Как быть, если сотруднику по ошибке переплатили зарплату
Ошибки и опечатки в кадровых документах встречаются, равно как и в расчетах. Несмотря на автоматизацию процессов, иногда приходится иметь дело с переплатами.
Неправильно рассчитали отпускные, больничный, неверно внесли данные в базу по расчетам — и сотрудник может получить больше положенного.
Но если опечатки в документах можно исправить, то вернуть деньги не так просто, хотя в ТК есть возможность удержать зарплату.
Пример из практики. Сотрудник на удаленке, компания исправно платила ему зарплату несколько месяцев, но затем он прислал больничные листы за этот период, причем о болезни он не предупреждал. В итоге появилась большая переплата.
Компания сделала перерасчет и предложил сотруднику написать заявление о погашении переплат, но он не готов это сделать.
Ст. 137 ТК гласит, что переплату можно удержать или взыскать с сотрудника в суде только в случаях, предусмотренным законодательством. Таких оснований немного:
-
возмещение выданного, но неотработанного аванса,
-
погашение неизрасходованного аванса, который выдан на командировку или перевод,
-
возврат излишних сумм из-за счетных ошибок,
-
возврат неотработанных, но уже начисленных отпускных при увольнении.
Таким образом, по общему правилу переплату по зарплате (в т.ч. при неправильном применении норм закона) взыскать не получится.
С учетом указанных выше правил — исключений всего 3: счетная ошибка, невыполнение норм труда, если это подтвердит суд или орган по рассмотрению трудовых споров, и неправомерные действия работника, которые также установит суд.
Кроме того, согласно ст. 233 и 238 ТК взыскать с работника средства можно для возмещения работодателю причиненного материального ущерба. При этом удерживать можно не более 20% зарплаты, а в случаях, установленных законом, — 50%. Такие правила указаны в ст. 138 ТК.
Ошибочного начисления зарплаты в списке нет, поэтому в одностороннем порядке вернуть средства вряд ли получится. Конечно, по своей инициативе работник может написать поручение об удержании из зарплаты, но часто (и в данном примере тоже) сотрудники на это не идут.
Да, сотрудник получил деньги без оснований, поэтому по закону компания может обратиться в суд с заявлением о взыскании неосновательного обогащения. Но для этого нужно подтвердить недобросовестность работника или счетную ошибку, как говорит об этом ст. 1109 ГК.
Поэтому напомним, что счетная ошибка — ошибка в арифметических действиях (математический подсчет), а не сам факт неправильного начисления.
Кроме того, добросовестность работника презюмируется (утверждается по умолчанию), и именно работодатель должен доказать обратное. Однако критерии добросовестности в законе не указаны.
Судебная практика показывает, что осведомленность о размерах зарплаты и больничного пособия, а также несообщение об излишних выплатах — сами по себе не говорят о том, что работник злоупотребил положением и действовал недобросовестно.
Такой вывод сделал КС в постановлении от 11.01.2022 № 1-П. Компания должна доказать злой умысел сотрудника (по определению ВС от 27.05.2021 № 225-КГ21-2-К10).
Например, если работник намеренно ввел в заблуждение о том, что работал, когда он фактически и юридически был на больничном — для необоснованного обогащения. Но так или иначе, это определяется индивидуально и с учетом имеющихся обстоятельств и документов.
Поэтому, по сути, вариантов два: доказывать недобросовестность и обращаться в суд или договариваться о добровольном возврате.
Но прямое удержание, как говорит об этом ТК, будет рискованным — т.к. в ст. 137 нет такого основания как переплата. Даже если работник готов написать заявление.
Поэтому безопаснее заключить отдельное соглашение — добровольное поручение на перечисление средств его зарплаты.
Увы, он может и отказаться и у работодателя почти нет механизмов воздействия, например, какие-то стимулы к возврату долга. Других вариантов закон и судебная практика не дают.
Поэтому в вопросе выплат надо быть особенно внимательным.
Добавить в «Нужное»
Счетная ошибка при начислении заработной платы
Как быть, если при расчете заработной платы была допущена ошибка? Особенно остро вопрос стоит, если переплатили зарплату. Что делать? Как удержать излишне выплаченную зарплату? Расскажем об этом в нашей консультации.
Что такое счетная ошибка
Трудовое законодательство не содержит определения счетной ошибки. В то же время Роструд на эту тему высказывался следующим образом (Письмо Роструда от 01.10.2012 № 1286-6-1): счетная ошибка при начислении заработной платы – это арифметическая ошибка, т. е. ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов.
Это значит, что при вводе исходных корректных данных были неверно рассчитаны те или иные показатели заработной платы из-за технической ошибки или человеческого фактора.
Но возможны и другие причины ошибок. К примеру, предоставление работнику вычетов по НДФЛ в большем размере или неучет отпуска работника за свой счет приведет к тому, что начисленная заработная плата за месяц окажется больше, чем должна была быть по правилам. Или работодатель повторно перечислил заработную плату за один и тот же месяц (Определение Верховного Суда РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17). Такие ошибки счетными не являются, т.к. возникли они не в результате неверного сложения, умножения или иного арифметического действия.
Разграничение счетной ошибки и ошибки, которая счетной не признается, важно с точки зрения взыскания излишне выплаченных сумм. Ведь вопрос с недоплатой работнику решается одинаково – недостающую сумму ему нужно выплатить в любом случае. А как произвести удержание излишне выплаченной заработной платы?
Переплатили зарплату: что делать при счетной ошибке
Если при выплате заработной платы была допущена счетная ошибка, излишне выплаченные средства можно удержать (абз. 4 ч.2 ст. 137 ТК РФ).
Решение об удержании излишне выплаченных сумм работодатель может принять при условии, что работник не оспаривает основания и размер удержаний, а с момента совершения счетной ошибки прошло не более 1 месяца (ч. 3 ст. 137 ТК РФ).
Это значит, что от работника нужно получить письменное согласие на удержание в произвольной форме и после этого издать приказ об удержании.
Согласие работника может выражаться и в виде подписания им приказа об удержании, где будет указано, что с приказом он ознакомлен и с удержанием согласен. В таком случае отдельное согласие на удержание с работника не требуется.
Надо помнить, что размер такого удержания не может превышать 20% от выплаты работнику после удержания из нее НДФЛ (ч. 1 ст. 138 ТК РФ, Письмо Минздравсоцразвития от 16.11.2011 № 22-2-4852).
При этом если работник не согласен с самим фактом удержания или с суммой, которую он должен вернуть, работодатель может обратиться в суд (ст. 248 ТК РФ).
Если ошибка не является счетной
Если заработная плата была выплачена излишне не в связи со счетной ошибкой и в этой излишней выплате нет вины работника, взыскать эту сумму с работника нельзя даже через суд (ч. 4 ст. 137 ТК РФ). Если, конечно, работник сам не согласится добровольно вернуть работодателю лишнее.
Можно ли вернуть деньги, если перечислил работнику лишнее?
Можно, если бухгалтер допустил счетную ошибку или работник ввел его в заблуждение
Сергей Скрябин
Эксперт по праву
Поделиться
Можно, если бухгалтер допустил счетную ошибку или работник ввел его в заблуждение
Сергей Скрябин
Эксперт по праву
Поделиться
Андрей спрашивает: «Бухгалтер ошиблась, и сотруднику в конце месяца пришла зарплата больше. Для бизнеса это значительная переплата. Я могу вернуть излишне выплаченную заработную плату? Как это сделать, чтобы не нарушить права работника?»
Проще всего объяснить ситуацию сотруднику, извиниться и попросить его вернуть переплату. Обычно работники идут навстречу и проблем нет.
Сотрудник может вернуть всю сумму сразу. Если он к этому не готов, работодатель может удержать деньги из будущей зарплаты: всю сумму или небольшие части каждый месяц. Для этого нужно издать приказ.
Есть ограничение — удержать можно не более 20% зарплаты в месяц. Если переплата больше, придется растянуть процесс на несколько месяцев.
Сотрудник может отказаться вернуть деньги, потому что ни в чем не виноват и не обязан это делать добровольно. Тогда надо проводить внутреннюю проверку и искать виновного в ошибке. Кто виноват, тот и вернет переплату.
Проводить внутреннюю проверку непросто, она может затянуться на месяцы. За нарушения в процедуре трудовая инспекция может оштрафовать работодателя. ИП и малое предприятие штрафуют на сумму от 1000 до 5000 ₽. Средние и крупные компании — на сумму от 30 000 до 50 000 ₽.
Чаще всего причина переплаты — счетная ошибка бухгалтера или обман со стороны сотрудника.
Есть случай, когда ошибся бухгалтер, а вернуть деньги должен сотрудник: если произошла счетная ошибка. Например, перепутали цифру или плюс с минусом.
Примеры счетной и технической ошибки
Нюанс в том, что бухгалтеры давно считают в специальных программах, а не на калькуляторе. И счетных ошибок почти не бывает. Но встречаются спорные моменты. Например, Мурманский областной суд отнес сбой в программе к технической ошибке, а Белгородский областной суд — к счетной. Финальное решение — за судом.
Взыскать с сотрудника переплату в случае счетной ошибки можно в течение месяца, позже он не обязан возвращать деньги.
В случае технической ошибки взыскать всю сумму с бухгалтера, скорее всего, получится только через суд. О том, как взыскивать материальный ущерб с сотрудника, разбирали в другой статье. В ней речь о кассире, но с бухгалтером порядок действий такой же.
Бывает, сотрудник сам подстроил переплату. Например, находился в простое — временно не работал по своей вине, но никому об этом не сказал или подправил цифры в отчетности для бухгалтера. Вернуть деньги можно, если сотрудник действовал умышленно.
Если сотрудник неправомерно завысил отработанное время, признался в этом и не оспаривает сумму удержания, взыскать деньги без суда можно так же, как при счетной ошибке. Если же зарплата завышена из-за иных умышленных действий работника, придется обращаться в суд.
Сделать это надо в течение года с момента ошибки, позже суд уже не примет иск.
При удачном исходе дела работодатель взыскивает переплату с сотрудника, в том числе бывшего, на основании исполнительного листа.
Сотруднице по ошибке заплатили лишний миллион рублей, но суд оставил ей переплату
Военнослужащая ушла в декрет. По ошибке два с половиной года ей начисляли и декретное пособие, и денежное довольствие. Затем на службе заметили ошибку и подали в суд на сотрудницу с требованием взыскать излишне выплаченную зарплату — 1 225 364 ₽.
Первые две инстанции постановили, что сотрудница должна вернуть деньги, так как это неосновательное обогащение в результате счетной ошибки.
Верховный суд решил, что счетной ошибки не было. Вопрос в другом: знала ли сотрудница, что ей не положены обе выплаты одновременно, то есть понимала ли, что это неправомерно. Проще говоря, есть умысел в поведении женщины или нет. Верховный суд отправил дело на пересмотр в первую инстанцию.
В первой инстанции вновь рассмотрели дело. Работодатель не смог предоставить документы или привести свидетелей, доказывающих умысел сотрудницы. Поэтому суд оставил миллион рублей женщине.
Решение Белогорского гарнизонного военного суда по делу № 2-42/2021 от 27.07.2021
Если переплату обнаружили после увольнения сотрудника, деньги все равно можно вернуть.
План действий такой же: предложите бывшему работнику вернуть переплату добровольно, а если откажется — идите в суд. Заметить ошибку надо в течение года, позже суд может не принять иск.
Если уволенный сотрудник готов вернуть деньги сам, издавать приказы не надо.
С лишней суммы работодатель уже заплатил НДФЛ с зарплаты и страховые взносы. А бизнес на ОСН и УСН «Доходы минус расходы» учел зарплату и взносы при расчете налога. Но раз нашли ошибку и пересчитали зарплату, надо корректировать и остальное — НДФЛ, страховые взносы и налог на прибыль или налог при УСН.
НДФЛ. Нужно подать уточненные расчеты 6-НДФЛ. В них надо указать верный доход и исчисленный НДФЛ. Если завысили зарплату в предыдущем году, надо дополнительно сдать в налоговую уточненную справку о доходах физлица.
Страховые взносы. Надо скорректировать формы РСВ и 4-ФСС. С 1 января 2023 после объединения ФСС и ПФР РСВ останется, а 4-ФСС станет частью ЕСФ-1. Излишне уплаченные взносы можно зачесть в счет будущих платежей или вернуть на счет работодателя.
Налог на прибыль или налог при УСН. Зарплата и взносы — это расходы бизнеса. На ОСН и УСН «Доходы минус расходы» на эти траты уменьшают налоговую базу. Когда работодатель вернул переплату, надо доплатить налог. В инспекцию нужно будет сдать уточненные декларации по налогу на прибыль.
На УСН надо будет сдать декларацию, если ошибка совершена в предыдущем году.
Внутри года отчетности по УСН нет — уточнять нечего.
Если вернуть переплату не вышло, НДФЛ и взносы пересчитывать не нужно, налог на прибыль или налог при УСН — тоже.
Разбираться с налогами и взносами лучше доверить бухгалтеру. Он же составит документы по удержанию или взысканию.
Расчет зарплаты, особенно при внушительной численности персонала – весьма трудоемкий процесс, при котором случаются и досадные ошибки, например, начисление и выплата излишней суммы.
Если работнику переплатили заработную плату, порядок возврата переплаты зависит от причин, по которым она возникла. В одних случаях излишне выплаченную зарплату можно удержать из выплат сотруднику, в других – переплату придется доказывать в суде. Еще одна сложность – может возникнуть необходимость пересчета налогов и взносов. Обо всем по порядку – в нашей статье.
Когда переплату можно удержать
Законодатели стоят на страже интересов персонала компаний и достаточно строги к вопросу взыскания излишне выплаченных сумм заработка.
Удержать их без письменного согласия работника можно лишь в случаях, перечень которых представлен в статье 137 ТК РФ:
- излишняя выплата произошла в результате счетной ошибки бухгалтера.
Важно
Под счетной ошибкой понимается именно арифметическая ошибка, то есть ошибка, допущенная при арифметических подсчетах (письмо Роструда от 01.10.2012 № 1286-6-1, определение Верховного суда РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17);
- сотрудник не выполнил нормы труда или виновен в простое. При этом вина работника должна быть доказана. То есть, установлена комиссией по трудовым спорам или судом;
- ошибка в расчете зарплаты вызвана неправомерными действиями самого сотрудника. К примеру, если работник подал в бухгалтерию неправильные документы на стандартные налоговые вычеты по НДФЛ. Эти обстоятельства также должны быть подтверждены судом.
Дополнительно отметим, что статья 137 ТК РФ предусматривает также случаи взыскания и других сумм, которые формально зарплатой не являются. Так, произвести удержания из зарплаты сотрудника можно для погашения его задолженности перед работодателем:
- по неотработанному авансу, выданному в счет зарплаты;
- по неизрасходованному авансу, выданному на командировку или в связи с переводом на работу в другую местность;
- для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простое;
- по отпускным, выплаченным за неотработанные дни отпуска (при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск).
Когда переплату удержать нельзя
В случаях, не предусмотренных статьей 137 ТК РФ, удержать переплату без согласия работника нельзя. Так, не получится взыскать с сотрудника излишне выплаченную зарплату, если, например:
- переплата возникла из-за технической ошибки (сбоя в компьютерной программе). Такой вывод следует из определения Верховного суда РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17;
- работнику ошибочно выплатили зарплату за один и тот же месяц дважды. К примеру – один раз перечислили на карту, а другой – выдали из кассы.
В подобных случаях возместить переплату работник может только по собственному желанию. То есть, работодатель вправе предложить сотруднику вернуть излишне полученные деньги добровольно. При этом целесообразно попросить работника оформить свое согласие письменно. Если же сотрудник отказывается возместить переплату, организация может обратиться в суд. Доказательствами в суде в этом случае могут быть:
- справки от ИТ-специалистов, свидетельствующие о том, что сбой компьютерной программы действительно имел место;
- справки из банка о том, что зарплата сотрудником была получена на карту;
- ведомость (расходный кассовый ордер) получения зарплаты в кассе с подписью сотрудника;
- документы, подтверждающие суммы начисленной сотруднику зарплаты (расчетные ведомости, лицевой счет).
В 85% случаев неправильный расчет зарплаты происходит из-за счетных ошибок бухгалтеров или технических сбоев. Чтобы избежать проблем, передайте расчет зарплаты на аутсорсинг в 1С-WiseAdvice. Мы внедрили ряд контрольных процедур, поэтому ошибки в расчете и перечислении зарплаты практически исключены. И даже если ошибемся, компенсируем ущерб за свой счет – это предусмотрено договором на обслуживание.
Сроки удержания
Решение об удержании излишне выплаченных сумм работодатель должен принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного сотруднику для возврата переплаты. Удержание возможно, только если сотрудник не оспаривает факт и сумму переплаты. Такой порядок предусмотрен статьей 137 ТК РФ.
Какие документы оформить
Обнаружив переплату, бухгалтер может составить докладную записку на имя руководителя. Например, так:
Затем руководитель организации издает приказ о взыскании излишне выплаченной зарплаты (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0).
В случае, если для удержания переплаты требуется согласие работника, лучше также оформить его письменно, в произвольной форме. Самый удобный вариант – если сотрудник поставит свою подпись на приказе. Например, так:
Как рассчитать сумму удержаний
Размер взысканий переплаты по заработной плате ограничен. При каждой выплате зарплаты (то есть ежемесячно) с работника можно удержать не более 20%. Это установлено статьей 138 ТК РФ.
Пример 1
При расчете зарплаты сотрудника за май 2019 года была допущена счетная ошибка. В результате ему была начислена излишняя сумма в размере 11 000 руб. Зарплата за май была выдана 1 июня 2019 года. Ошибку бухгалтер обнаружил 10 июня. Согласно приказу руководителя, удержания из зарплаты решено производить, начиная с зарплаты за июнь.
Ежемесячный оклад работника составляет 27 000 руб. Вычеты по НДФЛ ему не положены.
Сумма НДФЛ с оклада составила:
27 000 руб. Х 13% = 3510 руб.
Максимальная сумма, которую можно удерживать ежемесячно, составляет:
(27 000 руб. – 3510 руб.) × 20% = 4698 руб.
Сумма зарплаты, которую излишне выплатили сотруднику за май, равна:
11 000 руб. – (11 000 руб. Х 13%) = 9570 руб.
Таким образом, зарплата работника за июнь, которую он должен получить за вычетом удержаний, составит:
27 000 руб. – 3510 руб. – 4698 руб. = 18 792 руб.
Зарплата за июль «на руки» составит:
27 000 руб. – 3510 руб. – 4698 руб. = 18 792 руб.
Зарплата за август, за минусом удержаний, равна:
27 000 руб. – 3510 руб. – (9570 руб. – 4698 руб. – 4698 руб.) = 23 316 руб.
Пересчет налогов и взносов
Необходимость пересчета налогов и взносов зависит от того, по какой причине переплатили заработную плату.
Переплата заработной платы произошла в результате ошибочных действий бухгалтерии в прошлых отчетных (налоговых, расчетных) периодах
В этом случае придется скорректировать налоговую базу по:
- НДФЛ;
- взносам на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование;
- налогу на прибыль
В результате исправления ошибки возникнет переплата по НДФЛ за прошлые периоды – ведь зарплата была излишне выплачена. Соответственно, НДФЛ – излишне удержан. Значит, нужно будет подать уточненные расчеты по форме 6-НДФЛ. Кроме того, если ошибка была совершена в прошлом году, придется сдать в налоговую инспекцию уточненную справку 2-НДФЛ – на того сотрудника, которому переплатили зарплату. Такой вывод следует из положений пункта 6 статьи 81 НК РФ.
По взносам на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование переплата возникнет, если зарплата в прошлом отчетном или расчетном периоде была излишне начислена. Соответственно – была завышена облагаемая база по взносам. Ее придется корректировать, и в этом случае нужно будет подать в инспекцию уточненный расчет взносов (ЕРСВ). Такой вывод следует из Письма ФНС России от 24.08.2017 № БС-4-11/16793@.
При расчете налога на прибыль начисленную зарплату и суммы взносов включают в состав расходов. Значит, излишние начисления увеличивают сумму затрат. Соответственно – уменьшают облагаемую базу по налогу на прибыль. Поэтому по налогу на прибыль в данном случае возникнет недоимка, и в инспекцию нужно будет сдать уточненную декларацию. Основание – пункт 1 статьи 81 НК РФ.
Пример 2
При расчете зарплаты сотрудника за июнь 2019 года была допущена счетная ошибка. В результате ему была начислена излишняя сумма в размере 11 000 руб. Зарплата за июнь была выдана 1 июля 2019 года. Ошибку бухгалтер обнаружил 10 августа.
Бухгалтер пересчитал налоги и взносы с суммы излишне выплаченной зарплаты.
Так, за июнь были излишне начислены:
- пенсионные взносы – 2420 руб. (11 000 руб. Х 22%);
- взносы на социальное страхование – 319 руб. (11 000 руб. Х 2,9%);
- взносы на медицинское страхование – 561 руб. (11 000 руб. Х 5,1%);
- взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний – 22 руб. (11 000 руб. Х 0,2%).
Также был излишне удержан НДФЛ в сумме 1430 руб. (11 000 руб. × 13%).
Бухгалтер сдал в налоговую инспекцию уточненный ЕРСВ и уточненную форму 6-НДФЛ за первое полугодие 2019 года.
В составе расходов по налогу на прибыль были ошибочно учтены суммы зарплаты и взносов. «Излишние» затраты составили:
11 000 руб. + 2420 руб. + 319 руб. + 561 руб. + 22 руб. = 14 322 руб.
В результате образовалась недоимка по налогу на прибыль за первое полугодие.
Сумма недоимки равна:
14 322 руб. Х 20% = 2864 руб.
Бухгалтер сдал уточненную декларацию по налогу на прибыль за первое полугодие 2019 года, перечислил в бюджет недоимку (2864 руб.) и пени за каждый день просрочки платежа.
Излишняя выплата зарплаты не связана с ошибками бухгалтерии
Это возможно, если переплата произошла:
- из-за того, что сотрудник не выполнил нормы труда или виновен в простое (что установлено комиссией по трудовым спорам или судом);
- в результате неправомерных действий сотрудника (например, он подал в бухгалтерию неправильные документы на стандартные налоговые вычеты по НДФЛ). Это подтверждено судом.
В подобных случаях пересчитывать налоги (взносы) и подавать «уточненки» не нужно. Ведь здесь не идет речи об исправлении ошибок прошлых периодов. Взыскание излишне выплаченной зарплаты – это удержания по инициативе администрации, которые она произвела в положенное время (после комиссии или суда). Значит, такие удержания участвуют в расчете налогов и взносов текущего, а не прошлых периодов.
***
Избежать сложностей, связанных с перерасчетом налогов и взносов, подачей «уточнёнок», вполне возможно, если передать расчёт зарплаты на аутсорсинг.
Мы автоматизировали все рутинные операции, благодаря чему удалось практически исключить риск совершения ошибки при расчете заработной платы.
Кроме того, точность работы каждого нашего специалиста гарантирована многоуровневой системой контроля. Но даже если случится форс-мажор – при расчете зарплаты будет допущена ошибка – ответственность за финансовые риски несет наша компания, и все потери клиента будут компенсированы 1C-WiseAdvice. Это является страховым случаем в рамках эксклюзивного полиса страхования профессиональной ответственности.