обратная связь

lines

Содержание статьи

Структура
раздела

Предыдущая статья

Следующая статья

Фонд может учреждать специальные (внеплановые) конкурсы. Методические рекомендации для таких конкурсов могут содержать отличия или уточнения по сравнению с приведенной в этой статье информацией.

Внимательно изучайте методические рекомендации к каждому конкурсу. Актуальный документ с методическими рекомендациями для текущего конкурса прикреплен в конце этой статьи.

Поле «1. Грантовое направление, которому преимущественно соответствует планируемая деятельность по проекту»

Почему важно подать заявку по своему грантовому направлению? Вашу заявку будут оценивать эксперты с опытом именно в этом грантовом направлении. Для объективной и корректной экспертной оценки вашего проекта важно, чтобы заявка попала именно к тем экспертам, которые компетентны в этой области.

Если вы подаете заявку на основе долгосрочного проекта, приготовьтесь четко обосновать выбранные сроки.

Убедите экспертов, что проект необходимо реализовать в более длительный промежуток времени, и объясните, почему целей проекта невозможно достичь в стандартный срок.

Фонд ожидает от долгосрочных проектов заметных системных изменений в определенной социальной сфере и в жизни целевой группы. Если вы не уверены, что проект сможет создать изменения такого масштаба, возможно, стоит сократить сроки реализации проекта и создать более локальные изменения за более короткий период.

Если вы подаете на конкурс долгосрочный проект:

Убедитесь, что проект попадает в одно из двух грантовых направлений: «Поддержка проектов в области науки, образования, просвещения» или «Развитие институтов гражданского общества».
Во время разработки проекта закладывайте ровно столько времени, сколько вам действительно необходимо для достижения проектных целей. Искусственно растягивать или сжимать проект по времени не нужно.
Убедитесь, что подаете на конкурс продуманный проект, а не общее описание текущей деятельности организации.

Поле «1.1 Тематика грантового направления, которому преимущественно соответствует планируемая деятельность по проекту»

Тематика — это уточнение сферы деятельности по проекту в рамках грантового направления. Важно выбрать наиболее подходящую тематику, чтобы ваша заявка оказалась у экспертов с опытом в конкретной сфере и они бы смогли оценить ваш проект по достоинству.

Поле «2. Название проекта, на реализацию которого запрашивается грант»

Проверьте, насколько грамотно оформлено название вашего проекта.

Название не начинается с кавычек, начинается с заглавной буквы, без точки в конце.
Из названия проекта понятна его суть.
В название не входит описание проекта. Название должно быть емкое и краткое: длинные формулировки трудно воспринимать. Максимальная длина названия — 500 символов вместе с пробелами, при этом фонд рекомендует делать названия проектов как можно более короткими.
В названии нет грамматических ошибок и опечаток. После регистрации заявки название проекта будет невозможно изменить, оно автоматически появится на сайте фонда и, вполне возможно, в социальных сетях и СМИ.

Поле «3. Краткое описание проекта (деятельности в рамках проекта)»

В этом поле ответьте на вопрос: что будет происходить?

Коротко опишите целевую группу проекта и укажите территорию реализации. Постарайтесь уместить это описание в одно-два предложения.
Обозначьте проблему целевой группы, на решение которой направлен проект. Напишите одно-два предложения.
Опишите, какие конкретные шаги вы сделаете для решения проблемы: перечислите мероприятия проекта в виде списка, по пунктам. Так читающим экспертам сразу будет понятно, из чего состоит ваш проект.
Укажите, к каким результатам эти мероприятия приведут: опишите конкретные положительные изменения, которые произойдут с целевой группой в результате реализации проекта. Напишите одно-два предложения.

Пишите своими словами. Избегайте сложных, тяжелых формулировок; представьте, что рассказываете о проекте коллеге или другу. Помните, что в этом поле вам нужно указать только краткое описание проекта, его суть, детали описывать не нужно.

Проверьте текст на грамматические и орфографические ошибки. Краткое описание проекта будет публичным: оно появится на сайте фонда, и, вполне возможно, в социальных сетях и в СМИ.

Не переживайте, если вам не хватит символов: развернутое описание проекта можно будет загрузить в виде файла в формате .pdf в поле «3.1 Полное описание проекта, презентация проекта».

Поле «3.1. Полное описание проекта, презентация проекта»

Если хотите, загрузите в это поле дополнительную, новую информацию о проекте, которая не поместилась в поле «Описание проблемы целевой группы, обоснование социальной значимости проекта». Прикрепите презентацию проекта в формате PDF.

Это необязательно, но поможет экспертам лучше понять проект, особенно если он претендует на уникальность и содержит новые решения или методики. Фонд рекомендует включить презентацию в заявку с запрашиваемой суммой гранта свыше десяти миллионов рублей.

Не стоит дублировать в презентации все то, что вы уже указали в заявке. Презентация помогает представить основную идею проекта визуально, дать экспертам новую информацию о проекте и подчеркнуть наиболее значимые моменты.

Если при подготовке заявки проект находится на этапе реализации, загрузите в это поле уже разработанные документы и материалы.

Поле «3.2. Видео о проекте»

Если вы хотите дать экспертам более широкое представление о проекте, добавьте в это поле не более трех ссылок на видеоролики об актуальности проекта.

Это может быть видеообращение руководителя или команды проекта, история о территории или о целевой группе, которая бы наглядно демонстрировала наличие проблемы. Это может также быть видеовизитка, реклама, анонс, учебный фильм, информационный сюжет. Ролик должен быть размещен в открытом доступе.

Фонд рекомендует включить видеоролик в заявку с запрашиваемой суммой гранта свыше десяти миллионов рублей.

Поле «3.3. Теги (ключевые слова, характеризующие деятельность по проекту»

Из вариантов, предложенных в этом разделе, выберите одну или несколько фраз, которые имеют отношение к вашему проекту. При отсутствии подходящих вариантов выберите «Другое».

Заполнять это поле не обязательно, но эта дополнительная информация поможет фонду и экспертам в работе с вашей заявкой.

Поле «4. География проекта»

В этом поле укажите территорию реализации проекта.

География должна быть реалистичной. Перечислите только те населенные пункты и территории, где непосредственно будете проводить мероприятия проекта, и при необходимости те территории, где находятся представители целевых групп, с которыми вы планируете взаимодействовать в рамках мероприятий проекта.

Это могут быть только один или несколько конкретных муниципалитетов, один или несколько отдельных регионов, один или несколько федеральных округов либо сразу вся страна.

Обозначьте географию проекта максимально конкретно. Например, если мероприятия календарного плана запланированы в двух поселках Ленинградской области, указывайте не всю область, а именно эти поселки.
Подтвердите, что выявленная проблема целевой группы существует и актуальна на каждой из выбранных территорий. Например, если вы планируете реализацию проекта в Москве, Санкт-Петербурге и Казани, то в разделе «Описание проблемы целевой группы, обоснование актуальности и социальной значимости проекта» должна быть информация, подтверждающая тот факт, что целевая группа вашего проекта сталкивается с выявленной проблемой в каждом из этих городов: результаты исследований, официальная статистика.
Убедитесь, что выбранная территория совпадает с уставом организации. Если вы планируете взаимодействовать с регионами или муниципальными образованиями, которые выходят за рамки территории деятельности организации по уставу, приложите к заявке письма поддержки, которые бы подтвердили ваши договоренности.
Отразите географию проекта в календарном плане. Например, если заявленный охват проекта — вся Россия, это предполагает, что мероприятия проекта пройдут во всех регионах страны. Если при этом хотя бы один из 85 регионов не отражен в вашем календарном плане, то в поле «4. География проекта» вместо всей России укажите исключительно те территории, на которых будете проводить мероприятия. Размещение аудио- и видеоматериалов на ТВ и в Интернете не считается мероприятием, которое вы проводите на территории всей страны.
Отразите географию проекта в бюджете проекта. Например, если вы запланировали мероприятия в других регионах и городах, убедитесь, что расходы на них также отражены в бюджете.
Укажите непосредственное место проведения мероприятий, а не общий охват по аудитории. Например, если мероприятия проходят в Казани, но туда приедут участники со всей страны, в первую очередь укажите Казань, а дальше уточните, что в мероприятиях примут участие люди из конкретных регионов.

Поле «5. Дата начала реализации проекта»

Срок реализации проекта определяется календарным планом и отображается в полях 5 и 6 автоматически. Скорректировать срок вы можете в разделе заявки «Календарный план». Для этого измените даты начала и окончания реализации проекта в соответствующих полях раздела.

Срок реализации стандартного проекта не должен превышать 18 месяцев. Мероприятия в календарном плане не должны выходить за рамки проекта.

Срок реализации долгосрочного проекта не должен превышать 36 месяцев и при этом обязательно должен быть более 18 месяцев.

Поле «6. Дата окончания реализации проекта»

Поле «7. Целевые группы проекта»

Укажите одну или несколько целевых групп проекта — людей, на работу с которыми направлен проект.

Формулируйте каждую целевую группу максимально конкретно. Например, если вы собираетесь работать с детьми из малообеспеченных семей, будет недостаточно обозначить целевую группу общей категорией «Дети»: в нее входит слишком много разных детей и проблемы у детей из обеспеченных семей и малообеспеченных семей будут разными.

Как правило, основная целевая группа в проекте одна. Она может включать в себя людей разных полов, возрастов и социальных категорий, но их всех должна объединять одна общая проблема. Для описания целевой группы проекта используйте собственную формулировку. Опишите с помощью нее то общее, что объединяет разные категории людей.

Указывайте только те группы, с которыми действительно будете работать. Во время оценки заявок эксперты проверяют, для всех ли целевых групп обоснованы проблемы, обозначены цели, запланированы мероприятия в календарном плане и указаны ожидаемые результаты от реализации проекта. Прописывайте эти блоки для каждой целевой группы, чтобы спроектировать более целостный проект и написать по нему более сильную заявку.

Типичные ошибки в выборе целевых групп:

Указаны несколько целевых групп, не объединенных одной проблемой.

Например, вы решили на всякий случай указать всех, чтобы эксперты увидели, как важен ваш проект, что он полезен и детям, и матерям-одиночкам, и пенсионерам.

Целевая группа размыта или слишком широка.

Например, вы указали людей с ОВЗ в качестве целевой группы. При этом люди с ОВЗ бывают разные: инвалиды по слуху, по зрению, маломобильные — и подход к ним тоже потребуется разный.

Указаны несколько целевых групп, при этом в рамках проекта вы будете работать только с одной. Остальные целевые группы станут благополучателями проекта — теми, на кого он тоже окажет влияние.

Например, от того, что дети научатся играть в дворовые игры, выиграют и родители. При этом весь проект мы в первую очередь посвящаем решению проблем детей. Родители, во-первых, станут благополучателями проекта, во-вторых, внесут собственный вклад в достижение цели проекта, когда прослушают образовательные семинары и станут поддерживать и поощрять дворовые активности детей.

Изучите типичные ошибки заявителей перед тем, как заполнить это поле. В открытом видеокурсе Фонда президентских грантов мы подробно разбираем, как ошибки в заявке влияют на оценку проекта по критериям.

Поле «8. Описание проблемы целевой группы, обоснование социальной значимости проекта»

Чтобы правильно заполнить это поле, постарайтесь точно и емко ответить на следующие вопросы.

1. Каких людей касается проблема?

Вначале коротко опишите целевую группу проекта: ее состав и количество ее представителей на конкретной территории реализации проекта.

В этом поле напишите о целевых группах кратко: раскрыть описание каждой целевой группы вы сможете в поле «7. Целевые группы проекта».

2. В чем заключается проблема?

Социальная проблема — это всегда отсутствие или недостаток чего-либо, неудовлетворительное состояние жизни целевой группы. Чтобы сформулировать проблему, опишите, что сейчас не устраивает конкретную целевую группу и каковы причины существования этой проблемы.

Если в рамках проекта вы работаете с несколькими целевыми группами, то в заявке либо покажите, что у этих групп есть общая проблема, либо укажите для каждой целевой группы отдельную проблему.

Сформулируйте проблему максимально четко и конкретно. Например, недостаточно написать «проект решает проблему образования»: из такой формулировки непонятно, что именно не так у целевой группы. Более конкретная и понятная формулировка: «Проблема, на решение которой направлен проект, заключается в том, что у старшеклассников в городе Сарапуле нет возможности получать дополнительное техническое образование».

3. Актуальна ли проблема для выбранной целевой группы на выбранной территории реализации проекта?

Убедитесь, что проблема волнует не только вас: в первую очередь ее должна осознавать и признавать целевая группа.

Приведите результаты собственных исследований целевой группы (наблюдения, опросы, интервью), а также результаты сторонних исследований со ссылками на источники.

Укажите конкретные цитаты из СМИ, выдержки из официальной статистики, сведения от органов власти, которые касаются выбранной целевой группы на выбранной территории. Обязательно сопроводите информацию ссылками на источники.

Узнайте, как представители целевой группы решают проблему самостоятельно. Предпринимают ли они собственные инициативы? Насколько охотно откликаются на инициативы других? Важно понять уровень вовлечения целевой группы в процесс решения проблемы, чтобы сделать верный вывод об ее актуальности.

4. Каковы причины существования проблемы?

Чтобы смягчить или решить социальную проблему, нужно понять причины ее существования.

Возможно, в процессе выявления причин вы обнаружите, что проблема, которую нашли, на самом деле — следствие другой, более глубокой проблемы, на решение которой и нужно направить свои силы.

Например, вы обнаружили, что в вашей районной детской больнице большое количество детей, от которых отказались родители. За ними осуществляется медицинский уход, но этого оказывается недостаточно для их полноценного развития.

Если вы поразмыслите глубже, то, возможно, придете к тому, что оказание прямой материальной помощи этим детям или больнице — лишь краткосрочное решение проблемы. В долгосрочной перспективе ее смогут решить работа с семьями, находящимися в кризисных ситуациях, профилактика отказов в роддомах.

Важно не только увидеть, в чем проявляется проблема, но и понять, почему она появилась. Если вы не поймете причин, которые приводят к проблеме, вы не сможете предложить эффективного способа ее решения.

Кроме того, логика социального проектирования предполагает, что причины существования проблемы напрямую связаны с задачами проекта. Устранение каждой из причин существования проблемы — это задачи проекта. Не забудьте указать по одной задаче на каждую причину существования проблемы в поле «11. Задачи проекта».

Отсутствие денежных ресурсов, оборудования или объекта недвижимости у организации либо неэффективные, на ваш взгляд, действия органов власти могут быть не единственными причинами существования проблемы. Смотрите глубже.

5. Как именно вы хотите изменить существующую проблемную ситуацию?

Опишите, что вы собираетесь сделать в рамках реализации проекта. Укажите, какие конкретные улучшения наступят для целевой группы благодаря реализованным мероприятиям проекта. Поясните, какой должна быть ситуация в вашем понимании, ответьте на вопрос: а как должно быть?

6. Кто еще занимается решением этой проблемы на выбранной территории?

Коротко перечислите, какие организации вовлечены в решение проблемы, сколько человек они охватили и каких результатов достигли. Используйте результаты опросов и приводите численные показатели.

В случае если ваша организация уже реализовывала социальные проекты для решения заявленной проблемы, покажите ваши результаты. Опишите, какой позитивный сдвиг произошел в жизни представителей целевой группы, а чего все еще не хватает и почему нужно продолжать заниматься этой проблемой.

В случае если вы получали грант на реализацию проекта по этой теме, укажите, каких результатов в решении проблемы вы уже достигли и почему этого оказалось недостаточно и вы снова обратились за помощью.

Например, вы создали мобильную службу помощи людям, оказавшимся на улице. У вас есть выездная бригада, которая два раза в неделю ездит по местам ночевки бездомных и оказывает первую помощь на месте.

Оказалось, что этого недостаточно, и теперь вы хотите создать стационар. Приведите результаты проделанной работы и покажите свой опыт в решении проблемы. Расскажите, почему создание стационара — следующий логичный шаг.

К примеру, если появится такой стационар, вы сможете более качественно помогать целевой группе: не просто оказывать скорую медицинскую помощь, а предоставлять полноценное лечение.

7. Каковы возможные последствия развития проблемы?

Чтобы ответить на этот вопрос, подумайте: что будет, если проблему не решать? Ухудшится ли состояние целевой группы или останется таким же, как сейчас? Чем это плохо? Если вы поняли, что последствия не критические, почему все-таки хотите заниматься выявленной проблемой? Ответы на эти вопросы помогут вам понять, насколько серьезные изменения для целевой группы возможны в результате реализации вашего проекта и насколько высока его социальная значимость.

Типичные ошибки в постановке проблемы целевой группы

Проблема не имеет отношения к выбранной целевой группе.

Например, целевая группа обозначена как молодые учителя со стажем работы до 2,5 лет, а проблема — как недостаток квалифицированных кадров. Кажется, проблема не у молодых учителей, а у администраций школ.

Указаны несколько проблем целевой группы вместо одной либо есть общее описание проблемной ситуации, но в чем конкретно проблема, эксперту приходится догадываться самостоятельно, после того как он изучит календарный план.

Например, проблема обозначена так: в ряде случаев человек с инвалидностью замыкается в себе, теряет интерес к активной деятельности и здоровому образу жизни, с пессимизмом относится к своему будущему (проблема №1), а технические средства реабилитации, которые выдает и оплачивает государство, зачастую не используют или используют не в полном объеме (проблема №2). Человек не получает информационной поддержки для обеспечения непрерывной реабилитации (проблема №3).

Проблема поставлена очень широко, но относится к небольшому количеству представителей целевой группы.

Например, проблема обозначена так: российская экономика ухудшается, поскольку молодежь не испытывает чувства патриотизма и уезжает за границу; мы проведем встречи школьников с ветеранами и заодно решим демографическую проблему и проблему связи поколений.

А на самом деле выясняется, что проблема в другом: дети в младшей школе конкретного села не интересуются историей родного края по причине того, что никто им об этом не рассказывает.

После прочтения хочется задать вопрос: «И что?». Непонятно, что указанная проблема — это действительно проблема.

Например, появляется такая формулировка проблемы: в городе нет секции бокса для пенсионеров. Возникает вопрос: а в чем именно состоит проблема? Неужели все пенсионеры должны быть боксерами?

Проблема сформулирована нечетко, общими словами, заумными фразами, из которых непонятно, в чем конкретно состоит проблема у выбранной целевой группы.

Система заполнения заявки дает возможность добавить в это поле текст объемом 5000 символов вместе с пробелами. Если вам не хватило символов, чтобы заполнить это поле, прикрепите отдельный документ в поле «3.1 Полное описание проекта, презентация проекта».

Поле «8.1 Материалы, подтверждающие наличие проблемы»

Это поле заполнять не обязательно. При необходимости загрузите в него документы, которые подтверждают наличие проблемы и иллюстрируют проведенные исследования, а также — запросы от благополучателей на проведение проекта и т.д. В этом поле вы также можете предоставить результаты сторонних исследований, подтверждающих проблему: статистические данные, переданные органами власти, результаты исследований и практический опыт работы других организаций, которые работают над решением схожих социальных проблем, что и вы.

Прикрепите в этом поле не более 5 файлов до 10 Мб каждый. Специальных требований к формату нет, возможно подгрузить файлы с расширениями .pdf, .doc, .docx, .ppt, .pptx, .xlsx.

Поле «9. Цель проекта»

В этом поле укажите цель вашего проекта: каким будет ваше решение проблемы целевой группы. Придерживайтесь следующих принципов.

Цель проекта — это решение выявленной проблемы, и точность формулировки цели во многом зависит от того, насколько точно и конкретно вы определили проблему.

Чтобы определить цель проекта, сравните два состояния целевой группы: «есть сейчас» — негативное состояние, которое вы хотите изменить,— и «должно быть» — позитивное состояние, к которому вы хотите привести целевую группу с помощью реализации своего социального проекта.

Например, вы выявили такую проблему: «Старшеклассники города Сарапула хотят учиться робототехнике, чтобы поступать в вузы на технические специальности, но у них нет возможности такого обучения».

Тогда целью проекта станет: «Организовать дополнительное обучение робототехнике с уклоном на подготовку старшеклассников города Сарапула к поступлению на технические специальности в вузы».

Предпочтительно, чтобы у проекта была одна цель, направленная на решение одной проблемы конкретной целевой группы.

Бывает так, что в процессе решения одной проблемы вы помогаете разрешить другую и эффект от реализации вашего проекта охватывает разные сферы жизни. Это не означает, что в заявке нужно описывать все проблемы, которые охватит деятельность в рамках проекта, и ставить несколько целей.

Например, проблематика вашего проекта — социальная изоляция детей-сирот в одном из городских интернатов. Целью проекта будет социальная адаптация детей-сирот, и в рамках проекта вы будете возить детей на экскурсии по историческим местам.

Здесь возникает соблазн поставить вторую цель проекта: приобщение детей к культуре родного края. Этого делать не нужно, поскольку это скорее дополнительный эффект от деятельности в рамках вашего проекта и он напрямую не связан с его основной проблематикой.

Чем более узко вы определите проблематику проекта, чем точнее поставите его цель, тем логичнее будет ваш проект — а значит, тем легче вам будет его разработать.

Если у вашего проекта все же стоят несколько целей, укажите каждую в отдельном поле.

Избегайте общих фраз и будьте максимально конкретны. При постановке цели помните о том, что она должна отвечать пяти критериям.

Достижимость. Убедитесь, что цель в принципе возможно достичь. Пускай цель вашего проекта нельзя будет назвать глобальной и вы не будете стремиться установить мир во всем мире, зато улучшите жизнь небольшой конкретной группы людей, если достигнете этой цели.
Конкретность. Установите четкую связь между целью и проблемой, которую она решает. Например, если выявленная проблема заключается в том, что дети 7-10 лет испытывают сложности в общении со сверстниками вне школы, то цель проекта — создать условия для того, чтобы дети 7-10 лет научились общаться со своими сверстниками и заводить новых друзей вне школы с помощью дворовых игр. Такая цель четко направлена на устранение заявленной проблемы, поэтому она конкретна.
Измеримость. Установите количественные и качественные показатели успешности проекта. Продумайте, какие показатели помогут вам понять, что вы достигли цели проекта. Укажите количество представителей целевой группы и опишите, какие конкретные изменения у них произошли. Соответствующие показатели укажите в поле «10 «Ожидаемые результаты проекта».
Реалистичность. Убедитесь, что цель возможно достичь вашими ресурсами, с учетом собственных средств и средств партнеров, а также запрашиваемой суммы гранта. Достигнете ли вы цели, если все эти ресурсы окажутся в вашем распоряжении? Представьте примерный объем работы по проекту и попробуйте оценить, есть ли у вас материальные и человеческие ресурсы, чтобы реализовать проект.
Ограниченность во времени. Проверьте, сможете ли вы достичь этой цели за указанный срок.

Типичные ошибки при постановке цели проекта

Цель более узкая, чем проблема, или решает только одну из причин проблемы.

Например, выявленная проблема состоит в том, что люди, передвигающиеся на инвалидных колясках, не могут устроиться на работу, а цель проекта — научить этих людей шить игрушки.

Цель более широкая, чем проблема.

Например, выявленная проблема заключается в том, что у жителей района нет возможности заниматься зимними видами спорта, а цель проекта — приобщить людей к здоровому образу жизни.

Цель не соответствует проблеме.

Например, есть проблема: у школьников отсутствует возможность получить бесплатное дополнительное гуманитарное образование, а цель — повышение уровня знаний школьников по истории родного края.

Поле «10. Ожидаемые результаты проекта»

В поле «Количественные результаты» графе «Наименование показателя» необходимо определить группы людей в связке с ожидаемыми положительными изменениями для них по итогам реализации проекта, и указать их планируемое количество в графе «Значение». Например, «Учащиеся 10-11 классов школ района, определившиеся с выбором профессии», «Дети города N с ограниченными возможностями здоровья по зрению, воспользовавшиеся оцифрованными материалами по краеведению».

Важно проследить, чтобы общее количество людей, указанных в данном разделе, соответствовало суммарному количеству людей, указанных в поле «Ожидаемые результаты» раздела «Календарный план».

В поле «Качественные результаты и способы их измерения» важно конкретно ответить на вопрос «Что и как изменится у каждой из целевых групп после реализации мероприятий проекта?», а также продумать и описать способы измерения этих изменений и проверки самого факта их достижения.

Поле «11. Задачи проекта»

В этом поле опишите задачи, которые помогут вам достигнуть цели проекта. Каждую задачу указывайте в отдельном поле — все задачи автоматически появятся в разделе заявки «Календарный план».

Задача — это составляющая цели, которая решает конкретную причину существования выявленной проблемы.

Например, есть проблема: дети 7-10 лет, которые живут в нашем поселке, хотят играть на улице с друзьями, но не имеют такой возможности, потому что утрачена традиция дворовых игр.

Ставим цель: создать условия для того, чтобы дети снова играли во дворе. Отвечаем на вопросы. Почему возник этот разрыв между проблемой и целью? Что мешает нам достичь желаемого результата? Из-за чего ситуация такая, какая она есть?

Находим причины возникновения проблемы. Решением каждой из этих причин будет конкретная задача.

Причины возникновения проблемы:

Современные дети не знают дворовых игр и не умеют в них играть.
Нет тех, кто может научить дворовым играм: сегодняшние старшие тоже не играли во дворе.
Во дворах не организованы игры для детей, а сами они этого сделать не могут.

Решением каждой из этих трех причин будет конкретная задача:

Причина: «Современные дети не знают дворовых игр и не умеют в них играть» —> Задача: «Научить детей 7-10 лет играть в различные игры во дворе».
Причина: «Нет тех, кто может научить дворовым играм» —> Задача: «Подготовить команду волонтеров, которые могут организовать игры детей 7-10 лет во дворах».
Причина: «Во дворах не организованы игры для детей» —> Задача: «Организовать регулярные игры во дворах с детьми 7-10 лет силами подготовленных волонтеров».

Есть большая разница между задачами и мероприятиями.

Задача — это общая формулировка того, что должно быть сделано, направление движения. Когда вы формулируете задачу, вы определяете, какие препятствия между проблемой и целью необходимо преодолеть.

Мероприятия — это конкретные шаги, действия, которые происходят в определенное время в определенном месте и имеют конкретный результат.

Задача всегда шире, чем мероприятие, потому что для решения задачи нужен комплекс мероприятий. Например, если мы проведем серию лекций для волонтеров, будет ли это означать, что задача подготовки волонтеров для игры с детьми решена? Не будет. Чтобы выполнить эту задачу, нам необходимо провести комплекс мероприятий, включая поиск и отбор волонтеров, их обучение и проверку результатов в формате экзамена, а также отработку пробного занятия с детьми на практике.

При этом важно вовремя перестать дробить действия на мелкие составляющие и отделить мероприятия от подготовительной работы. Например, «проведение обучающих занятий по дворовым играм» — это одно мероприятие, несмотря на то что и занятий несколько, и готовиться к ним нужно. Соотнесите мероприятия с проблемой и постарайтесь ответить на вопрос: связано ли конкретно это мероприятие с решением проблемы, способствует ли оно непосредственно достижению цели?

Поле «12. Партнеры проекта»

Перечислите названия организаций, имена и должности лиц, готовых оказать поддержку в реализации вашего проекта.

Подтвердите эту готовность письмами поддержки от каждого из перечисленных партнеров. Документы в формате .pdf загрузите в свободное поле для загрузки файлов.

Письма поддержки должны быть конкретными. Если речь идет о подтверждении партнерского вклада в проект, то в письме должно быть указано, что конкретно готов сделать партнер и в какие сроки.

Например, вместо того, чтобы написать «организационная помощь», укажите конкретные условия, о которых вы договорились, например: «Партнер предоставляет помещения для проведения десяти мастер-классов».

Письмами поддержки можно и нужно подтвердить:

Актуальность проекта для выбранной территории. В письме должно быть не просто указано, что «проект актуален», а должны быть приведены конкретные показатели, цитаты, отсылка к предыдущему опыту организации и результатам ее деятельности в той сфере, в которой вы реализуете проект.
Вклад партнеров в проект: денежный, информационный, материальный, методический, экспертный, административный.
Опыт организации в выбранном направлении реализации проекта.
Договоренности о взаимодействии с выбранными территориями.

Поле «13. Как будет организовано информационное сопровождение проекта»

Покажите, каким образом вы будете освещать мероприятия проекта в СМИ и в Интернете, в том числе опишите договоренности с представителями СМИ, если они у вас есть.

Не забудьте включить мероприятия по информационному сопровождению в раздел «Календарный план» в вашей заявке.

В этом поле коротко опишите:

целевую аудиторию информационного сопровождения,
инструменты продвижения: СМИ, социальные сети и реклама в них, реклама в общественном транспорте, листовки, специальные мероприятия,
информационных партнеров.

Поле «14. Дальнейшее развитие проекта»

В этом поле укажите, будете ли вы продолжать деятельность в рамках проекта, после того как закончатся средства гранта.

Если да, напишите, какие для этого есть возможности, какие изменения предполагаются в проекте, как именно он будет способствовать улучшению состояния целевой группы и как будут использованы результаты проекта для дальнейшей работы по решению социальной проблемы.

Если в рамках проекта на средства гранта вы приобретаете дорогостоящее оборудование, опишите, как будете использовать его после завершения проекта.

Поле «15. Источники ресурсного обеспечения проекта в дальнейшем»

Укажите, за счет каких средств вы продолжите реализацию проекта после того, как средства гранта закончатся, в случае если вы продолжите реализацию проекта.

Документы

Методические рекомендации по подготовке заявки на специальный конкурс 2022 года
Методические рекомендации по подготовке заявки на участие в специальном конкурсе на предоставление грантов Президента Российской Федерации на развитие гражданского общества в 2022 г.

267 КБ

Методические рекомендации по подготовке заявок 2023-1
Методические рекомендации по подготовке заявки на участие в конкурсе на предоставление грантов Президента Российской Федерации на развитие гражданского общества, первом в 2023 году (с изменениями, внесенными 15 октября 2022 года)

494 КБ

Рекомендованные статьи

Центр поддержки > О конкурсе

Что такое конкурс президентских грантов и как он проходит

Центр поддержки > О конкурсе > Что такое конкурс президентских грантов и как он проходит

Длительность проектов-участников конкурса

Центр поддержки > Подача заявки > Как правильно заполнить заявку

Как заполнить раздел «Календарный план»

Центр поддержки > О конкурсе > Кто может участвовать в конкурсе

Тем, у кого есть действующие гранты, предоставленные фондом

Центр поддержки > Подача заявки > Рекомендации по формированию бюджета проекта

Комментарии по отдельным статьям бюджета

Почему важно правильно определять цели проекта

PM постоянно работает со скоупами продукта и проекта:

Product Scope определяет, что вы должны разработать и какой результат предоставить заказчику.
Project Scope ориентирован на работы.

Варианты трактовки понятия проекта и его целей из открытых источников:

Field & Keller (1998) описывает проект как «организованную работу по достижению заранее определенной цели или задачи».
Британский институт стандартов (2000) характеризует проект как «предприятие, задуманное для достижения цели».
PMI (2008): «Конец проекта настает, когда цели проекта достигнуты, или когда он прекращен, потому что его цели не могут быть достигнуты».

Планирование целей в Agile

Вверху находится главная цель — инициатива условно на год.
Дальше идет что-то, что вас приведет к ней. Темы, если речь про требования, или OKR-ы, если говорим о способе формирования цели.
Ниже находятся фичи, которые законтрибьютят в OKR-ы.
После идут какие-то User Stories, которые добавят в фичи. Здесь как раз смотрим на Sprint Review.
В самом низу tasks, которые затем «вложат» в User Stories.

Пример планирования

Система работы с целями OKR эффективна, если вы:

разрабатываете большой продукт;
не вдохновляетесь целями типа Smart;
сотрудничаете со специалистами, которые производят что-то неисчислимое;
ставите Goals, которые должны мотивировать.

Основные ошибки при постановке целей

Подмена целей процессом

Подмена целей миссией

Подмена целей финансовыми показателями

Невозможность измерения

Нельзя управлять тем, что нельзя измерить.

В этом примере есть все нужное для определения Project Objectives:

что делаем — разрабатываем и внедряем ПО;
зачем — для оптимизации процесса работы;
как именно измеряем — через три месяца менеджеры обрабатывают больше 90% файлов.

Итог

Источник

В некоторых случаях человек ставит перед собой цель и достигает результата, но он почему-то оказывается совсем не таким, как представлялся изначально. Чаще всего причина заключается в неправильном целеполагании.

Когда человек ставит перед собой определенную цель, он сам пишет сценарий своего собственного будущего. Этот принцип работает и в бизнесе, и в личной жизни. Если же целевые ориентиры изначально расставляются неправильно, это может привести к непредсказуемому результату, регрессу и отсутствию роста и развития. Такие ситуации происходят довольно часто.

Модели целеполагания

Модели целеполагания бывают разными. Так, например, большой популярностью пользуется модель SMART. Это аббревиатура, которая расшифровывается следующим образом:

Specific – определенная, точная;
Measurable – та, которую можно измерить;
Achievable – реально достижимая, а не фантастическая;
Realistic – реалистичная;
Timed – имеющая четкие временные рамки.

Ставить цель, руководствуясь этими принципами, несложно. Главное – следить, чтобы целевой ориентир строго соответствовал пяти описанным выше критериям. Гораздо сложнее не спутать ошибочную цель с истинной. Только в этом случае человек получит именно тот результат, к которому он изначально стремился.

Основные ошибки

Существует пять распространенных ошибок при постановке цели, которые могут значительно замедлить рост и развитие бизнеса. Вот эти ошибки:

целевой ориентир недостаточно конкретен;
цель формулируется как задача или процесс;
цель основана на негативном утверждении или на позиции ухода от проблемы, ее избегания;
цель неэкологична;
целевой ориентир сформулирован не в настоящем времени.

Главное – не допускать этих ошибок, планируя развитие собственного бизнеса.

Недостаточно конкретная цель

В этом случае в формулировке целевого ориентира отсутствуют четкие параметры и критерии, которые должны обеспечить ожидаемый результат.

Например, бизнесмен ставит перед собой цель на 10 % уменьшить количество убытков к 31 мая 2021 года. На первый взгляд, может показаться, что этот ориентир достаточно конкретен. Тем не менее, в его формулировке отсутствует четко заданный параметр – точка отсчета, от которой необходимо считать снижение убытков на 10 %. За то время, которое отводится для достижения цели, процент убытков может то повышаться, то понижаться. В какой-то момент убытки могут достигнуть 15–17 %, а потом уже могут уменьшиться на 10 %. Тогда в подсознании человека отложится, что поставленная цель уже достигнута, но результат на самом деле будет не тот, что ожидался.

В этом случае правильная формулировка будет звучать следующим образом: к 31 мая 2021 года процент убытков фирмы будет составлять 10 %.

Еще один пример недостаточно конкретного целевого ориентира – усовершенствовать управленческие компетенции к 1 апреля 2021 года. Четкая задача здесь отсутствует. Непонятно, какие именно управленческие компетенции нуждаются в усовершенствовании. Непонятно, что именно стоит подразумевать под понятием «усовершенствовать». Непонятно, по каким критериям будет ясно, что к 1 апреля 2021 года управленческие компетенции усовершенствуются.

В первую очередь, необходимо расшифровать недостаточно четко сформулированные понятия, тогда будет проще разработать конкретный план действий, иначе такая цель будет подсознательно непонятна тому, кто поставил ее перед собой. Если же нет четкого понимания цели, то и качественный план действий разработать не получится. Человек просто не будет понимать, куда он должен в итоге прийти, и в любом случае останется недоволен результатом собственной работы.

Цель формулируется как задача или как процесс

Не стоит путать цели с задачами. Эта ошибка довольно распространенная, ее часто совершают начинающие бизнесмены. Вот примеры неудачно сформулированных целевых ориентиров такого плана:

ежедневно увеличивать объем продаж;
зарабатывать пять тысяч долларов в месяц;
эффективно выполнять свою работу.

Эти цели неудачны, потому что у них отсутствует конечная точка. Скорее, это шаг, задача или действие, направленные на достижение конкретного результата.

В первую очередь, человек должен задать себе вопросы: для чего необходимы эти действия, к чему они приведут, и какой от них должен быть результат. Также необходимо установить четкие временные рамки достижения цели.

Каждый шаг должен вести к какой-то конечной точке. В противном случае, через какое-то время мотивация резко упадет. Человек поймет, что он топчется на месте, и предпринимаемые действия утратят для него всякий смысл.

Цель основана на негативе или избегании проблемы

Вот примеры таких неудачных целевых ориентиров:

не бояться финансовых проверок и инспекций;
избавиться от неэффективного сотрудника.

Для того чтобы получить желаемый результат, надо убрать картинку того, что именно не устраивает, и вместо нее представить себе картину, которая будет устраивать полностью.

Это действительно важно; если человек говорит о том, чего он не хочет, его фокус внимания находится на результате, прямо противоположном от желаемого. Таким образом, человек подсознательно притягивает к себе и к своему бизнесу негатив.

Также следует иметь в виду, что уход от проблемы или ее избегание, является действительно сильной мотивацией. Но при этом необходимо четко знать, куда надо прийти в конечном итоге. Находящийся в постоянном процессе, не развивается, его движение подобно бегу на месте.

Формулировка цели не в настоящем времени

Вот пример неудачно сформулированного целевого ориентира. К 1 декабря 2021 года у нашей компании будет три филиала. К 1 января 2022 года годовой доход нашей компании будет составлять 200 тысяч долларов.

Для того чтобы достигнуть цели, нельзя формулировать ее в прошедшем или будущем времени, можно только в настоящем. Например: «К 1 декабря 2021 года у нашей фирмы есть три филиала». Человек живет в настоящем времени, здесь и сейчас. В настоящем времени люди живут, чувствуют и действуют. Будущего еще нет, а прошлого уже нет.

Неэкологичная цель

Для того чтобы целевой ориентир был экологичным, он должен соответствовать другим целям и не должен негативно влиять на жизнь или бизнес.

Например, человек хочет стать руководителем и занять соответствующий пост в отделе информационных технологий. Но в то же время ему не нравится специфика работы в этой сфере, хочется сменить и компанию, и вид деятельности.

В этом случае между несколькими целями существует явное противоречие. Нужно понять, что именно хочется, а потом уже работать с одним выбранным целевым ориентиром. В противном случае, достигнутый результат не принесет ни счастья, ни даже простой удовлетворенности.

Еще один пример неудачной постановки цели: создать собственный бизнес. Нужно понять, как именно изменится жизнь с достижением цели. Ведь открытие бизнеса связано с большой ответственностью, затратами, при этом придется уделять меньше времени семье и близким. Не каждый, кто мечтает о своем деле, по факту оказывается готов на такие жертвы.

Полезные советы

Для того чтобы достичь цели, следует обязательно зафиксировать ее в письменном виде, иначе она останется просто мечтой. Необходимо определить четкие временные рамки достижения поставленного целевого ориентира. Также стоит определиться с количественными характеристиками цели, иначе может возникнуть чувство переизбытка и недостаточности.

Признаки ошибочной цели

Если целевые ориентиры определены неправильно, сотрудники, как правило, становятся недовольны стратегией компании. На это же указывают прорывы конкурентов, ранее казавшиеся нереальными, упущенные возможности и сложности в поиске решений. Во всех случаях необходимо, в первую очередь, пересмотреть целевые ориентиры.

Самыми серьезными последствиями ошибочно поставленной цели могут стать уменьшение прибыли и резкое падение финансовых показателей эффективности компании. Это, как правило, результаты уже выполненных действий – этапов на пути к ошибочно поставленной цели. К тому моменту, как проблема становится очевидной, она уже успевает нанести работе компании серьезный ущерб. В этом случае решать вопрос очень сложно, понадобится много времени и усилий.

В формулировке целевого ориентира главное – простота. Необходимо направить энергию на ключевые решения, которые влияют на компанию. Один из лучших вариантов – фокусировка на клиентах. Необходимо четко определиться с целевой аудиторией и с методами создания ценности товара или услуги для потребителя.

Именно от грамотно сформулированной и правильно поставлено цели в значительной мере зависит эффективность работы любой компании, любого бизнеса. Поэтому целеполаганию необходимо специально учиться. Можно проанализировать целевые ориентиры конкурентов и выбрать те, которые наиболее соответствуют концепции развития компании на данный момент.

Источник

От того, насколько правильно поставлены цели, зависит 80% успеха компании. В материале «Как составлять цели компании» мы как раз говорили о грамотном подходе к целеполаганию. Тем не менее, никто не застрахован от ошибок. Ниже мы собрали самые распространенные:

1. Тактические цели затмевают стратегические
По мнению советника генерального директора Моби.Деньги Наили Замашкиной, во многих компаниях уделяется внимание преимущественно тактическим целям, тогда как о стратегических просто забывают. Этот просчет особенно характерен для периода кризиса. «Основная ошибка при краткосрочном планировании — это игнорирование стратегии развития компании как минимум на год. Некоторые компании сейчас вздохнули: какие там 3 года, нам бы хоть на год вперед разобраться со стратегией. В итоге, пользуясь квадратом Эйзенхауэра (важно-срочно, важно-не срочно, не важно-срочно, не важно — не срочно), компании тонут в текущих задачах, которые уже важны и срочны. А стратегические задачи остаются в следующем квадрате:(важно-не срочно). Проходит время, тратятся ресурсы, а компания по-прежнему как была далека от своей стратегии развития, так там и находится».

2. Краткосрочные цели не связаны с долгосрочными
Некоторые руководители ставят такие цели: сейчас мы хотим любой ценой получить больше денег (пусть даже не прибыли, например, оборотных средств, поскольку нужно отдавать кредит банку), а завтра «трава не расти» — будь что будет! Сегодняшняя цель достигается, а «завтра» вам приходится пожинать плоды непродуманных действий. Анастасия Романова, генеральный директор рекламного агентства RomMed говорит так: «Если я буду гнаться за оборотами и предлагать клиентам ошеломительные скидки, то проектов, разумеется, у меня будет много. Но это вовсе не означает, что у моего агентства увеличится прибыль. К тому же, навряд ли мы с сотрудниками сможем полноценно работать над всеми этими проектами. Следовательно, качество оказываемых услуг снизится, и это будет удар по репутации агентства».

3. Цели, которые противоречат друг другу
Зачастую руководитель в постановке целей напоминает сюжет басни «лебедь, рак и щука». Он ставит множество целей, которые противоречат друг другу и совсем не коррелируются между собой.

4. Невнятность постановки целей
«Повысить культуру обслуживания», «увеличить долю рынка», «расширить товарную линейку» — вы понимаете, что обозначают все эти абстрактные слова?! Только честно?!

5. Бизнесменам не хватает амбиций

Предприниматели ставят недостаточно амбициозные цели — и в результате зарабатывают рубль там, где можно было заработать миллион.

Несколько лет назад никому неизвестный студент разрабатывал соцсет и ставил перед собой удивительно амбициозную цель: «Facebook сделает мир лучше!». Данная цель говорила о том, что он собирался охватить и осчастливить, немного-немало, весь мир. В то время как многие его однокурсники по Гарвардскому университету мечтали, чтобы их проекты стали настолько успешными, чтобы они смогли сами оплачивать обучение. Это был их потолок мечтаний. Сейчас нет сомнений — в постановке целей им нужно было брать выше.

6. Невыполнимые цели
«Хотим поднять продажи в два раза» — отличная цель, которую мечтают достигнуть многие предприниматели. Сама по себе цель вполне выполнима, но здесь важно понимать — с помощью каких средств вы ее собираетесь достигать. Мало просто сказать менеджерам по продажам: «Ваш план на месяц увеличен вдвое» — это их, скорее всего, демотивирует. Необходимо понимать, какова ситуация в целом на рынке (спрос падает или растет, или стоит на месте), что делают конкуренты (делаю ли они какие-либо акции, распродажи, что у них с ценами относительно вашей компании).
Инна Иголкина руководитель компании Timesaver считает так: «Не стоит надеяться, что клиент ничего не понимает про цены, напротив, клиенты обычно тоже занимаются маркетинговыми исследованиями относительно цен на рынке. Если ваши цены неконкурентоспособны – нужно радоваться тем продажам, которые есть сейчас, а не ставить невыполнимые задачи». Если же цены выдерживают конкуренцию, то можно предложить клиенту что-то еще (например, услугу по доставке товара, сервисное обслуживание, подарок, скидку), то есть нужно искать способ привлечь дополнительных клиентов (с помощью маркетинга и рекламы).

7. Цели без срока
Некоторые сотрудники бравируют профессионализмом и говорят, что им, как творческим единицам, сроки не нужны. Они же могут добиться этих целей гораздо раньше, если на них не давить! Вроде как дисциплина, формализация и сроки — пережиток прошлого, а в нынешних современных условиях царит демократический подход. Тем не менее, сроки – это определенная дата, когда руководитель просит предоставить отчет об обещанных результатах, благодаря им становится понятно: справляется сотрудник с работой или нет. Кто бы что не говорил, но без четкой дисциплины и соблюдения сроков даже самая творческая команда не может двигаться дальше. Кстати, если сотрудники вновь заговорят о «творческом» подходе к делам, можете поставить им в пример Людвига ван Бетховена и Николу Тесла, у которых был «пункт» на дисциплине.

8. Сотрудники не понимают цели
Зачастую руководителю «некогда» довести цель до полной конкретики. Он рассчитывает на то, что они «сами догадаются». Но цель должна быть конкретной, измеримой, амбициозной, реалистичной и определенной во времени, только в этом случае сотрудник понимает, что руководитель поставил перед ним цель. Все остальное может быть воспринято как добрая беседа двух коллег.

9. Цель сформирована как негативная
Обычно это продиктовано свойством человека реагировать на проблему бегством от нее, а не устранением причины. Другими словами, цель должна отражать движение к желаемому результату, а не стремление убежать от проблемы. Например: вместо цели «минимизировать риски в определенной области деятельности фирмы» лучше декларировать её так: «разработать и применить процедуру управления рисками».

10. Слишком узкие, вырванные из контекста цели
По мнению Анны Баранник (рекламная группа «Успешные проекты»), распространенная ошибка планирования бизнеса, когда цели касаются только развития отдела продаж. Например, увеличение количества сделок и суммы среднего чека, увеличение доли существующего рынка и выход на новые рынки. Действительно, продажи – это основа бизнеса, и без них ни о каком развитии не может быть и речи. Но нужно понимать, что в любом бизнесе есть и другие сферы, которым необходимо уделять пристальное внимание — это и сфера финансов, и управление персоналом, и вопросы сервиса.

Только постановка стратегических и тактических (краткосрочных) целей в каждом подразделении и департаменте компании позволит создать многомерную картину общего результата и достичь измеримых результатов.

Заключение
Компания без цели как корабль без паруса. Не понятно, куда плывет, и навряд ли сможет преодолеть хотя бы маленький шторм. Целей у вас должно быть несколько: как стратегических, так и краткосрочных. Также важно, чтобы эти цели были не только конкретными и привязанными к определенному сроку, но и имели позитивный настрой и заряжали сотрудников энергией. И еще к целям должны стремиться не только руководители, но и каждый рядовой сотрудник. Иначе целеполагание может превратиться в проформу, сделанную для успокоения руководителя.

Появились вопросы? Пишите в комментариях.
Также вы можете задать вопрос нашему эксперту

Вернуться в начало

Источник

Как ставить цель и формулировать задачи проекта?

Почему важно правильно определять цели проекта

Планирование целей в Agile

Пример планирования

Основные ошибки при постановке целей

Подмена целей процессом

Подмена целей миссией

Подмена целей финансовыми показателями

Невозможность измерения

Итог

Прежде всего

Как подать заявку на поддержку проекта

Как правильно заполнить заявку

Рекомендации по формированию бюджета проекта

Как отправить заполненную заявку

Какие документы приложить к заявке

Статусы заявки и обратная связь

Почему важно правильно определять цели проекта

Планирование целей в Agile

Пример планирования

Основные ошибки при постановке целей

Подмена целей процессом

Подмена целей миссией

Подмена целей финансовыми показателями

Невозможность измерения

Итог

Модели целеполагания

Основные ошибки

Недостаточно конкретная цель

Цель формулируется как задача или как процесс

Цель основана на негативе или избегании проблемы

Формулировка цели не в настоящем времени

Неэкологичная цель

Полезные советы

Признаки ошибочной цели

Интересное по теме: