Значение фактора времени и типичные ошибки руководителя

Значение фактора времени

Трудно воспитать делового человека,
если он не научится ценить время. Человек,
остро чувствующий ценность даже самого
крошечного промежутка
времени, успевает многое, и кажется, что
он не суетится и не спешит. Замечено,
что людям, умеющим работать, времени
хватает, его у них больше, чем у других.
Вспомним шутливый
тезис А. .Чехова: «Если хочешь, чтобы у
тебя было мало
времени, ничего не делай».

Власть над временем
дается только тому, кто обрел власть
над собой,
овладел умением управлять собой, с
уважением отно­сится
ко времени.

Первый директор
Центрального института труда Алексей
Капитонович Гастев отмечал: «Мы
проводим на работе лучшую часть
своей жизни. Важно же научиться так
работать, чтобы работа была легка. И
чтобы она была постоянной жизненной
школой».

Вместе с тем каждый человек постоянно
своей жизнью подтверждает
величайший парадокс времени: сколько
бы его ни было отпущено,
почти всем его не хватает.

Изучение бюджета
времени немецких управляющих показа­ло,
что только 8% из них не нуждаются в
дополнительном времени,
тогда как остальным опрошенным требуется
от 10 до 100% добавочного
времени. В общей сложности 65%
руководителей
показали, что
могли бы с толком использовать 20% и более
(до 100%) дополнительного времени —
а это один или два дополнительных
рабочих дня в неделю.

Известный эксперт
по рационализации труда А. Маккензи
опросил в течение
своей консультационной деятельности
тысячи менеджеров
и пришел к следующим выводам.

Из каждых ста менеджеров:

• лишь один имеет достаточно времени;

• десятерым требуется на 10% больше времени;

• сорока менеджерам
  нужно 25%
  дополнительного
  времени;

• остальным не хватает
  50% времени.

Парадокс времени
гласит: «Мало кто имеет достаточно
времени, и все
же каждый располагает всем временем,
которое у него
есть».

Именно в деловом
мире наиболее часто употребляют поговорку
«Время — деньги», однако:

• время — это не только деньги;

• время дороже денег;

• время — это сама жизнь.

О значении времени можно сказать и
следующее:

• время необратимо;

• время нельзя умножить;

• время нельзя накопить;

• время нельзя передать;

• время проходит безвозвратно.

Удачливые руководители
обладают различными чертами характера
и качествами, но одно качество объединяет
их всех: они сознательно и системно
используют свое время и высвобождают
себя для выполнения
истинно управленческих функций и для
досуга.

Временем как ресурсом
каждый человек располагает изначально
в равном количестве. Но результаты его
использования у разных
людей различны.

Постоянный недостаток времени при
напряженном трудовом ритме
— явление, наблюдаемое у большинства
руководителей во всем мире. Поэтому
перед каждой страной стоит сегодня
вопрос: как научиться экономить время
деловых людей, и прежде всего руководителей?

Руководитель должен уметь ценить фактор
времени. К сожалению, в любой сфере труда
можно увидеть, что немало рабочего и
нерабочего времени расходуется
непродуктивно.

Можно сказать, что
нередко еще мы попросту растрачиваем
время.

Работа в учреждениях часто начинается
лишь после 30-минутной раскачки, много
времени уходит на перекуры, личные
телефонные разговоры. Заседания и
совещания нередко начинаются
и заканчиваются с опозданием.

Видный теоретик
управления Платон Михайлович Керженцев
подчеркивал,
что время для нас является ценностью
особого рода. Его
нельзя скапливать и сберегать, оно течет
беспрерывно и ежесекундно
ускользает от нас. Время неиспользованное
погибает безвозвратно.

Типичные ошибки руководителей

Опыт показывает,
что каждый, кто пожелает организовать
и использовать свое время более
эффективно, может осуществить это
желание.

Для этого нужно
избавиться от некоторых привычек в
организации своего труда. Ведь даже
самые квалифицированные руководители,
вполне заслуженно пользующиеся высокой
репутацией, часто
допускают ошибки в организации личного
труда. Вот некоторые из таких типичных
ошибок.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Обновлено: 21.09.2023

Трудно воспитать делового человека, если он не научится ценить время. Человек, остро чувствующий ценность даже самого крошечного промежутка времени, успевает многое, и кажется, что он не суетится и не спешит. Замечено, что людям, умеющим работать, времени хватает, его у них больше, чем у других.

Власть над временем дается только тому, кто обрел власть над собой, овладел умением управлять собой, с уважением относится ко времени.

Известный эксперт по рационализации труда А. Маккензи опросил в течение своей консультационной деятельности тысячи менеджеров и пришел к следующим выводам.

Из каждых ста менеджеров:

· лишь один имеет достаточно времени;

· десятерым требуется на 10% больше времени;

· сорока менеджерам нужно 25% дополнительного времени;

· остальным не хватает 50% времени.

· время — это не только деньги;

· время дороже денег;

· время — это сама жизнь.

Удачливые руководители обладают различными чертами характера и качествами, но одно качество объединяет их всех: они сознательно и системно используют свое время и высвобождают себя для выполнения истинно управленческих функций и для досуга.

Временем как ресурсом каждый человек располагает изначально в равном количестве. Но результаты его использования у разных людей различны.

Постоянный недостаток времени при напряженном трудовом ритме — явление, наблюдаемое у большинства руководителей во всем мире. Поэтому перед каждой страной стоит сегодня вопрос: как научиться экономить время деловых людей, и прежде всего руководителей?

Руководитель должен уметь ценить фактор времени. К сожалению, в любой сфере труда можно увидеть, что немало рабочего и нерабочего времени расходуется непродуктивно.

Видный теоретик управления Платон Михайлович Керженцев подчеркивал, что время для нас является ценностью особого рода. Его нельзя скапливать и сберегать, оно течет беспрерывно и ежесекундно ускользает от нас. Время неиспользованное погибает безвозвратно [2].

Фактор времени в технологии менеджмента – это фактор, который должен приниматься во внимание при управлении любым процессом.

Традиционно в экономике выделяют следующие виды ресурсов:

• земля (и другие природные ресурсы),
• капитал (деньги и различное оборудование),
• труд,
• информация,
• предпринимательские способности.

Под временем понимается последовательность изменений и длительность неких предметов и явлений.

Время – это неотъемлемый элемент в понимании процессов, именно оно характеризует движение. Если не брать во внимание время, в принципе невозможно понять технологию и процесс менеджмента, выявить их содержание и определить специфику.

Время интересовало людей с древних времен. Еще в античности его связывали с поступками богов. В современном менеджменте время фигурирует в трех качествах:

• как ресурс,
• как поле (среда),
• как характеристика деятельности, ключевые показатели которой связаны с фактами использования времени – интенсивностью, производительностью.

Любая деятельность может производиться исключительно благодаря тому, что имеется время. Соответственно, время можно рассматривать как ресурс, который следует рационально использовать и по возможности экономить. Однако время – это особый ресурс, все остальные ресурсы используются в его рамках. Это дает возможность охарактеризовать его как среду, в которой происходит деятельность.

Готовые работы на аналогичную тему

Полемика состоит в том, можно ли явление одновременно рассматривать в трех ипостасях – как ресурс, среду деятельности и характеристику деятельности. Препятствием к признанию времени ресурсом служит и его нематериальность, и индивидуальность, выражающаяся через психологическое содержание.

Исследователи признают, что нематериальность не является критерием понимания ресурса. Так, информация сама по себе тоже не является материальной (материальным выступает носитель информации, но ее ценность выражается вовсе не в носителе: так, одна и та же информация может быть написана на бумаге или сохранена на жестком диске компьютера, от этого ее ценность не изменяется). Важный признак ресурса для времени – то, что человек в своей деятельности его расходует. Использование времени не может производиться в отрыве от других ресурсов, что порождает понимание его как поля для деятельности. Человек может не иметь материальных и финансовых ресурсов, но время будет доступно для него всегда. С другой стороны, время – это невосполнимый ресурс, и его вполне может быть недостаточно для чего-либо.

Поскольку время может быть признано ресурсом, оно должно выступать и одной из характеристик человеческой деятельности.

Использование времени в технологии менеджмента

Невозможно отрицать, что время крайне важно в технологии менеджмента. Однако признание важности – это еще не ответ на вопрос о способах использования времени, особенно с учетом описанных трех различных подходов к нему как явлению.

Вообще различные ракурсы восприятия типичны для многих категорий и сложных объектов, при этом сущность объекта изучения не меняется. К примеру, человек может быть рассмотрен как:

• социальное существо,
• биологический организм,
• особый вид животных,
• фактор функционирования окружающей среды.

• как сократить цикл разработки управленческих решений (по возможности без снижения их качества и повышения стоимости),
• как обеспечить ритмичность в управлении,
• как обеспечить временную синхронизацию управленческих решений, связанных с разными проблемами,
• как интенсифицировать технологические процессы в рамках менеджмента.

Тенденция сжатия времени – это не чисто философская отвлеченная проблема, а ярко наблюдаемый в обычных факторах действительности и ситуациях процесс. К примеру, сокращается время между появлением идеи и ее реализацией на практике, ускоряется передача информации благодаря достижениям компьютерной техники, уменьшается срок актуальности техники (моральное устаревание часто наступает быстрее, нежели физический износ). В то же время сжатие времени порождает естественную диалектику развития, закладывая одновременно факторы замедления. Например, рост автопарка в городах (автомобильный транспорт достаточно быстрый, можно доехать в нужную точку за меньшее время, чем если идти пешком или пользоваться общественным транспортом) порождает пробки, которые увеличивают необходимое для достижение пункта назначения время.

Если говорить о технологии менеджмента, сжатие времени выражается в том, что первостепенным конкурентным преимуществом становится скорость принятия управленческого решения, экономия затрачиваемого на его разработку времени. Иногда потери от принятого несвоевременно решения выше, чем от принятого быстро неверного решения. Увеличивается скорость поиска и сбора информации – в первую очередь благодаря распространению Интернета.

В технологии менеджмента для экономии времени используются следующие подходы:

Многие не догадываются о том, что очень трудно быть деловым человеком, если не умеешь ценить собственное время. Люди, умеющие ценить собственное время, в полной мере осознают значение даже самого маленького отрезка времени, поэтому дело в их руках спорится. Люди, умеющие ценить собственное время, не суетятся, не спешат и вовремя всё успевают. Если человек умеет работать, то времени ему на всё хватит, потому что времени у такого человека больше, чем у других.

Рабочий день отбирает у нас немало времени, на работе мы проводим большую часть своей жизни. Необходимо уметь работать так, чтобы работа не была в тягость, чтобы она была легка и стала жизненной школой. Мы должны помнить, что для обретения власти над временем, необходимо уважать время, иметь власть над самим собой, уметь управлять собой.

Собственной жизнью мы изо дня в день подтверждаем великий тезис о том, что, сколько бы времени ни было отпущено, почти всем его не хватает.

Статистика гласит о том, что лишь восьми процентам опрошенных хватает времени на всё, у них нет необходимости в дополнительном времени. А остальные опрошенные нуждаются в большом количестве дополнительного времени (от 10 до 100%).

Известно, что, проводя опросы менеджеров, эксперт по рационализации труда А. Макензи сделал ряд выводов. Выводы гласят о том, что из каждых ста менеджеров только один менеджер имеет столько времени, сколько ему необходимо и достаточно. А вот десятерым менеджерам времени не достаточно, им требуется дополнительно десять процентов времени. Сорока менеджерам и десяти процентов дополнительного времени не хватает, им нужно больше – двадцать пять процентов. А вот оставшиеся опрошенные готовы взять дополнительно ещё половину времени, чтобы успеть всё.

Значение времени очень велико, ведь время необратимо, его нельзя преумножить, нельзя накопить, нельзя передать, время уходит безвозвратно.

Успешные в работе люди отличаются различными качествами, индивидуальными чертами характера, но объединяет их то, что они умеют правильно пользоваться собственным временем, освобождая себя от ненужных дел и тратя время целенаправленно и системно.

Любой человек изначально располагает временем в равном количестве, но итог зачастую неодинаков, результаты использованного времени очень отличаются. У большинства работающих людей выявлена постоянная нехватка времени при насыщенном трудовом дне. Мы задаемся вопросом: как же научиться экономить собственное время? Для этого необходимо научиться ценить время. А на сегодняшний день собственного времени мы расходуем непродуктивно, то есть попросту растрачиваем время.

А ведь время – особая ценность, мы не умеем сберечь его, оно течет непрерывно, убегает от нас безвозвратно.

Важные качества успешного руководителя. Время — главный ресурс руководителя. Исследование особенностей осуществления эффективного делегирования работы. Характеристика типичных ошибок управляющего. Оценка стиля использования рабочего времени менеджером.

Рубрика	Менеджмент и трудовые отношения
Вид	контрольная работа
Язык	русский
Дата добавления	29.01.2013
Размер файла	21,8 K

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

МИНОБРАУКИ РОССИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ, УПРАВЛЕНИЯ И ПРАВА

ЗНАЧЕНИЕ ФАКТОРА ВРЕМЕНИ И ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ РУКОВОДИТЕЛЯ

студента Змановская Любовь Андреевна

Время-главный ресурс руководителя

Как научиться управлять временем

Типичные ошибки управляющего

Каким должен быть успешный руководитель? Разумеется, он должен знать свое дело, уметь управлять, уметь ставить цели и добиваться их. Но все эти качества бесполезны, если руководитель не умеет правильно организовать свое рабочее время. Нереально добиться успеха, если человек не может планировать свое время. Это относится не только к менеджерам, но и к людям любой другой профессии, но для людей, управляющих другими работниками, этот навык особенно важен, ведь он распоряжается не только своим временем, но и через четкую систему передачи выполнения задач своим подчиненным, еще и планирует их время. Время — это такой же ресурс, как и люди, сырье, финансовые средства. Но оно безвозвратно — его нельзя накопить, передать или взять в кредит, поэтому важно научиться использовать его с максимальной выгодой. Не даром же говорят :”Время — деньги”. Это не просто слова, действительно, если, например, работник неправильно распорядился своим временем, условия контракта не были выполнены в срок, фирме придется платить штраф, чтобы возместить убытки, связанные с простоем. Успех каждого руководителя зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным достоянием — временем. Руководитель должен сознательно и системно использовать свое время, чтобы добиваться поставленных целей.

Время-главный ресурс руководителя

Осуществляя основные управленческие функции, менеджер опирается на вполне определенные ресурсы: людей, финансы, сырье. В его распоряжении есть еще один уникальнейший ресурс — время. Менеджер живет и работает в трех временных измерениях: настоящем, прошедшем и будущем.

Сколько времени отпущено для выполнения задания? Сколько времени имеется в наличии? Сколько времени менеджер может выделить для себя лично? Возможно, 1-2 часа в сутки. Это очень мало, но такова жизнь. Как же распорядиться временем?

У менеджера всегда есть три возможности:

а) ничего не делать;

б) делегировать работу другим лицам;

в) сделать работу самому.

Делегировать работу. Менеджер не может обеспечить себе достаточной гибкости, если он не прибегает к перепоручениям работы. Перепоручить, т.е. делегировать работу, значит дать задание кому-то другому, тому, кто успешно справится с ним. Это необходимо делать по трем причинам:

а) только путем делегирования можно дать подчиненному возможность раскрыть свои способности;

б) отказ от делегирования ведет к перегрузке руководителей, замедлению процесса принятия решений, в конечном счете, к разладу в системе управления; в) отсутствие делегирования сокращает время, необходимое для осуществления некоторых менеджерских функция.

Чтобы осуществить эффективное делегирование работы, нужно предусмотреть следующее:

а) определять ответственность и полномочия за каждый вид деятельности;

б) избегать подробного инструктирования;

в) не делать выводов за подчиненных;

г) побуждать подчиненных к инициативе;

д) смотреть спокойно на некоторые ошибки и сбои в работе подчиненных;

е) подбирать себе конкретную работу, которую можно осуществлять качественно.

Сделать работу самому. Делегировав работу подчиненным, менеджер организует свое личное рабочее время. Обычно его рабочий день начинается рано утром и заканчивается поздно вечером. Однако эффективность труда, как известно, не зависит от бдения на работе. Если время не организовано, то ни о какой эффективности не может быть и речи. Причем организация времени должна исходить из основных задач субъекта деятельности.

У менеджера, как указывается в руководстве для британских бизнесменов, главными являются три набора задач:

а) задачи коммуникативного плана (воспитание людей, их оценка, получение и передачи информации, оказание влияния);

б) задачи по стратегическому планированию и прогнозированию;

в) задачи по оперативному управлению производство

Как научиться управлять временем

· Не загружайте свой рабочий день больше чем на 60%, поскольку каждый день Вам приходится заниматься и непредвиденными заранее делами.

· Если на Вашем предприятии проводятся регулярные совещания, то не забудьте записать дату, время и место их проведения.

· Не забывайте о своем индивидуальном плане работы и переносите из него запланированные задания в памятку.

· В начале каждой недели уточняйте, какие дополнительные работы Вам предстоит сделать.

· Выделите и сгруппируйте отдельно так называемые мелкие работы.

· На основе недельных планов составляйте ежедневные планы выполнения работ.

· Если Вы ездите на работу в городском транспорте, не тратьте зря времени: обдумывайте план работы на текущий день.

· Несмотря ни на какую спешку, начинайте свой рабочий день со спокойного обдумывания предстоящих дел в течение 10- 15 минут.

· Если у Вас есть секретарь, то начинайте свой рабочий день с беседы с ним.

· Определяйте последовательность выполнения всех работ.

· Старайтесь начинать работу с выполнения самых трудных заданий.

· Имейте в голове четкий план работы на день.

· Перед началом работы всегда проверяйте, все ли задания предыдущего дня выполнены.

· Не забывайте о ритме работоспособности в течение дня: до полудня у многих она держится на высоте, после полудня падает. Не забывайте про обед, расслабление и смену характера работы. Перегрузка не поможет делу.

Типичные ошибки управляющего

2. Размытые личные ценности свойственны менеджерам, для которых не ясны собственные основные принципы или последние у них непостоянны, либо тем, чьи ценности не соответствуют времени. Такие менеджеры ограничены размытостью личных ценностей.

3. Смутные личные цели присущи менеджерам, не способным определять цели или стремящимся к недостижимым либо нежелательным целям — часто к таким, которые не отвечают велению времени. Они недооценивают альтернативные варианты и упускают поэтому важные возможности, а на незначительные вопросы расходуют все время и силы. Подобные менеджеры ограничены нечеткостью личных целей.

4. Остановленное саморазвитие встречается у тех менеджеров, которые не могут преодолеть свои слабости и работать над собственным ростом. Они недостаточно динамичны, склонны избегать острых ситуаций, позволяют скрытым способностям так и остаться неразвитыми, теряют природную гибкость, и их деловая жизнь превращается в рутину тем более, чем чаще они в интересах личной безопасности исключают из своей деятельности риск. Такие менеджеры ограничены остановленным саморазвитием.

5. Недостаточность навыка решать проблемы обнаруживается у тех менеджеров, которые не могут методично и рационально работать над решением проблем и добиваться качественных результатов, проводить совещания по решению проблем, установлению целей, обработке информации, планированию и контролю. Эти менеджеры ограничены недостаточностью навыка решать проблемы.

6. Недостаток творческого подхода присущ менеджерам, не знакомым с методами повышения изобретательности или же считающим их несерьезными и поверхностными. Высокая изобретательность требует готовности бороться с препятствиями и неудачами. Руководители, не желающие из-за трудностей экспериментировать, рисковать или сохранять творческий подход в работе, ограничены недостатком творческого подхода.

7. Неумение влиять на людей присуще тем менеджерам, которые не способны получить требуемые поддержку и участие и в результате не могут обеспечить необходимые для успеха ресурсы.

8. Недостаточно настойчивые руководители с недостаточно развитым умением выражать себя и слушать других, не устанавливающие взаимодействия с людьми, ограничены неумением влиять на окружающих.

9. Недостаточное понимание особенностей управленческого труда свойственно руководителям, которые не стремятся устанавливать обратные связи, не способны заинтересовать своих подчиненных перспективой выделения себя среди других.

Руководители, недостаточно понимающие мотивацию работников и управленческий стиль которых устарел, не соответствует условиям, неэтичен или негуманен, ограниченный недостаточным пониманием сути управленческого труда.

10. Слабые навыки руководства менеджера проявляются в результатах работы и взаимоотношениях подчиненных в группах. Внутри таких групп роли обычно плохо определены, организация работы расточительна, а взаимоотношения оставляют желать лучшего. Здесь мало кто признает вклад руководителя, и моральное состояние группы зачастую быстро ухудшается. Менеджеры, не умеющие добиваться практических результатов от своих подчиненных, ограничены недостатком способности руководить.

11. Неумение обучать обнаруживается у менеджеров, не способных помочь подчиненным в их саморазвитии. Требования по их обучению четко не определяются и времени на саморазвитие не хватает. Люди часто работают, не имея обратной связи с руководителем, а его оценки и рекомендации формальны. Менеджеры, которым не хватает способности или желания помогать совершенствованию других, ограничены неумением обучать.

12. Низкая способность формировать коллектив присуща руководителю тогда, когда ему не удается превратить группу в квалифицированный и результативный коллектив, ее работа обычно сопровождается трудностями или не дает отдачи. Менеджеры, не создающие благоприятный климат или эффективные рабочие механизмы, ограничены низким умением сформировать группу. Как видим, каждое из ограничений, будучи преодоленным в результате самоменеджмента, способствует повышению профессионального управленческого и творческого потенциала работника и тем самым увеличивает его шансы и перспективы успешной деловой карьеры. Это, по-видимому, может служить основанием для использования данной технологии самоменеджмента в осуществлении деловой.

Можно сделать вывод о том, что время одно из самых важных качеств которым должен обладать руководитель. Не умение распределять время приведет к краху не только фирмы, но и как личности управляющего. Руководитель должен быть лидером во всем, даже в таком как организации своего дня. Подавать пример своим работникам и партнерам.

Время — это уникальнейший ресурс человека.

Знайте, что время — это не только количество часов и минут, это еще насыщенные полезной работой часы и минуты.

Внимательно относитесь к тому, что Вы делаете. Кое-какие дела вообще не стоит делать.

Отдавайте себе отчет в том, как Вы тратите свое время. На первый случай следуйте своему плану. Постоянно заглядывайте в своё расписание.

Помните! Если Вы именно сейчас не решитесь упорядочить свою деятельность и стиль жизни. Вы будете и в будущем нерационально тратить свое время.

Список используемой литературы

руководитель успешный делегирование менеджер

1. Планируете ли Вы заранее то, что предстоит сделать на следующей неделе?

2. Достаточно ли бывает в Вашем распоряжении работников для выполнения порученного объема работы?

3. Планируете ли Вы заранее распределение работ между отдельными работниками?

4. На том участке, за который Вы отвечаете, работы идут достаточно быстро и гибко или возникают остановки?

5. Достаточно ли компетентен и хорошо подготовлен персонал для выполнения возложенных на него задач?

6. Подготовили ли Вы себе помощника, который при необходимости мог бы Вас заменить?

7. Имеются ли в распоряжении помощника или секретаря современные средства оргтехники, необходимые для обеспечения эффективной работы?

8. Подготовили ли Вы своего помощника к тому, чтобы он мог эффективно решать возникающие проблемы?

9. Стремитесь ли проводить как можно меньше различных совещаний?

10. Намечаете ли Вы деловые встречи через секретаря?

11. Готовите ли Вы задания в конце рабочего дня или утром с тем, чтобы секретарь мог их исполнить в течение рабочего дня?

12. Пользуетесь ли Вы сами диктофоном?

13. Знает ли секретарь, кого он может связать непосредственно с Вами?

14. Назначает ли сам секретарь время Ваших деловых встреч и поездок?

15. Достаточно ли понятно Вы даете задания персоналу?

16. Есть ли возможность связаться с Вами, если кто-либо из сотрудников срочно нуждается в помощи?

17. Пунктуальны ли Вы в вопросах использования рабочего времени?

18. Начинаете ли Вы свой рабочий день с неотложных дел?

19. Стремитесь ли Вы найти перерывы в течение рабочего дня?

20. Всегда ли Вы принимаете решения быстро?

21. Всегда ли Вы действуете решительно, когда замечаете, что персонал слоняется по коридорам или сидит без дела на своих местах?

22. Объективно ли Вы определяете эффективность работы своих подчиненных? 23. Знаете ли Вы, на основе каких критериев подчиненные определяют Вашу собственную эффективность в работе?

24. Проводите ли Вы оценку использования своего рабочего времени?

25. Проводят ли Ваши подчиненные контроль по использованию своего рабочего времени?

26. Составляете ли Вы перспективный план использования своего рабочего времени?

2. Подсчитайте сумму баллов.

3. Сумма баллов свыше 46 указывает на эффективное использование рабочего времени; 46-26 — удовлетворительном; 25-15 — не достаточно удовлетворительном; ниже 14 — неудовлетворительно.

Педагогические выводы: 1. Внимательно прочтите все вопросы и объясните, почему Вы ответили на них так, а не иначе.

2. Оцените ответы на каждый вопрос, соотнеся его с общим баллом теста. Сделайте выводы:

а) мои положительные стороны: ____________

б) мои недостатки: ____________________

Подобные документы

Механизм управления рабочим временем руководителя отдела подбора персонала ООО «ИНКОМ-Недвижимость Севастопольское». Содержание труда руководителя и структурирование затрат его рабочего времени. Рекомендации по использованию рабочего времени руководителя.

дипломная работа [663,8 K], добавлен 26.01.2013

Рабочее время: понятие, структура и значение. Основные принципы эффективного использования рабочего времени. Причины потерь и рационализация рабочего времени. Проблемы, мешающие рациональному использованию рабочего времени руководителя ООО «Раcсвет».

курсовая работа [63,5 K], добавлен 13.12.2012

Оценка проблем, преодоление которых позволит повысить эффективность использования рабочего времени руководителя. Содержание труда руководителя и структурирование затрат его рабочего времени. Рекомендации по улучшению его рационального использования.

курсовая работа [71,4 K], добавлен 29.06.2016

Сущность планирования рабочего времени. Эффективное обучение тайм-менеджменту. Анализ планирования рабочего времени руководителя на примере OOO «ФЛИНТ-КCИ» и разработка рекомендаций по его оптимизации. Причины дефицита времени и его инвентаризация.

курсовая работа [109,4 K], добавлен 30.10.2012

Задачи исследования системы менеджмента на предприятии: повышение производительности труда, снижение затрат на продукцию. Методы исследования процессов управления. Значение фактора времени в самоорганизации. Изучение использования времени руководителя.

курсовая работа [82,8 K], добавлен 09.11.2014

Сущность и характеристика труда руководителя, его отличительные особенности и делегирование полномочий. Основные моменты работы с документами и прием посетителей. Особенности организации рабочего места руководителя. Планирование рабочего времени.

реферат [48,7 K], добавлен 17.10.2010

Модель «идеального руководителя». Менеджер и лидер: два типа личности. Взаимосвязь психологических качеств и акцентуаций личности руководителя со стилем руководства. Значение коммуникативной компетентности руководителя. Типичные управленческие ошибки.

Время — это величина и последовательность изменений, которые происходят в объекте или явлении. Поэтому он характеризует движение и является необходимым элементом для понимания любого процесса. Без учета времени невозможно понять процесс и технологию управления, определить его содержание, оценить его специфику.

Время не имеет значения. Может ли это рассматриваться как ресурс? Более того, он имеет психологическое содержание. Это индивидуально. В целом, может ли явление быть одновременно трех типов — ресурс, поле деятельности и признак деятельности?

Незначительность не является критерием для понимания ресурса. Информация тоже нематериальна, хотя и имеет материальный носитель. В процессе своей деятельности человек проводит время и использует его. Это признак ресурса. Время всегда используется вместе с другими ресурсами. Это чувство понимания времени как области деятельности. Финансовых и материальных ресурсов может не быть, но время всегда есть. И это невозвратный ресурс. В то же время, может быть дефицит.

Если время — это ресурс, то оно может и должно быть одной из характеристик человеческой деятельности.

Время объективно, оно существует само по себе независимо от человека и проявляется как фактор технологии любой человеческой деятельности. Время не может быть отменено или исключено. В этом его особенность как среды или сферы деятельности. Ничто не может заменить время. В этом его особенность как ресурса деятельности. Но время можно менять, измерять и использовать. В этом заключается его роль как элемента деятельности.

Использование времени в технике управления
Важность времени в административной технике неоспорима. Но важность по-прежнему не говорит нам о том, как использовать время с учетом его трех противоречивых характеристик.

Многие феномены реальности имеют разные углы проявления, не меняя своей сущности. Например, человек — это биологический организм, социальное существо, особый вид, фактор функционирования природы. И эти его качества (далеко не синонимы) не противоречат друг другу, а дополняют и объясняют друг друга.

Экономия времени в процессах управления

Проблема сжатия времени перестала быть чисто философской проблемой. Эти процессы можно наблюдать в самых, казалось бы, повседневных ситуациях и факторах реальности: Длительность между разработкой идеи и ее практической реализацией, ускорение передачи и циркуляции информации, быстрое старение компьютеров, а не только компьютеров, оборудования (до морального старения физического), увеличение скорости движения, ускорение человека (физическое и интеллектуальное). Конечно, процессы сжатия времени в некоторой степени противоречат друг другу. Это естественно, это практическая диалектика развития. Увеличение автопарка в крупных городах замедляет движение автомобилей, в то время как их скорость увеличивается.

Это проблема организации трафика, которая отстает от тенденций сжатия времени.

Сжатие времени также происходит в технологии управления. Своевременная реализация управленческих решений и экономия времени на их разработку становятся основным конкурентным преимуществом. Процессы поиска информации в административных технологиях ускоряются. Этому способствует Интернет и Интранет. Психология человеческого восприятия времени меняется. Это отражается в современном представлении прошлого и будущего, их взаимодействии и влиянии на настоящее. В восприятии современного человека, они близки. Это процесс запоминания будущего. Это также сжатие времени. Уже в обычной жизни, а тем более в бизнесе, проблема экономии времени обостряется. Существует катастрофический дефицит времени, и это заставляет нас искать новые технологии даже в выполнении обычной и привычной работы. Это увеличивает ценность времени.

Можно ли говорить о ценности времени, когда время является естественной средой человеческого существования? Вне времени человека не существует.

Однажды человек не думал о ценности воздуха. Но в процессе развития цивилизации, в процессах урбанизации жизни, загрязнение воздуха городской атмосферы становится огромной ценностью. Аналогичным образом, значение времени обрамлено и увеличено.

Время — незаменимый ресурс
Время как незаменимый ресурс должно быть сэкономлено, что достигается в технологическом процессе управления следующим.

Использование и проектирование времени в методах управления

Распределение времени
Технологии управления могут быть структурированы по-разному. Функции управления могут быть распределены в пространстве времени или, наоборот, время может быть распределено в пространстве функций.

Когда ресурсов недостаточно, использование всех ресурсов связано с использованием недостающего ресурса. Если время — это ресурс и этого ресурса недостаточно при определенных условиях, то он распределяется по различным видам деятельности, чтобы сделать его всеобъемлющим, чтобы результат был полным. В то же время изыскивается рациональный вариант такого распределения. Критерием рациональности является качество выполняемой работы. Здесь использование времени находит свое практическое выражение.

Распределение времени позволяет сбалансировать качество отдельных мероприятий по отношению к качеству общего результата. Это, конечно, не исключает дифференциации количества затраченного времени. В конце концов, объем работы для всех функций разный и должен учитываться при распределении времени.

Учет времени и расчеты
Использование времени невозможно без его учета и расчета. Очень полезно вести учет времени. Этот учет показывает резервы времени, даже если на поверхности кажется, что их недостаточно. Есть формы учета времени. Они основаны на записи времени, потраченного на конкретную работу.

Прогнозирование времени требует дифференциации дел в соответствии с критериями срочности, важности, функциональности, сложности, проблемы, необходимости дополнительного расследования, возможности делегирования, ценностной ориентации и формализации. Все это формирует функциональное поле, в котором должно быть разделено время. Порядок решения вопросов определяется не порядком возникновения проблем, а их статусом и возможностями распределения или выделения времени.

Ритм управления — временная особенность его технологии.
Интенсивность и ритм управления
Наиболее важными характеристиками любого процесса являются интенсивность и ритм.

Интенсивность отражает объем проделанной работы за единицу времени. По этой же характеристике можно судить и о технологии управления. Особенность процессов управления заключается в том, что их процессы не всегда имеют различную начальную и конечную точку. Это приводит к определенным трудностям. Однако, если подойти к проблеме с позиции усилий, которые могут быть оценены с помощью сравнительного анализа, то можно получить точную оценку интенсивности управления. Это относится к индивидуальной деятельности руководителя. Однако, если иметь в виду, что управление — это не только деятельность руководителя, но и всей управленческой команды, то измерение интенсивности технологии управления становится необходимой реальностью. Усилия могут быть измерены по количеству специалистов, вовлеченных в технологический процесс или в разработку конкретного управленческого решения, и соотнести эту величину с затраченным временем. Разумеется, эта процедура не обязательно должна выполняться для каждого технологического цикла или для каждого управленческого решения. В конце концов, решения разные. Такие измерения должны проводиться для принятия принципиально важных решений.

Существует ли реальная практическая потребность в измерении интенсивности технологического процесса управления? Да, есть. Это необходимо для работы с персоналом и эффективной организации его деятельности (сокращение, увеличение штата, корректировка системы ответственности, изменение функционального распределения персонала и т.д.). Интенсивность технологии является показателем экономии времени. Следует помнить, что критерием нормальной технологической интенсивности является качество управления.

Количественный анализ в управленческой технологии

Количественная оценка процессов менеджмента уже рассматривалась в предыдущей главе как принцип конструирования технологии менеджмента. Однако при анализе временных характеристик технологии возникает необходимость внимательнее присмотреться к этой особенности.

В своей простейшей форме технологический процесс управления может быть представлен как передача или реализация определенной социально-психологической и организационной энергии, определяющей согласованность совместной деятельности людей. В обобщенном представлении это энергия интеллекта, образования (знаний), опыта, квалификации, культуры, харизмы. Энергия — это движение ресурсов. Он основан на энергетическом потенциале.

Энергетический потенциал определяется наличием ресурсов соответствующего типа, размера, структуры, соотношения; информационных, человеческих (управленческих), экономических, технических ресурсов; и, наконец, особых видов ресурсов — времени и пространства. Эти параметры ресурсов определяют их движение, т.е. энергию воздействия, точно так же, как энергия роста и развития растения определяется структурой химических и органических элементов почвы.

В то же время, всегда происходит трансформация ресурсов, их трансформация из одного вида в другой: ценность изменения информации, опыт персонала обогащается, экономические ресурсы расходуются и пополняются, возраст оборудования и т.д.

Технологический процесс управления осуществляется неравномерно. Некоторые стадии поглощают больше ресурсов, другие меньше. Все это практически указывает на то, что технологический процесс управления носит квантовый характер, т.е. представляет собой дозированное использование различных ресурсов или квантов энергии. Их дозировка подразумевает определенное сочетание, которое влияет на эффективность управления, качество принимаемых решений.

Это наиболее проявляется в дисциплинарных требованиях, карательных санкциях, мотивации, полусерьезных решениях. Большое значение имеют как время, так и продолжительность и величина воздействия. Квант — это доза, а доза — это всегда предел. Менеджеры по-разному оценивают процесс управления.

Они должны решить, что лучше при определенных условиях: аккумулировать потенциал для более сильного и, возможно, более эффективного эффекта (более сильный эффект не всегда эффективен), или потреблять его небольшими порциями (дозами). Сила эффекта определяется реакцией на него пути управления, типом изменений, которые происходят в результате действия эффекта. Сильное влияние характеризуется значительными изменениями. Это требует больше ресурсов и энергии.

Сочетание и увязка квантов воздействия в процессе управления

Кванты влияния могут быть разными. Наблюдаются кванты различной силы воздействия, различной продолжительности, типа воздействия (организационного, экономического, социально-психологического, жесткого, мягкого, формального и неформального и т.д.).

Квант наиболее заметен в управленческом решении. Однако это не сводится к простому решению. В процессе принятия решений используются ресурсы для анализа, идентификации проблем, поиска решений и т.д. Это — количественная оценка цикла процесса управления. И циклы бывают разных форм. Есть маленькие и большие циклы. Можно рассмотреть совокупность квантов на примере организационного цикла функционирования системы управления, на примере взаимодействия квантов организационного управления.

При регистрации фирмы, новой или отдельной, работа начинается с кванта организационно-стабилизирующего воздействия. Он принимает форму правового документа или нормативного акта, вступает в силу с момента вступления в силу, но осваивается постепенно и в зависимости от качества сотни в течение определенного периода времени. Сила этого воздействия (степень регулирования деятельности, уровень подотчетности, понимание правоприменительных органов, согласованность положений и т.д.) может варьироваться. От этого зависят уровень, объем и сила действующих предписаний.

Текущие диспозиции опираются на постоянные организационные механизмы (кванты непрерывных действий), дополняют и уравновешивают их. Сила и интенсивность текущих заказов зависит от старения этих организационных положений. Актуальность квантов характеризует устойчивость процесса управления.

В условиях неформального управления квантами организационно-стабилизирующего воздействия являются социальные нормы, нравственность, менталитет, позиция. Кванта текущего влияния — это действия менеджера по отношению к своей работе и персоналу.

Кванты могут усиливать или ослаблять друг друга. Нередко квант влияния текущей директивы ослабляет или разрушает установленную организационную базу управления или, наоборот, квант организационной базы управления не способствует скорости и эффективности влияния текущей директивы. Она сосредоточена на бюрократических процедурах согласования, формальных очередях, реализации амбиций чиновников, утаивании документов по повторным запросам и т.д.
Количественное описание технологических процессов управления может формироваться спонтанно, содержать много противоречий, препятствовать разработке управленческих решений, но может формироваться сознательно, но с соблюдением принципов своевременности, дополнительности, экономии времени, ресурсосбережения, необходимой эффективности, взвешенной силы воздействия, ритмичности.

Читайте дополнительные лекции:

Образовательный сайт для студентов и школьников

© Фирмаль Людмила Анатольевна — официальный сайт преподавателя математического факультета Дальневосточного государственного физико-технического института

Читайте также:

  

• Как учитывать темперамент учащихся в учебно воспитательной работе кратко

  

• Школа 1 энергетик педагогический состав

  

• Почему лойко убил раду кратко

  

• Чем нормативный правовой акт отличается от локального нормативного акта кратко

  

• Подготовка юбки к примерке план урока

1. Тайм-Менеджмент

1

2. План

Значение фактора времени. Понятие
тайм-менеджмента. Причины
дефицита времени
Анализ затрат рабочего времени
Методы расстановки приоритетов.
Планирование рабочего времени
Реализация, организация и контроль
распорядка дня
Способы рационализации труда.
2

3. Значение фактора времени

• Время – деньги
• Время дороже денег
3

4. СВОЙСТВА ВРЕМЕНИ

• НЕОБРАТИМОСТЬ
• НЕЛЬЗЯ одолжить, накопить, передать
или взять в кредит
• каждый человек наделен им в равной
мере, а именно, 1440 минут или 86400
секунд в день
4

5. тайм-менеджмент —

тайм-менеджмент • управление по наиболее
рациональному использованию
времени
5

6. Элементы тайм-менеджмента

• анализ реальной ситуации с
использованием рабочего времени и
временных потерь;
• планирование использования времени
(постановку целей, расстановку их
приоритетов, разработка плана
использование времени и доведение его до
исполнителей);
• реализация плана (задачи индивидуального
уровня; ряд операций и привлечение других
людей)
• организация контроля, учета, анализа,
корректировки хода выполнения планов 6

7. Причины дефицита времени

• Бесплановость работы
7

8.

• Плохо налаженный в
организации обмен
информацией
• Отсутствие четкого
распределения работ по
степени их важности
• Выполнение задач, которые
вполне могут быть выполнены
подчиненными
• Слабая мотивация труда
8

9. Причины, которые не зависят от руководителя

• «Воры времени» – это
непредвиденные дела, большинство
из которых требуют срочного
решения и не могут быть
перепоручены
подчиненным
9

10. «Воры времени»

• Телефонные звонки.
• Заглядывающие к нам люди.
• Проблемы с компьютерным
оборудованием.
10

11.

• Изменение очередности работ,
навязываемое коллегами.
• Недостаток организационного
планирования.
• Неумение слушать других людей.
• Неудовлетворительная
организационная структура
11

12.

• Исправление ошибок, которых можно
было бы избежать.
• Нерешительность в деловых вопросах.
• Плохо организованные и
скоординированные собрания.
12

13.

• Отвлекающие факторы на рабочем
месте.
• Чрезмерная офисная бюрократия.
• Бесполезные дискуссии о своей работе
и работе других
13

14. Причины, непосредственно связанные с личностью руководителя

• Постоянная спешка
14

15. Постоянные доработки дома

15

16. Суетливость

16

17. «типичные ошибки руководителей»

• — перенос принятия решения проблемы
на завтра
• — выполнение работы не до конца
• — стремление сделать все сразу
• — стремление сделать все самому
17

18.

• — неумение разграничивать функции
между подчиненными
• — перекладывание вины на подчиненных
в случае неудачи
• — неумение сказать «НЕТ»
• — полное пренебрежение вопросами
самоорганизации, самодисциплины.
18

19.

19

20. Анализ затрат рабочего времени

20

21. Учет времени

Чувство времени – очень полезный навык. Оно помогает:
– Экономить время при определении временных затрат, так
как оно работает на подсознательном уровне, причем,
учитывает не только предполагаемое время работы, но и
сопутствующие погрешности
– Оперативно перестраиваться во время работы, когда вы
чувствуете, что «не успеваете»
– Точно определять количество работы, которое вы можете
реально выполнить за определенный срок.
Упражнение на развитие чувства времени: «хронометраж»
21

22. Упражнение «Хронометраж»

Цель: развить чувство времени до
оценки длительности
предполагаемых дел с
погрешностью не более 3%.
Место и время выполнения:
выполняется в течение всего
рабочего дня.
Процедура выполнения. Приготовьте
бланк с таблицей, состоящей из
трех столбцов: «время начала
работы», «время окончания
работы», «дело».
В течение дня в этот бланк вам
нужно заносить все выполняемые
дела длительностью более трех
минут. При этом придерживайтесь
следующей последовательности:
фиксация времени начала дела,
затем – времени его окончания,
наконец – его краткое описание.
время
начала
работы
время
окончания
работы
дело
22

23. Маленькие хитрости:

• Символические обозначения:
Д – дело, работа над заданием;
З – телефонный звонок, касающийся работы;
О – отвлечение (кофе, разговор, личный звонок, перекур);
П – переезды, перемещения;
Е – обед, чай.
Постарайтесь уложить весь объем своей работы в семь — девять категорий, обозначаемых
подобными значками. Дальнейшее увеличение количества знаков затруднит анализ.
Если вы делаете хронометраж впервые, начинайте постепенно, с трех
дней хронометража в неделю. После анализа сделайте недельный
перерыв. Затем проведите хронометраж пяти рабочих дней. Затем
снова – неделя отдыха. На третий раз возьмите две недели
непрерывного хронометража.
23

24. Анализ затрат времени

• Сильные стороны использования
рабочего времени нужно выделить и
применять в повседневной работе
24

25. Анализ слабых сторон

• — была ли работа необходима? (если более
10 % рабочего времени было потрачено
не на необходимую работу, это говорит о
проблемах с делегированием и
определением приоритетов)
• — были ли оправданы затраты времени?
(если более 10% рабочего времени
составляли дела, затраты времени на
которые не оправданы, нужно
проанализировать причины, по которым
расход времени был слишком велик и
постараться учитывать их в будущей работе)
25

26.

• — было ли целесообразно выполнение
работы? (если более 10% рабочего
времени пошло на задачи, выполнение
которых было нецелесообразно, значит
нужно уделить внимание планированию,
организации, самореализации)
• — был ли сознательно определен временной
интервал для выполнения работы? (если
более 10% рабочего времени было
потрачено на задачи, временной интервал
выполнения которых определялся
спонтанно, значит, существуют проблемы с
планированием рабочего времени).
26

27. Выводы по анализу времени

• Сильные стороны:
• сортировка почты (это рациональнее, чем сразу
отвечать на все письма) .
• не самые важные дела ( ответ на письма) – в конце
дня, когда на важные и требующие больших затрат
времени дела не остается времени .
• каждым делом менеджер занимался определенное
время, не смешивая его с другими .
• вся работа, проделанная в этот день, была
необходима .
• помехи, которые желательно если не ликвидировать,
то свести к минимуму, отняли сравнительно мало
времени
27

28. Слабые стороны:

• . временной интервал для выполнения
нескольких задач определялся спонтанно
(если бы он был определен заранее,
возможно, и подготовка документов, и
совещание заняли меньше времени) .
• непредвиденную задержку в дороге можно
было использовать для подготовки отчета
или составления плана на следующий день
28

29.

• Если время самая драгоценная вещь,
то растрата времени является самым
большим мотовством
• Время — ткань, из которой состоит
жизнь
Бенджамин Франклин
29

30. Приоритеты

• Главный принцип расстановки приоритетов:
НА БУМАГЕ!
• Голова – для того, чтобы думать, а не для того, чтобы
все запоминать.
• Расстановка приоритетов – это не анализ, а
принятие решения
• Основное в расстановке приоритетов смелость
Дела, которые не стоит делать,
не стоят того чтобы делать их хорошо
30

31. Методы расстановки приоритетов

• Принцип Парето 80/20
20% клиентов (товаров) дают 80% оборота или прибыли;
80% клиентов (товаров) дают 20% оборота или прибыли;
20% ошибок приводят к 80% потерь;
80% ошибок приводят к 20% потерь
Применительно к ТМ этот принцип означает:
80% времени работы приносит 20% результата (как правило, масса мелких текущих дел);
20% времени работы приносят 80% результата (количество таких дел – единицы)
Область применения метода – выделение результативных дел дневного и
недельного масштабов.
31

32.

32

33.

33

34. Парето и Эйзенхауэр на практике: 4 по 25%

Все рабочее время дня делим на четыре части,
ориентировочно по 2 часа.
– Первые 2 часа должны обслуживать наше
«Сегодня», и это в первую очередь дела категории
А: дела важные и срочные.
– Вторые 2 часа заботятся о нашем «Завтра», это
дела категории B: все что важно, но не срочно. Не
оставляй на последний день то, что можешь сделать
заранее, оставляй пространство для маневра.
• У хорошо организованного человека дел категории А
мало, большинство дел подготовлены заранее и
сделаны в рабочем порядке, без гонки и криков: «Это
надо было сделать вчера!»
– Третьи 2 часа стоит оставить как Буфер, запас
времени на всякое: мало ли что. Всяко бывает,
никогда не бывает так, чтобы ничего не было…
– А четвертые 2 часа — это время, посвященное
вашим перспективам, вашему развитию и обучению.
Время, посвященное вашему вкладу в ваше
будущее – Прорыву. Прорыв — это точный вклад в
то, что даст реальный качественный скачок.
34

35. Планирование

• Что такое планирование:
это распределение своего времени
в соответствии с приоритетами
«Эффект подводной лодки»
• Масштабы планирования
– Краткосрочное
– Среднесрочное
– Долгосрочное
35

36. Типичные источники нереалистичного планирования:

• Неизмеримость целей
• Заведомая недостижимость целей из-за
отсутствия объективной информации,
необходимой для оценки трудоемкости
и продолжительности необходимых работ
• Избыточность планов (слишком много
малоприоритетных дел)
• Форс-мажор
• Нет резервов
• Внезапные поручения (последнее по порядку,
но не по значению!)
36

37. Инструменты планирования

• Главный принцип
ежедневного
планирования:
«60/40»
Рабочий план на день следует составлять
строго не более чем 60% рабочего времени
Не охваченное планированием время (40% –
в первом случае и 60% – во втором)
резервируется под непредвиденные и не
привязанные к точным срокам текущие дела.
Подобная процедура распределения рабочего
времени позволяет гарантированно
выполнять до 100% намеченных в
запланированное время задач (когда они
имеют главный приоритет) и эффективно
решать многие текущие и низкоприоритетные
проблемы в «буферное» время.
Рабочий день в офисе
Запланированное
время (60%)
Непредвиденное
время, т.е.
временной буфер
(40%)
Рабочий день вне офиса
Запланированное
время (40%)
Непредвиденное
время, т.е.
временной буфер
(60%)
37

38. Метод «Альпы»

Метод «Альпы» создает:
упорядочение течения дня;
четкое представление о задачах дня;
уменьшение стрессов и повышение мотивации.
сокращение помех и нежелательных перерывов;
концентрацию на наиболее существенных задачах;
принятие решений об установлении приоритетов и о перепоручении.
Этапы применения метода «Альпы»:
1.
2.
3.
4.
5.
составление списка задач;
оценка длительности выполнения задачи;
резервирование времени;
приоритеты и делегирование;
контроль результатов.
38

39. Метод «Альпы»: бланк

Задача
Длительность
Приоритет
Делегировано
1.
2.
3.
4.
5.
составление
списка задач;
оценка
длительности
выполнения
задачи;
резервирование
времени;
приоритеты и
делегирование;
контроль
результатов.
Сумма не более 60% времени в
минутах!
Заметки:
39

40. Ошибки при использовании метода «Альпы»

Нарушение последовательности шагов при использовании метода
«Альпы»
–
Исключение одного и более шагов
–
Следует четко соблюдать последовательность планирования по методу «Альпы». Если
заполнение таблицы производить горизонтально (задача – приоритет – длительность),
а не вертикально (список задач, список приоритетов, и только потом – длительность
для каждой задачи) возникает предпосылка для психологической скованности: трудно
составить действительно полный список дел на день, так как лимит дня окажется
исчерпанным после заполнения первых же нескольких строк.
Метод «Альпы» – это система, исключение одного из элементов которой приведет к
резкому сокращению эффективности вашей деятельности. Например, отказавшись от
расстановки приоритетов, вы можете потратить время на мелкие дела. Отказавшись от
делегирования полномочий, вы будете заниматься тем, что лучше могли бы сделать
другие, а лишив себя временного буфера, вы не успеете выполнить запланированное
и в результате останетесь неудовлетворены своим рабочим днем.
Неразвитое чувство времени
–
Без умения точно определять, сколько времени потребует решение той или иной
задачи, вы поначалу будете полностью расходовать свой временной буфер. Возможно,
иногда и его не будет хватать. Эффект от тренировки чувства времени, как и от любой
тренировки, достигается количеством повторов. С каждой итерацией планирования по
методу «Альпы» субъективное чувство времени будет становиться все точнее.
40

41. Максимум жизни — бланк

Направление
Видимый
Результат
Конкретные
шаги
Работа
Близкие
Отдых
…
…
41

42. Организация рабочего пространства

• Рабочий стол
Правило 7 ± 2
Свое место вещам
Система хранения
Увеличение пространства
• Сортировка документов
«Правило современной хозяйки» всякой вещи не больше сезона без дела
42

43. Время в пути

Ожидание встреч
Ожидание встреч относится к «спонтанным» поглотителям времени и не может точно
прогнозироваться заранее. Соответственно, уменьшить влияние этого фактора возможно
лишь тогда, когда он уже действует. Для этого рекомендуется придерживаться следующих
правил.
Всегда подтверждать встречу заранее, особенно если она требует поездок по
городу.
По возможности оставлять запас времени на непредвиденные обстоятельства.
По прибытии четко произносить свое имя и имя человека, с которым назначена
встреча.
Запланировать заранее, чем заняться в минуты ожидания
Время в пути
Длительные поездки – что взять с собой:
вырванные из журналов статьи, которые стоит прочитать;
полезную книгу с отмеченными главами;
документ, который необходимо прочитать или
отредактировать;
блокнот для изложения мыслей и составления писем;
«Срочные» или «долгоиграющие» документы
43