Служебная записка главному бухгалтеру об ошибке

Бухгалтеры – не роботы. В смысле, имеют право на ошибку. Да и роботы, то есть бухгалтерские программы, которые этого права вроде бы не имеют, тоже иногда «сбоят». И возникают ситуации, наподобие озвученной одним из участников группы ВКонтакте www.buhgalteria.ru: «Добрый день! Вопрос по начислению зарплаты и отпускных. При расчете отпуска за сентябрь получилась сумма 28 097,20 с учетом НДФЛ 3471. В бюджет перечислено 3471. Выплачено 28 097,20, а надо было 24 626,20. Как сейчас поправить, чтобы у сотрудников инспекции вопросов не возникло?» Тема оказалась «больной», откликов очень много. А вот качество некоторых советов – под большим вопросом. Кто-то предлагает «переделать в аванс», как бы забывая о том, что был выслан расчетный листок. Другой – «выдать разницу под отчет». Третий (в процессе обсуждения выяснилось, что сотрудник не хочет возвращать переплату ) советует удержать «просто так, без разрешения». Наконец, более здравомыслящие предостерегают: «Техническая ошибка не является счетной. Удержать без согласия работника нельзя. Так же как нельзя удержать зарплату, дважды перечисленную за один и тот же отработанный период. Работник пойдет в суд и выиграет это дело. И еще придется объяснять налоговой нестыковки в 6-НДФЛ». Понятное дело, мы не смогли остаться в стороне в этом споре. К тому же, бывают ситуации и посложнее.

Подсчитали – прослезились

Первоначально обратимся к трудовому законодательству. В соответствии со статьей 137 Трудового кодекса РФ заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана, за исключением случаев:

• счетной ошибки;
• если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда или простое;
• если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.

Две последние ситуации обладают своей спецификой, поэтому в данной статье рассматривать их не будем.

Статья 8 Конвенции № 95 Международной организации труда «Относительно защиты заработной платы» определяет, что удержания с заработной платы разрешается производить в условиях и в пределах, предписанных национальным законодательством или определенных в коллективном договоре или в решении арбитражного органа.

Обратите внимание: удержание денежных средств на основании статьи 137 Трудового кодекса РФ возможно только из заработной платы сотрудников, работающих в организации на момент выявления счетной ошибки. Если работник уже уволился, то организация не лишается права доказывать свою позицию в суде. Но в этом случае основанием для подобного обращения в суд уже послужит пункт 3 статьи 1109 Гражданского кодекса РФ, согласно которому заработная плата и приравненные к ней платежи, пенсии, пособия, стипендии, возмещение вреда, причиненного жизни или здоровью, алименты и иные денежные суммы, предоставленные гражданину в качестве средства к существованию, не подлежат возврату при отсутствии недобросовестности с его стороны и счетной ошибки.

Читайте также «Налоговая заинтересовалась уровнем зарплат: что ответить?»

Ошибка ошибке рознь

Итак, работнику выплачены лишние суммы. Что можно считать счетной ошибкой?

Законодательство не содержит подобного определения. Определенную дополнительную информацию можно извлечь лишь из Постановления Совмина СССР и ВЦСПС от 23.02.1984 № 191 «О пособиях по государственному социальному страхованию». В данном документе под счетной понимают арифметическую ошибку. Однако данное постановление признано недействующим еще в 2010 году.
Тем не менее и сотрудники Роструда в своих разъяснениях, и суды (например, Определение Верховного суда РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17 и др.) придерживаются мнения, что счетная ошибка – это все же ошибка арифметическая. Собственно, только такое определение вытекает из толкования значения слова «счетный».

Разберем случаи того, что можно считать счетной ошибкой, а что нет.

Так, ошибочно выплаченная заработная плата работнику (по табелю он не проработал в отчетном периоде ни дня) и премия, так как они выплачены не по его вине и не в связи со счетной ошибкой, не могут быть с него взысканы (заочное решение Моргаушского районного суда Чувашской Республики от 03.06.2011 по делу № 2-354/2011).

Неправильное применение положения о начислении заработной платы не является счетной ошибкой, так как произошло по вине работодателя (Определение Московского областного суда от 12.10.2010 № 33-19764).

Неправильное начисление зарплаты за работу по совместительству и неправильный расчет среднего заработка не являются счетной ошибкой (кассационное определение Волгоградского областного суда от 26.01.2012 по делу № 33-644/2012).

Если работодатель предоставил работнику отпуск, а затем не произвел удержание за использованные, но не отработанные дни отпуска при увольнении работника, в том числе при недостаточности суммы денежных средств, начисленных работнику, то он не вправе взыскивать с бывшего работника в судебном порядке денежные средства, выплаченные ему в качестве заработной платы за предоставленный отпуск (Определение Санкт-Петербургского городского суда от 21.09.2011 № 33-14380/2011). Аналогичное мнение высказано в Определении Верховного суда РФ от 14.03.2014 № 19-КГ13-18, который указал, что действующее законодательство не содержит оснований для взыскания суммы задолженности в судебном порядке с работника, использовавшего отпуск авансом.

Выплата премии по ошибке дважды (приказ о премировании дважды ошибочно загрузили в автоматизированную систему учета) также не является счетной ошибкой (решение Ленинского районного суда г. Орска Оренбургской области от 05.10.2010 по делу № 2-2094/2010).

По мнению ответчика, счетная ошибка – это результат неверного применения правил арифметики. Разновидностью счетной ошибки может быть, в частности, получение неправильного итога при сложении.

Суд пришел к выводу, что речь идет не об ошибках в исчислении (премия была исчислена правильно), а о том, что недобросовестный работник получил ее два раза. В то же время истец не представил суду доказательств неправомерных действий работника, т. е. что его действия были направлены на получение не полагающихся ему денежных сумм. Расчетно-платежных ведомостей ответчик не видел, поэтому не мог знать об основаниях начисления и повторной выплате премии, следовательно, недобросовестность ответчика не установлена.

Дополнительно суд указал, что в связи с тем, что ответчик к этому времени уже не был работником истца, то в обязательствах по выплате денежных сумм положения статьи 1109 Гражданского кодекса РФ на обязанной стороне всегда выступает профессионал, то есть лицо, обладающее специальными навыками в той или иной сфере гражданского оборота. Ошибки, совершенные таким профессионалом, законодатель относит на его неправомерное поведение. Суд пришел к выводу, что повторная загрузка работником истца приказа о премировании в автоматизированную систему, последующая проверка поступивших ведомостей на бумажном носителе начальником отдела и бухгалтером, подписание расчетно-платежных ведомостей, реестров на выдачу заработной платы (премий) главным бухгалтером, заместителем директора по финансам свидетельствуют о неправомерном поведении лиц, обладающих специальными познаниями (недостаточной внимательности). Правовые ошибки, совершенные такими профессионалами, законодатель относит на их неправомерное поведение.

Аналогичное мнение найдем в Определении Верховного суда РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17. Верховный суд согласился с мнением суда первой инстанции, который исходя из буквального толковании норм действующего трудового законодательства пришел к выводу, что счетной следует считать ошибку, допущенную в арифметических действиях (действиях, связанных с подсчетом), в то время как технические ошибки, в том числе совершенные по вине работодателя, счетными не являются.

Как мы видим, «спектр» счетных ошибок достаточно узок и доказать суду, что произошла именно счетная ошибка, очень сложно. Арбитражная практика не на стороне работодателя. И нам надо это учитывать, независимо от эмоций, согласия или несогласия с позицией служителей Фемиды.

Сотрудника «крайним» не выставишь

Попытки взыскать излишнюю заработную плату на основании того, что заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом, также не слишком упрощают положение работодателя.

Подобные заявления нужно доказать, а это в разы труднее, чем доказать, что допущенная ошибка является счетной.

В том же кассационном определении Волгоградского областного суда от 26.01.2012 по делу № 33-644/2012 подобная попытка работодателя была легко опровергнута судом по следующим основаниям. Работа сотрудника по должностям паспортиста и ответственного за центральное отопление подтверждается представленными самим же истцом письменными доказательствами, подтверждающим фактическое исполнение обязанностей по данным должностям, а именно удостоверениями о прохождении обучения по должности ответственного за центральное отопление, актом передачи лицевых карточек, графиками мероприятий по подготовке к отопительному сезону.

В кассационном определении Хабаровского краевого суда от 03.02.2012 по делу № 33-719 судьи также пришли к выводу, что истец не представил доказательств недобросовестности работника либо счетной ошибки. Никаких ложных сведений работница не предоставляла, никаких действий, которые могли бы повлиять на определение размера денежной выплаты, не совершала. Счетной ошибки также в данном случае не усматривается.

А иногда выплаты «лишних» сумм вообще могут быть следствием не некой ошибки, а вполне сознательных действий руководства организации, что в дальнейшем не нравится собственникам.

Так, в Постановлении ФАС Центрального округа от 24.08.2010 по делу № А54-5466/ 2009-С14 была рассмотрена ситуация, когда общество обратилось с иском к гражданину о взыскании убытков, причиненных его действиями как единоличного исполнительного органа акционерного общества, выразившимися в повышении заработной платы должностным лицам общества. Ответчик, будучи директором общества, ссылаясь на увеличение объема работ, повысил должностные оклады пяти должностным лицам: финансовому директору, первому заместителю генерального директора, главному инженеру, инженеру-экономисту I категории, главному бухгалтеру.

Суд не признал вину ответчика, мотивируя тем, что, решая вопрос о повышении должностных окладов, ответчик, являясь генеральным директором общества, действовал в соответствии с требованиями действующего законодательства и устава общества и истцом не представлено доказательств того, что повышение должностных окладов экономически не обосновано.

Хотя в кассационном определении Забайкальского краевого суда от 27.12.2011 по делу № 33-4545-2011 требования о взыскании излишне выплаченной работнику заработной платы были удовлетворены, поскольку ответчик, несмотря на извещение его о расторжении заключенного с ним трудового договора, продолжал самовольно исполнять обязанности директора фонда поддержки малого предпринимательства и получать заработную плату, выплата которой является злоупотреблением ответчиком своими правами.

То есть, можем провести грань между недобросовестными действиями работника, направленными на получение излишних сумм, и отсутствием вины в создании подобной ситуации.

Сбой в программе

А вот сбой в компьютерной программе учета суды довольно массово относят к счетной ошибке.

В апелляционном определении Верховного суда Республики Карелия от 25.03.2016 № 33-1060/2016 было признано, что ошибка, произошедшая вследствие сбоя в компьютерной программе, в результате чего работнику была излишне выплачена компенсация за неиспользованный отпуск, является счетной.

Новосибирский областной суд в Определении от 20.01.2011 по делу № 33-126/2011 пришел к выводу, что под счетной ошибкой прежде всего следует понимать явную арифметическую ошибку, а не ошибку в применении норм трудового законодательства или иных нормативно-правовых актов, содержащих нормы трудового права. Сбой влечет именно математическую ошибку, а не ошибку работодателя в применении норм трудового законодательства, исключающую взыскание с работника излишне выплаченных сумм.

В то же время суд вполне обоснованно, на наш взгляд, заключил следующее. Истец, ссылаясь на сбой в бухгалтерской программе, не представил тому соответствующих доказательств.

То есть вывод прост – мало заявить, что был компьютерный сбой. Этот факт неким образом нужно доказать.

Оренбургский областной суд в Апелляционном определении от 07.03.2012 по делу № 33-1384-2012 также признал компьютерный сбой арифметической ошибкой. При этом суд учел и представленные доказательства в знак реального наличия сбоя. Этими доказательствами послужили акт обнаружения счетной ошибки и акт технического заключения, утвержденный директором предприятия и согласованный директором обслуживающей организации по сопровождению программного обеспечения.

Так же действовала организация в части оформления доказательств сбоя и в ситуации, которую рассмотрел Самарский областной суд в Определении от 18.01.2012 по делу № 33-302/2012. Суд признал сбой счетной ошибкой.

Поэтому у работодателя есть шанс доказать, что ошибка была счетной, увязав ее с компьютерным сбоем.

Читайте также «Сбой в программе приравняли к счетной ошибке»

Может, договоримся?

Но даже если произведенная выплата является счетной ошибкой, то, согласно статье 248 Трудового кодекса РФ, взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба.

А вот если месяц истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом.

Не слишком утешительно для бухгалтера, который, получается, права на ошибку все же не имеет. Ведь с точки зрения закона, защищающего права работника, в том числе и недобросовестного, взыскать суммы переплат в законном порядке довольно сложно, если вообще возможно.

Поэтому, как ни прискорбно об этом писать, но самый лучший способ решения проблемы – это все же договориться с работником. Так как по суду при фактической собственной правоте работодатель зачастую оказывается неправым формально.

Конечно, есть определенный тип людей, с которыми соглашение априори невозможно, но большинство, особенно работающих на предприятии, не уволенных на момент обнаружения ошибки, – вполне вменяемые люди, в достаточной мере зависящие от работодателя. И на пустом месте идти на конфликт с системой не будут.

Если договоренность достигнута, то обязательно необходимо письменное обращение работника, содержащее просьбу удержать лишние суммы из его зарплаты. На это указывает письмо Федеральной службы по труду и занятости РФ от 09.08.2007 № 3044-6-0. Согласно письму ФСС РФ от 20.08.2007 № 02-13/07-7922, излишне выплаченная сумма пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам может быть удержана только с письменного согласия работника. Но даже и без этих писем понятно, что письменное согласие работника необходимо, чтобы избежать возможных судебных тяжб, особенно если работник передумает.

Трудовое законодательство не содержит требований или пояснений в отношении того, как нужно оформить счетную ошибку. По нашему мнению, для этого необходимо оформить служебную записку, докладную, акт.

Оформляем счетную ошибку

Итак, бухгалтер ООО «Сафари» допустил счетную ошибку, в результате чего работнику была излишне выплачена заработная плата в размере 7820 руб.

При обнаружении ошибки была составлена следующая служебная записка на имя руководителя организации.

ПРИМЕР 1. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА ГЛАВБУХА
Директору ООО «Сафари»
Патрушеву М. Е.



  


                       
  



От главного бухгалтера Кручининой М.Ф.
Служебная записка от 24.10.2018
В результате проведенных мероприятий внутреннего контроля была обнаружена счетная ошибка бухгалтера Столиной А. В.
В связи с допущением данной счетной ошибки работнику Осипову М. Е. 04.10.2018 была излишне выплачена заработная плата за сентябрь 2018 года в сумме 7820 руб.
Так как ошибка является счетной, то предлагаю провести соответствующую беседу с работником, по итогам которой либо произвести удержание излишне выплаченных суммы из зарплаты Осипова М. Е. на основании его заявления, либо передать материалы в юридический отдел для взыскания суммы в судебном порядке.
Приложение: Объяснительная бухгалтера 
Столиной А. В.

Затем была проведена беседа с данным работником, по итогам которой он написал следующее заявление.

ПРИМЕР 2. СОГЛАСИЕ РАБОТНИКА НА УДЕРЖАНИЕ
Директору ООО «Сафари»



  


                       
  



Патрушеву М. Е.
От механика Осипова М .Е.
25.10.2018
Заявление
Мне 04.10.2018 года была излишне выплачена заработная плата за сентябрь 2018 года в сумме 7820 руб. Выплата была произведена в результате счетной ошибки, доказательства чего мне были представлены в бухгалтерии предприятия.
Я согласен добровольно и в полном размере возместить необоснованно излишне выплаченную мне из-за счетной ошибки сумму, в связи с чем прошу удержать из причитающегося мне аванса за октябрь 2018 года сумму излишне перечисленной мне заработной платы за сентябрь 2018 года в размере 7820 руб.
Осипов М. Е.

Не забываем, что общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% заработной платы, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ).

Операция «под отчет»

Некоторые специалисты предлагают возникшую разницу оформить как выдачу в подотчет. Что ж, этот способ не лишен своих плюсов. Как, впрочем, и минусов. Минусом можно назвать назначение платежа, ведь в платежке будет указана «выплата заработной платы», что в случае возникновения судебных ситуаций сильно подорвет позицию работодателя.

А возможна ли выдача под отчет без заявления работника? Да, в данном случае без него можно обойтись. Указанием Банка России от 19.06.2017 № 4416-У внесены изменения в Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У относительно порядка расчетов с подотчетными лицами. Заявление работника на выдачу подотчетной суммы стало необязательным. Достаточно одного распорядительного документа руководителя. В качестве такового может выступить, например, приказ генерального директора или руководителя соответствующего департамента.

И если данный работник реально будет приобретать ТМЦ для предприятия или будет отправлен в командировку, то, пожалуй, вопрос может закрыться. Но если данный конкретный работник ничего не закупает и никуда не ездит, то ситуация, сделав круг, вернется в исходное положение. Ведь, чтобы вернуть излишне выданные в подотчет деньги, нужна та же самая вышеописанная процедура согласия работника.

Предположим, что он не соглашается. По суду вернуть излишне уплаченные подотчетные суммы, конечно, проще. Однако необходимо доказать факт излишней переплаты подотчетных сумм. И в ситуации явной враждебности работника будет проблематично доказать, что деньги, выплаченные с основанием «заработная плата» на самом деле являются подотчетными суммами.

P.S. Таким образом, прекрасно видно, что ситуация с переплатой зарплаты, премии очень сильно зависит от доброй воли работника. Правда, у работодателя есть свои механизмы восстановления справедливости. Основной способ выправления положения в ситуации несговорчивости персонала – это корректировка будущих премий. Но и тут есть свои нюансы. Если подобная корректировка в части удержания будет оформлена официально, будут с точностью совпадать суммы излишней переплаты и сумма удержания, то вновь у работника появляется неплохой шанс доказать в суде свою правоту. Это необходимо учесть, прежде чем применять подобный вариант действий. И еще: об отражении перерасхода отпускных и их возврата подробно можно прочитать в журнале «Практическая бухгалтерия» № 9, сентябрь, 2018, стр. 62 или на нашем сайте: www.pb.buhgalteria.ru.

Сергей Данилов, корреспондент «ПБ»

Бухгалтерская справка об исправлении ошибки — правила ее оформления должен знать каждый бухгалтер, поскольку ситуации, требующие исправления, возникают в учете часто. Рассмотрим, как ее составить, в нашей статье.

Назначение бухгалтерской справки

Бухгалтерская справка — универсальный первичный документ, который используется:

• для исправления ошибок, допущенных при оформлении типовых учетных операций;
• проведения операций, требующих ручного распределения начисленных сумм;
• оформления проводок, для которых отсутствуют типовые формы учетных документов.

Наиболее часто посредством бухгалтерской справки исправляют выявленные учетные ошибки. Универсальность этого документа позволяет применять его как для корректировки данных текущего отчетного периода, так и для исправлений, относящихся к предшествующим годам. При этом исправления, связанные с текущим периодом, отражаются либо операциями по допроведению сумм, либо сторнирующими, что дает возможность сохранить корректность суммарных оборотов по счетам за период.

Корректировки по предшествующим годам проводятся в корреспонденции со счетом 91 с отнесением сумм необходимых исправлений в прочие доходы или прочие расходы.

Подробнее об особенностях процедуры исправления ошибок в зависимости от их существенности и от того, когда они выявлены, читайте в статье «Способы исправления в бухгалтерском учете и отчетности».

Справка позволяет одновременно отражать исправления, вносимые как в бухгалтерский, так и в налоговый учет (ст. 313 НК РФ), и за счет этого сохранять правильность соотношения между данными 2 учетов.

Если вы выявили ошибку при расчете налога на прибыль, например, не учли какие-то расходы и переплатили налог, то для ее исправления также необходимо оформить бухгалтерскую справку. Получите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс». и переходите к образцу оформления документа.

Форма и необходимые реквизиты справки

Бухгалтерская справка установленной формы существует только для государственных органов и учреждений (форма 0504833 по ОКУД, утвержденная приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н).

Для всех прочих налогоплательщиков она не имеет строго определенного вида, но, как всякий первичный документ, должна составляться с соблюдением требований о наличии обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ), таких как:

• наименование субъекта, оформляющего документ;
• название документа и дата его составления;
• содержание производимой операции;
• необходимые количественные и суммовые показатели, относящиеся к осуществляемой операции;
• подписи ответственных лиц с их расшифровкой и указанием должностей.

Описание сущности производимой операции возможно как в текстовом, так и в табличном виде. Поскольку бухгалтерская справка является одним из официально разрешенных к применению первичных учетных документов, ее форму, разработанную самостоятельно, рекомендуется утвердить в учетной политике.

О принципах, которыми необходимо руководствоваться при составлении учетной политики, подробнее читайте в статье «Как составить учетную политику организации (2023)».

Утвержденная форма и наличие в справке обязательных реквизитов придают ей значение документа, оформленного с соблюдением всех необходимых правил. Это может сыграть свою роль при ее предъявлении в процессе налоговой проверки.

Нюансы основного содержания справки

В основной части бухгалтерской справки, посвященной исправлениям, должны быть подробно изложены:

• суть сделанной ошибки;
• номера и даты документов, с которыми связаны исправления;
• обоснование исправлений и принятые решения по корректировкам;
• необходимые расчеты с их разбивкой по периодам, к которым относятся рассчитанные суммы, если это имеет значение для бухгалтерского учета и расчета налогов.

В текст справки могут не входить сами расчеты, необходимые для ее составления. Они так же, как и копии первичных документов, при принятии к учету которых изначально была допущена ошибка, могут быть приложениями к справке.

Обязательным условием будет одновременное отражение проводок, относящихся к бухгалтерскому и налоговому учету. Для налогового учета справка послужит необходимым документальным обоснованием принятия к учету расходов (п. 1 ст. 252 НК РФ).

При ведении автоматизированного учета данные, относящиеся к налоговым, могут заполняться по бухгалтерским данным в автоматическом режиме при нажатии соответствующей кнопки, как это происходит в программе «1С». при заполнении документа «Операция (бухгалтерский и налоговый учет)». Если исправления касаются операций стандартного характера и влекут за собой изменения в нескольких накопительных регистрах, то в программах для внесения исправлений вместо бухгалтерской справки возможно использование такой операции, как «Корректировка записей регистров» (программа «1С»), которая позволит корректно сделать исправления во всех отчетах, где зафиксированы ошибочные данные.

Один из возможных образцов оформления бухгалтерской справки в связи с выявленной учетной ошибкой вы найдете на нашем сайте, вы можете скачать его по ссылке ниже:

Скачать образец справки

А что делать, если в текущем периоде выявили ошибки прошлых лет? Получите бесплатный пробный доступ к системе «КонсультантПлюс» и изучите как исправить такие ошибки на примерах с проводками.

Итоги

Бухгалтерская справка — первичный учетный документ, приобретающий особое значение в ситуациях, когда необходимо исправление допущенных учетных ошибок. Для большинства налогоплательщиков строго установленной формы такой справки нет, но тем не менее при ее оформлении требуется соблюдение определенных правил.

Образец объяснительной об ошибке по невнимательности

Генеральному директору ООО «ЕлПыжстрой»

Грачеву В.В.

от старшего менеджера отдела продаж

Егорова А.А.

Объяснительная записка

19 февраля 2021 года я допустил ошибку при составлении отчета за первую декаду 2021 года, т.е. я неверно указал объем поставки материалов для компании ООО «ПМК сервис». Ошибку допустил по невнимательности. Вину свою признаю, обещаю впредь выполнять свою работу более внимательно. Прошу заметить, что ошибка была выявлена и устранена мной лично в течение 1 часа. Она носила исключительно делопроизводственный характер и в будущем не привела к возникновению проблем с заказчиком.

Старший менеджер отдела продаж подпись / Егорова А.А. /

19.02.2021 года

Пример по ошибке в работе бухгалтера, кассира (с кассой)

Максимову Е.Е.

от бухгалтера Ольгиной М.В.

Объяснительная записка

об ошибке, допущенной при заполнении документов

11 сентября 2022 года мной были неверно внесены цены на товар в товарную накладную № 344 и счет-фактуру № 4546, т.е. цены были завышены на 5%. Заказчик, увидев цены на товар, отказался от него. Из-за чего последний вновь прибыл на склад нашей компании.

Ошибка возникла из-за моей сильной загруженности в день подготовки документов. В этот день по причине болезни отсутствовала моя напарница. Из-за этого мне пришлось выполнять всю работу за двоих.

Документы были готовы в конце дня, т.е. в тот момент, когда сильная усталость привела к невнимательности при выполнении мной моей работы.

Ошибку свою признаю. Впредь обещаю больше таких ошибок не допускать. Также постараюсь в будущем более внимательно относиться к своей работе, не отвлекаться при заполнении таких ответственных документов.

подпись / Ольгина М.В. /

11.09. 2022 года

Руководителю

ООО «Жилкомстрой»

В.В. Веселкову

от старшего кассира

Дмитриевой М.В.

Объяснительная записка

Я, Дмитриева Мария Владимировна, 17 октября 2021 года в 20:00 по адресу: г. Москва, Нежинский переулок, дом.3 пробила кассовый чек № 16171514 на сумму 2000 рублей.

По ошибке я провела оплату безналичным расчетом, а оплатил товар покупатель наличными деньгами.

Причина моей ошибки – покупатель вначале хотел оплатить товар безналичным расчетом, а потом он передумал, оплатил покупку наличными деньгами. Я не успела сменить признак на ККТ. В магазине было много покупателей, я лишний раз не проверила данные. т.к. стремилась быстро отдать товар.

Кассир подпись / Дмитриева М.В. /

17.10. 2021 года

Объяснительная ошибки от воспитателя, учителя (в школе)

Заведующей ГБОУ «Школа №777»

ДОУ № 2 Ковальчук Л.М.

от младшего воспитателя второй младшей группы

Терентьевой Д.М.

Объяснительная записка

20 января 2021 года после пробуждения детей я помогала воспитателю Петровой А.Л. их одевать. Во время процедуры я употребила в присутствии детей не совсем корректное высказывание. Тем самым я нарушила трудовую дисциплину, о чем очень сожалею. Впредь обещаю при детях больше таких высказываний не употреблять.

подпись / Терентьева  Д.М. /

20.01. 2021 года

Директору школы

Афанасьевой Е.Г.

Объяснительная записка

о срыве урока математики

в 4-ом «Б» классе

Довожу до Вашего сведения, что 13 апреля 2021 года в соответствии с расписанием я должна была вести 1-ый урок у 4-ого «Б» класса. В связи с тем, что днем ранее я не изучила расписание электричек (в которое были внесены изменения), пришла на автостанцию к назначенному времени, а время отхода моего поезда было изменено. Из-за этого я не смогла вовремя приехать на работу. К записке прилагаю измененное расписание поездов.

Учитель математики подпись / Афанасьева Е.Г. /

14.04.2021 года

Об ошибке врача, медсестры, фармацевта или провизора

Главному врачу ГКБ №35 г. Москвы

Кочеткову В.П.

от врача-терапевта Киселевой М.В.

Объяснительная записка

В ночь с 11 по 12 декабря 2022 года я, Киселева М. В., дежурила в ночную смену. До 20:00 все было спокойно, поэтому я на время оставила свое рабочее место, решила ненадолго сходить в магазин за продуктами, т.к. не успела нормально поужинать дома. На рабочем месте я отсутствовала меньше 1 часа.

Когда я вернулась, то обнаружила, что в мое отсутствие в больнице сработала пожарная сигнализация.

Вернувшись на работу, я позвонила в службу спасения и сообщила о том, что пожарная сигнализация сработала у нас в больнице случайно.

Считаю обвинения в мою сторону необоснованными, т.к. должностную инструкцию я не нарушала, отсутствовала на рабочем месте непродолжительный промежуток времени, в мое отсутствие ничего страшного в больнице не случилось. За сбои в работе пожарной сигнализации я отвечать не обязана.

подпись / Киселева М.В. /

12.12. 2022 года

Заместителю главного врача

Максимову П.А.

от врача кабинета МРТ

Ушаковой Р.Д.

Объяснительная записка

Вчера, 11 сентября 2021 года, в 14:00 при проведении МРТ головного мозга, со слов пациента Решетова А.А. на его голову упал магнит. Пациент был сразу же доставлен в отделение травматологии, где был осмотрен квалифицированным специалистом.

Довожу до Вашего сведения то, что все мелкие детали, находящиеся в приборе, надежно закреплены и просто так не могут упасть на голову пациента во время исследования. Наличие инородных предметов внутри устройства также недопустимо, т.к. они могут негативно сказаться на качестве изображения.

Также хочу Вам сообщить о том, что прибор МРТ – это полностью стационарный аппарат, который весит свыше 5510 кг. Упасть просто так он не может, т.к. во время исследования он не поднимается и не перемещается. Поэтому, даже если и предположить то, что аппарат смог упасть на пациента, то лично меня удивляет то, что жалобу оставил именно сам пострадавший, т.к. не любой живой организм выдержит падение такого тяжелого предмета. Считаю жалобы пациента необоснованными. Прошу Вас внимательно разобраться в деле.

Врач кабинета МРТ подпись / Ушакова Р.Д. /

12.09.2021 года

Главному врачу ГКБ №80 г. Москвы

Захарову А.Д.

от медсестры Новиковой М.С.

Объяснительная записка

Я, Новикова М.С., сегодня (26.10.2023 года) пришла на работу в 08:30, т.к. на улице был сильный дождь и автобус, на котором я следовала на работу, передвигался очень медленно (т.е. скорость автобуса из-за погодных условий была ниже среднестатистической). Из-за своего опоздания я не смогла вовремя сделать укол пациентке Некрасовой Е.М.

Свою вину в случившемся я не отрицаю. Впредь буду стараться выходить из дома раньше, приходить на работу в точно установленное графиком время.

подпись / Новикова М.С. /

26.10.2023 года

Генеральному директору ООО «Аптеки Столички»

Касаткину О.Г.

от фармацевта Афониной К.П.

Объяснительная записка

Я, Афонина К.П., 22 июля 2022 года отсутствовала на рабочем месте по следующим причинам:

В 10:00 22 июля 2022 года мне позвонила учитель из школы и сообщила о том, что мой ребенок Афонин П.Г. плохо себя чувствует: у него поднялась температура, начался сильный кашель. Именно поэтому я была вынуждена отлучиться с работы, забрать своего ребенка из школы, отвезти его домой. После этого я вернулась на свое рабочее место. В течения дня я отлучалась с работы 2 раза, чтобы зайти в аптеку, а затем – чтобы передать купленные лекарства домой сыну.

Из-за этого я не сумела вовремя приготовить необходимый лекарственный раствор в лаборатории для обеспечения больничного учреждения.

Причиной моего отсутствия на работе послужило сильное волнение за самочувствие моего ребенка.

Свою вину в самовольном оставлении рабочего места я признаю.

Прошу учесть то, что ранее претензий к моей работе у начальника моего отдела не возникало.

подпись Афонина/Афонина К.П.

22.07.2022 года

Директору аптеки ООО «Региональные аптеки»

Калыменцеву О.О.

от провизора

Тюльевой Н.Б.

Объяснительная записка

об отсутствии на рабочем месте

11 декабря 2023 года я отсутствовала на рабочем месте в период с 11 до 12 часов дня в связи с необходимостью навестить своих больных родителей дома.

Поскольку сменный провизор в нашей аптеке в этот период находился в отпуске, я не смогла вовремя уведомить его о том, что буду отсутствовать некоторое время на своем рабочем месте. Считаю, что правил внутреннего трудового распорядка я не нарушила, т.к. отсутствовала на рабочем месте по уважительной причине и в течение непродолжительного промежутка времени. Единственная моя ошибка состоит в том, что я заранее не уведомила покупателей о том, что во время моего отсутствия аптека будет закрыта, т.е. объявление о закрытии аптеки мной написано не было.

Полностью признаю свою вину. С уверенностью заверяю о том, что в будущем буду более внимательно относиться к своим трудовым обязанностям, заранее сообщать покупателям о своем отсутствии на рабочем месте, временном закрытии аптеки.

подпись / Тюльева Н.Б. /

11.12.2023 года

Образец записки кадровика в отделе кадров

Директору ОАО «Инженеринг»

Попкову В.Г.

от начальника отдела кадров

Дмитриевой Д.Е.

Объяснительная записка

об ошибке при оформлении документов

В среду, 15 марта 2022 года, я неправильно указала дату в документе о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска Анциферову П.Д. Из-за этого Павел Дмитриевич не вышел на работу вовремя, за что и получил выговор от своего начальника.

Оплошность была допущена мною из-за высокой загруженности, т.к. 14 и 15 числа я была вынуждена выйти на работу и работать в одиночку, т.к. моя напарница Лютикова Д.Б. оказалась в это время на больничном. Именно из-за большой загруженности, отсутствия отдыха, в конце рабочего дня 15 числа во время составления документа я была сильно уставшей, не внимательной. Свою вину в случившемся я признаю. Впредь, обещаю, что буду более ответственно относиться к своим трудовым обязанностям.

подпись / Дмитриева Д.Е. /

16.03.2022 года

Веские причины, которые можно указать, чтобы оправдаться (список)

Ошибиться на работе можно по разным причинам.

Это может произойти из-за:

• большой загруженности на работе;
• большого и непрерывного потока клиентов;
• напряженного дня, механической ошибки;
• плохого самочувствия;
• и многого другого.

Продолжение . . .

Архив образцов – Объяснительные записки

Примеры (образцы) – Объяснительные записки о невыполнении должностных обязанностей