Наибольшее число работников в любой организации уходит в отпуск именно в летний период. Резкое увеличение нагрузки на бухгалтера может спровоцировать появление нарушений. О том, какие ошибки могут выявиться по результатам внутренних и внешних проверок, расскажем в статье.
Право на ежегодный оплачиваемый отпуск относится к числу основных конституционных прав граждан. Оно гарантируется всем лицам, работающим по трудовому договору (п. 5 ст. 37 Конституции РФ). В соответствии со ст. 114 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Общие правила расчета среднего заработка для оплаты отпуска утверждены ст. 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение № 922). В соответствии с данным документом для расчета суммы отпускных бухгалтеру необходимо:
- определить продолжительность отпуска;
- рассчитать средний дневной заработок.
Отметим, что при совершении перечисленных выше действий наиболее высока вероятность совершения ошибки на втором этапе.
Ошибка 1. Включение в расчет сумм социальных выплат
В силу п. 2 Положения № 922 при расчете отпускных учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у данного работодателя. К таким выплатам в государственных (муниципальных) учреждениях, в частности, относятся:
- заработная плата, начисленная сотруднику по тарифным ставкам, окладам (должностным окладам) за отработанное время;
- заработная оплата, начисленная по сдельным расценкам;
- надбавки и доплаты к тарифным ставкам (должностным окладам) за выслугу лет (стаж работы), ученую степень, ученое звание, совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема выполняемых работ;
- выплаты, связанные с условиями труда (вредность), а также суммы начисленных районных коэффициентов, выплаты за работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, за сверхурочную работу;
- премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда.
Обратите внимание
Исходя из п. 3 Положения № 922 при расчете среднего заработка выплаты социального характера, не относящиеся к оплате труда, не учитываются.
К данным выплатам относятся:
- суммы выданной материальной помощи (на рождение ребенка, на похороны, в связи с регистрацией брака и др.),
- стоимость питания, проезда, оплата коммунальных услуг или услуг связи,
- стоимость санаторно-курортного лечения.
На практике возможны ситуации, когда по невнимательности или технических сбоев в программе, в расчет включаются выплаты социального характера, ведущие в последствии к переплатам при расчете отпускных.
Пример 1
Работник учреждения 13.06.2016 ушел в очередной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 кал. дн. Зарплата работника формируется из должностного оклада (в сумме 20 000 руб.) и надбавки к нему (4 000 руб.). В июле и октябре 2015 года и январе 2016 года в соответствии с положением о премировании работнику были начислены премии в сумме 10 000 руб. за каждый месяц. В марте 2016 года ему была оказана материальная помощь в связи с рождением ребенка в размере 5 000 руб. В ходе проверки было выяснено, что бухгалтером при расчете отпускных была учтена сумма материальной помощи.
Ревизором в аналитической таблице был сделан следующий расчет.
|
Показатель |
Расчетные действия |
|
По данным проверяемого учреждения |
Средний заработок составил 918,66 руб. ((20 000 руб. x 12 мес. + 4 000 руб. x 12 мес. + 10 000 руб. x 3 мес. + 5 000 руб.) / 12 мес. / 29,3 дн.). Таким образом, сумма отпускных составила 25 722,48 руб. (918,66 руб. x 28 дн.). |
|
По данным контрольного органа |
Средний заработок составит 904,44 руб. ((20 000 руб. x 12 мес. + 4 000 руб. x 12 мес. + 10 000 руб. x 3 мес.) / 12 мес. / 29,3 дн.). Сумма отпускных, подлежащих выплате, составит 25 324,32 руб. (904,44 руб. x 28 дн.). |
|
Результат проведенной проверки (переплата или недоплата) |
Отклонение в расчете среднего дневного заработка составило 14.22 руб. (918,66 — 904,44). Сумма переплаты – 398,16 руб. (14,22 руб. 28 кал. дн.) |
Ошибка 2. Включение в расчет периодов, не участвующих в расчете
В соответствии с п. 5 Положения № 922 в расчетный период не должно включаться время, когда работник:
- имел право на средний заработок в соответствии с трудовым законодательством (находился в отпуске или командировке). Исключение – перерывы для кормления ребенка;
- получал пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам;
- не трудился из-за простоя по вине работодателя или по причинам, не зависящим ни от руководства, ни от персонала;
- освобождался от работы по иным причинам, предусмотренным законодательством (например, отпуск без сохранения заработной платы).
Как следует из п. 5 Положения № 922, если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из этого периода исключалось время, когда работнику начислялся средний заработок, нужно воспользоваться формулой, приведенной в п. 10 Положения № 922. В этом случае средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах.
Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,3) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.
Пример 2
При проверке правильности осуществления расходов по заработной плате был установлен факт излишнего начисления и выплаты отпускных. Так, сотруднику, отправлявшемуся в отпуск продолжительностью 28 кал. дн. с 01.04.2016, была неверно рассчитана сумма отпускных, подлежащая выплате. В расчетный период с 01.04.2016 по 31.03.2016 был включен период нахождения сотрудника на больничном в апреле 2015 года (с 01.04.2015 по 05.04.2015). Ежемесячная заработная плата сотрудника – 18 000 руб.
Ревизором в аналитической таблице был сделан следующий расчет.
|
Показатель |
Расчетные действия |
|
По данным проверяемого учреждения |
Средний заработок составил 614,33 руб. (18 000 руб. x 12 мес. / 12 мес. / 29,3 дн.). Фактическая сумма отпускных – 17 201,24 руб. (614,33 руб. x 28 кал. дн.). |
|
По данным контрольного органа |
Заработная плата (без учета пособия по временной нетрудоспособности) за апрель 2015 года равна 15 428,57 руб. (18 000 руб. / 21 раб. дн. x 18 раб. дн.). Средний заработок составит 615,56 руб. ((18 000 руб. x 11 мес. + 15 428,57 руб.) / ((29,3 кал. дн. x 11 мес.) + (29,3 / 30 x 25) дн.)) Сумма отпускных составит 17 235,68 руб. (615,56 руб. x 28 кал. дн.) |
|
Результат проведенной проверки (переплата или недоплата) |
Сумма недоплаты за отпуск – 34,44 руб. (17 235,68 — 17 201,24) |
При расчете отпускных может оказаться, что работник не имел фактически начисленной зарплаты или фактически отработанных дней в расчетном периоде либо этот период состоял из промежутков времени, исключаемых из расчетного периода в соответствии с п. 5 Положения № 922. В таком случае средний заработок следует определять исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за 12 календарных месяцев, предшествующих расчетному периоду (п. 6 Положения № 922).
Пример 3
Работнику учреждения предоставляется очередной отпуск с 01.08.2016. В расчетном периоде с 01.08.2015 по 31.07.2016 он находился в отпуске по уходу за ребенком до трех лет. Исходя из какого периода нужно рассчитать отпускные?
Согласно п. 6 Положения № 922 для расчета отпускных следует взять заработную плату сотрудницы предшествующую ее уходу в отпуска по беременности и родам, уходу за ребенком.
Ошибка 3. В расчет отпускных включены разовые премии
В силу п. 15 Положения № 922 ежемесячные премии и вознаграждения принимаются к учету в размере фактически начисленных в расчетном периоде сумм, но не более одной выплаты за каждый показатель и месяц этого периода.
Квартальные премии и вознаграждения, начисленные за период, превышающий продолжительность расчетного периода, учитываются в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода.
Единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, учитываются независимо от времени начисления вознаграждения.
Если работник проработал неполный рабочий период, за который начисляются премии и вознаграждения, и они были начислены пропорционально отработанному времени, данные выплаты учитываются при определении среднего заработка исходя из фактически начисленных сумм.
При этом следует учитывать, что все премиальные выплаты должны быть предусмотрены системой оплаты труда (п. 2 Положения № 922).
Пример 4
При проверке расходов на оплату труда было установлено следующее. Работнику учреждения, 01.05.2016 ушедшему в очередной основной ежегодный отпуск, в расчетном периоде (с 01.05.2015 по 30.04.2016) была начислена следующая заработная плата:
|
Месяц |
Оклад, руб. |
Сумма премии, руб. |
Общая сумма выплаты, руб. |
|
Май 2015 |
15 000 |
15 000 |
|
|
Июнь 2015 |
15 000 |
15 000 |
|
|
Июль 2015 |
15 000 |
15 000 (за II квартал 2015 года) |
30 000 |
|
Август 2015 |
15 000 |
15 000 |
|
|
Сентябрь 2015 |
15 000 |
15 000 |
|
|
Октябрь 2015 |
15 000 |
18 000 (за III квартал 2015 года) |
33 000 |
|
Ноябрь 2015 |
15 000 |
15 000 |
|
|
Декабрь 2015 |
15 000 |
15 000 |
|
|
Январь 2016 |
15 000 |
25 000 (за IV квартал 2015 года) |
40 000 |
|
Февраль 2016 |
15 000 |
15 000 |
|
|
Март 2016 |
15 000 |
3 000 Премия к 8 Марта |
18 000 |
|
Апрель 2016 |
15 000 |
10 000 (за I квартал 2016 года) |
25 000 |
|
Итого: |
180 000 |
71 000 |
251 000 |
Бухгалтер при расчете отпускных учел все премиальные выплаты.
В соответствии с п. 15 Положения № 922 премию, начисленную за II квартал 2015 года в сумме 15 000 руб., приходящуюся на апрель, май, июнь 2015 года, следовало учесть в размере 2/3. Разовые премии, не предусмотренные системой оплаты труда (суммы, выданные к праздникам, юбилеям и т. п.), в расчете отпускных не участвуют, поэтому премию к 8 Марта в расчет отпускных включать не следовало. Остальные премии, выплаченные работнику, подлежат включению в расчет в полном размере.
Ревизором в аналитической таблице был сделан такой расчет:
|
Показатель |
Расчетные действия |
|
По данным проверяемого учреждения |
Средний заработок составил 713,88 руб. (251 000 руб. / 12 мес. / 29,3 дн.). Фактическая сумма отпускных равна 19 988,64 руб. (713,88 руб. x 28 кал. дн.) |
|
По данным контрольного органа |
Сумма премий, подлежащая включению в расчет среднего заработка, – 63 000 руб. (15 000 руб. x 2/3 + 18 000 руб. +25 000 руб. 10 000 руб.). Средний заработок составит 691,13 руб. ((180 000 + 63 000) руб. / 12 мес. / 29,3 кал. дн.). Сумма отпускных – 19 351,64 руб. (691,13 руб. x 28 кал. дн.) |
|
Результат проведенной проверки (переплата или недоплата) |
Разница в оплате отпускных составила 637 руб. (19 988,64 — 19 351,64) |
Дополнительно отметим: когда работнику в июле 2016 года будет выплачена премия за II квартал 2016 года, сумму отпускных следует пересчитать и включить в расчет премию в размере 1/3, приходящуюся на апрель 2016 года. Предположим, что премия за II квартал 2016 года составила 12 000 руб. В этом случае сумма отпускных составит 19 670,08 руб. ((180 000 руб. + 63 000 руб. + 12 000 руб. x 1/3) / 12 мес. / 29,3 кал. дн. x 28 кал. дн.).
В данной ситуации разница в оплате отпускных – 318,56 руб. (19 988,64 — 19 670,08).
Исправление ошибок в учете
Ошибки, допущенные при расчете отпускных, исправляются в следующем порядке, установленном п. 18 Инструкции № 157н[1].
Дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, выявленных субъектом учета, а также исправления способом «красное сторно» оформляются бухгалтерской справкой (ф. 0504833). В ней делается ссылка на наименование, номер исправляемого журнала операций и период, за который он составлен, а также отражается информация по обоснованию внесения исправлений.
Рассмотрим пример по исправлению ошибки в учете.
Пример 5
Ошибка была обнаружена ревизором в августе 2016 года. Расходы на начисление отпускных были произведены в мае 2016 года за счет средств выделенных учреждению на выполнение государственного задания.
Бухгалтер бюджетного учреждения начислил 25 600 руб. В ходе проверки выяснилось, что сумма отпускных должна была составлять 25 300 руб. Разница равна 300 руб.
Поскольку в рассматриваемом примере произошло уменьшение суммы начисленных отпускных, следовательно, уменьшатся суммы страховых взносов и НДФЛ.
|
Было начислено страховых взносов |
Следовало начислить страховых взносов |
Разница (отклонение) |
|
7 731,20 руб. (25 600 руб. x 30,2%) |
7 640,60 руб. (25 300 руб. x 30,2%) |
— 90,60 руб. |
|
В рассматриваемом случае (при уменьшении облагаемой базы) следует подать уточненный расчет ф. РСВ-1. После внесения уточнений у страхователя будет переплата страховых взносов. Ответственность в данной ситуации не предусмотрена |
||
|
Было начислено НДФЛ |
Следовало начислить НДФЛ |
Разница (отклонение) |
|
3 328 руб. (25 600 руб. x 13%) |
3 289 руб. (25 300 руб. x 13%) |
— 39 руб. |
|
В данном случае происходит возврат излишне удержанного налога, который можно произвести за счет уменьшения в будущем сумм НДФЛ, исчисленного с доходов налогоплательщика |
В соответствии с Инструкцией № 174н[2] была сделана следующая исправительная запись по начислению отпускных.
|
Содержание операции |
Дебет счета |
Кредит счета |
Сумма, руб. |
|
Исправление методом «красное сторно» начисленной суммы отпускных |
4 109 60 211 |
4 302 11 730* |
(25 600) |
|
4 109 60 211 |
4 302 11 730 |
25 300 |
|
|
Исправление методом «красное сторно» начисленной суммы НДФЛ |
4 302 11 830 |
4 303 01 730 |
(3 328) |
|
4 302 11 830 |
4 303 01 730 |
3 289 |
|
|
Исправление методом «красное сторно» начисленной суммы страховых взносов |
4 109 60 213 |
4 303 00 830 |
(7 731,20) |
|
4 109 60 213 |
4 303 00 830 |
7 640,60 |
* Обратите внимание, что в соответствии с ч. 4 ст. 137 ТК РФ заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана, за исключением случаев:
- счетной ошибки;
- если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда (ч. 3 ст. 155 ТК РФ) или простое (ч. 3 ст. 157 ТК РФ);
- если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.
Пример 6
Ошибка, обнаруженная ревизором в августе 2016 года, привела к увеличению суммы отпускных. Было начислено 25 600 руб., а следовало – 26 000 руб., разница составила 400 руб. Расходы на выплату отпускных были произведены за счет средств, полученных от платных услуг.
Сумма отпускных и страховых взносов изменится в сторону увеличения:
|
Было начислено страховых взносов |
Следовало начислить страховых взносов |
Разница (отклонение) |
|
7 731,20 руб. (25 600 руб. x 30,2%) |
7 852,00 руб. (26 000 руб. x 30,2%) |
+ 120,80 руб. |
|
В рассматриваемом случае ошибка привела к занижению облагаемой базы и, как следствие, к занижению суммы страховых взносов, подлежащей уплате во внебюджетные фонды, следовательно, страхователь обязан подать уточненный расчет РСВ-1. Уточненный расчет подается в соответствии с правилами, установленными Федеральным законом от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования». Кроме того, у учреждения возникает обязанность по уплате недостающей суммы страховых взносов и пени |
||
|
Было начислено НДФЛ |
Следовало начислить НДФЛ |
Разница (отклонение) |
|
3 328 руб. (25 600 руб. x 13%) |
3 380 руб. (26 000 руб. x 13%) |
+ 52 руб. |
|
В рассмотренном случае следует удержать НДФЛ с разницы, возникшей при исчислении отпускных. Порядок и перечисление НДФЛ осуществляются в общеустановленном порядке, предусмотренном гл. 23 НК РФ |
В соответствии с Инструкцией № 174н была сделана следующая исправительная запись по начислению отпускных.
|
Содержание операции |
Дебет счета |
Кредит счета |
Сумма, руб. |
|
Исправление суммы отпускных методом дополнительной записи |
2 109 60 211 |
2 302 11 730 |
400 |
|
Исправление суммы НДФЛ методом дополнительной записи |
2 302 11 830 |
2 303 01 730 |
120,80 |
|
Исправление суммы страховых взносов методом дополнительной записи |
2 109 60 213 |
2 303 00 830 |
52 |
* * *
Кратко сформулируем основные выводы:
1. Ошибки, обнаруженные при расчете отпускных, следует исправлять в учете по правилам, установленным Инструкцией № 157н.
2. При внесении корректировок сумм причитающихся работнику необходимо корректировать суммы НДФЛ и страховых взносов. В случае если выплаты производились за счет средств полученных от платных услуг, необходимо внести исправления в расчет суммы налога на прибыль.
3. Обращаем внимание, что удержать излишне выплаченные работнику отпускные вследствие неправильного применения законодательства РФ нельзя, поскольку перечень соответствующих случаев установлен ст. 137 ТК РФ и является исчерпывающим.
[1] Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.
[2] Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.
Ошибки при начислении отпускных – явление нередкое. Бухгалтер может ошибиться в расчетах и получить ошибку в сумме, которая причитается работнику. Бывают, конечно, и технические ошибки, когда в момент расчета произошел сбой в компьютерной программе, а ошибку обнаружили потом. Однако на практике чаще всего ошибки связаны с определением среднедневного заработка.
Расчет среднедневного заработка
Первая группа ошибок при расчете среднедневного заработка – это ошибки с определением расчетного периода.
Например, в расчет попало время больничного или время простоя по вине работодателя. Возможен и обратный вариант ошибки — когда в расчете оказались не учтены дни, которые должны туда попадать.
Вторая группа связана с определением дохода, включаемого в расчет.
Например, бухгалтер включил в расчет разовые поощрительные выплаты, не предусмотренные системой оплаты труда, или материальную помощь.
Или наоборот. Бывает, что бухгалтеры не включают в расчет среднего заработка разовые вознаграждения по итогам работы за год или за выслугу лет. А такие суммы по общему правилу должны включаться (п. 15 Положения № 922, утв. постановлением Правительства России от 24 декабря 2007 г.).
Таким образом, ошибки в расчете отпускных могут привести как к недоплате выдаваемых сумм и связанных с ними налогов, так и к переплате отпускных и налогов по ним.
От этого зависит и порядок исправления ошибок.
Общие правила исправления ошибок в отпускных
Правила исправления ошибок и порядок раскрытия информации о них в бухгалтерском учете и отчетности установлены в ПБУ 22/2010 (утв. приказом Минфина от 28 июня 2010 г. № 63н).
Согласно пункту 2 ПБУ 22/2010 неточности в вычислениях квалифицируются как неправильное отражение (неотражение) фактов хозяйственной деятельности, то есть как ошибка.
Ошибки могут быть существенными и несущественными. Определяется это тем, как ошибка повлияла на общие показатели отчетов, в которые попала.
Для несущественных ошибок, к которым, на наш взгляд, можно отнести ошибки при расчете отпускных, ПБУ 22/2010 предусматривает такой порядок исправления:
- ошибку исправляют, то есть вносят верные записи в бухучет в том месяце, когда она была выявлена;
- прибыль или убыток, возникшие в результате исправления ошибки, отражают в составе прочих доходов или расходов периода, в котором исправили ошибку.
Ошибка в большую сторону
Ошибка в отпускных в большую сторону означает:
- работник получил на руки «лишние» деньги;
- ошибка в отпускных повлекла завышение сумм НДФЛ и взносов;
- ошибка повлекла завышение расходов.
В бухучете в месяце выявления ошибки следует внести сторнировочные записи в уменьшение начисленных сумм по отпускным и взносам.
Если по неправильным суммам отчет по страховым взносам вы сдали, подайте уточненку. Ведь в ваших интересах, чтобы ваши данные не расходились с данными ФНС.
Если исправления относятся к разным месяцам внутри одного квартала, в расчете за квартал все нормализуется, и уточненку можно не подавать.
Что касается излишне удержанного у работника НДФЛ, то в общем случае его можно учесть в счет уменьшения удержаний с будущих выплат. Ситуация другая, если работник увольняется.
Что касается переплаты отпускных, то их невозможно удержать без согласия работника.
Если работник согласен на удержание и дал на это письменное согласие, то сумму переплаты можно удержать из следующих выплат.
Если же работник на удержание не согласен, то переплата отпускных в месяце обнаружения становится расходом (убытком). В налоговом учете такие расходы учесть нельзя.
Ошибка в меньшую сторону
В случае недоплаты отпускных все проще.
Такая ошибка означает, что:
- работник недополучил деньги;
- недоплачены НДФЛ и страховые взносы;
- ошибка повлекла занижение расходов.
Дополнительные отпускные и причитающиеся с них удержания надо доначислить в бухгалтерском учете в месяце выявления ошибки. Их можно сразу отнести на счет 91 – в прочие расходы.
Не выплаченную работнику сумму нужно доплатить. Начислить и удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет. Внести уточнения в расчет по взносам и доплатить недостающую сумму взносов в бюджет.
Ошибки расчета отпускных в программе «Зарплата и кадры государственного учреждения»
.jpg)
Право на ежегодный оплачиваемый отпуск относится к числу основных конституционных прав граждан. Оно гарантируется всем лицам, работающим по трудовому договору (п. 5 ст. 37 Конституции РФ). В соответствии со ст. 114 ТК РФ работникам имеет право на ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Общие правила расчета среднего заработка для оплаты отпуска утверждены ст. 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение № 922).
На схеме 1 представлен алгоритм расчета отпускных, благодаря которому можно обнаружить, на каких этапах появляются ошибки.
.png)
Схема 1. − Алгоритм расчета отпускных
Ошибки в определении расчетного периода
Общее правило для расчета отпускных: расчетным периодом для отпускных признается 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска (ч. 3 ст. 139 ТК РФ).
1. В расчетный период не включены дни месяца трудоустройства, если работник трудится в компании меньше 12 месяцев.
Типичная ошибка: Бухгалтеры неверно определяют границы расчетного периода, если работник трудоустроился в компанию меньше 12 месяцев назад. Они используют следующее правило: один календарный месяц — это период с 1-го по последнее число данного месяца включительно.
Основание — пункт 4 Положения, утвержденный постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922 (далее — Положение № 922).
Решение: Расчетный период может начинаться не с 1-го числа месяца. Дни месяца, в котором работник трудоустроился в компанию, тоже нужно учесть. Тогда заработок за этот месяц войдет в расчет отпускных (схема 2).
.png)
Схема 2. − Расчетный период, если работник трудоустроен в компании меньше 12 месяцев.
.png)
Рис. 1. – отпуск сотрудника, трудоустроенного в компании меньше 12 месяцев.
2. Неверно перенесен расчетный период.
Согласно п.5 Положения № 922 из расчетного периода исключаются дни:
- болезни;
- отпуска по беременности и родам;
- отпусков за свой счет;
- для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
- с начислением среднего заработка.
Типичная ошибка: Исключаемые дни могут занять все 12 месяцев расчетного периода. Бухгалтеры ошибочно отсчитывают новые 12 месяцев назад от первоначального расчетного периода.
Решение: Новый расчетный период — 12 календарных месяцев перед исключаемым периодом (схема 3). Правильность такого подхода подтверждено письмом Минтруда от 25.11.2015 № 14-1/В-972.
.png)
Схема 3. − Перенос расчетного периода.
3. В расчетный период включены месяцы перед повторным трудоустройством.
Типичная ошибка: Сотрудник уволился из компании, затем устроился на прежнее место. Бухгалтер учел время работы и выплаты по предыдущему договору, прекратившему свое действие.
Решение: Предыдущий период работы учитывать не нужно (схема 4). С сотрудником, который трудоустраивается повторно, необходимо заключить новый трудовой договор. В день увольнения вы выплатили компенсацию за неиспользованные отпуска или удержали лишние отпускные, закончили с работником «отпускные» расчеты.
.png)
Схема 4. − Расчетный период, если работник вновь устроился в ту же компанию.
Ошибки при расчете суммы учитываемых выплат за расчетный период
Общее правило для расчета отпускных − отпускные нужно считать из зарплаты, начисленной в расчетном периоде (ч. 3 ст. 139 ТК).
В расчетном периоде работники получают выплаты, как учитываемые, так и не учитываемые для расчета отпускных. Оба вида выплат приведены в таблице 1.
|
Учитываются при расчете отпускных |
Не учитываются при расчете отпускных |
– в ночное время; – сверхурочно; – в выходные и нерабочие праздничные дни
|
|
Таблица 1. – Виды выплат при расчете отпускных.
4. Неправильно учитываются доплаты до оклада.
Типичная ошибка: Доплату до оклада платят на основании положений внутри организации, если сотрудник был в командировке или на больничном.
Решение: Если доплата до оклада за период командировки предусмотрена системой оплаты труда – это часть зарплаты и ее необходимо учитывать при расчете отпускных при условии, что выплата начислена за расчетный период (письмо Минтруда от 16.03.2016 № 14-1/В-226).
Иная ситуация обстоит с доплатой по больничным листам. Это социальная выплата, поэтому при расчете среднего заработка ее учитывать не нужно (письмо Минтруда от 16.03.2016 № 14-1/В-226). На схеме 5 наглядно показано, как учитывать доплаты при расчете отпускных.
.png)
Схема 5. − Учет доплат при расчете отпускных
Ошибки при расчете количества учитываемых календарных дней
Общее правило для расчета среднего дневного заработка: нужно определить количество календарных дней, которые приходятся на отработанное время (п. 10 Положения № 922).
7. Ошибка в учете праздников.
Типичная ошибка: При расчете календарных дней исключают как нерабочие праздничные дни, так и обычные выходные.
Решение: Не учитывайте выходные и праздники, если они попали на исключаемый период, кроме праздника в отпуске.
Пример 1. – Выходные и праздники относятся к отработанному времени, потому что находятся между отработанными днями.
.png)
Пример 2. − Выходные и праздники относятся к отработанному времени, потому что не вошли в исключаемый период (больничный).
.png)
Пример 3. – Выходные и праздники не относятся к отработанному времени, потому что не вошли в исключаемый период (письмо Минтруда от 13.08.2015 № 14-1/В-608).
.png)
Пример 4. – Выходные не относятся к отработанному времени, потому что не вошли в исключаемый период. Праздник не входит в число дней отпуска. Исключать его не нужно (письмо Минтруда от 15.04.2016 № 14-1/В-351).
.png)
Ошибка при расчете суммы отпускных
Общее правило звучит следующим образом: Отпускные считают по каждому трудовому договору отдельно.
8. Неверно рассчитаны отпускные по внутреннему совместительству.
Типичная ошибка: Внутреннему совместителю отпускные считают общей суммой.
Решение: Если в отпуск идет внутренний совместитель, оформить и посчитать отпускные нужно отдельно по каждой должности.
По внутреннему совместительству у работника как минимум два трудовых договора, две разные должности, два табельных номера, два расчетных периода, две разные суммы учитываемых выплат.
.png)
Рис. 5. – Отпуск внутреннего совместителя
.png)
Рис. 6. – Расчетный листок внутреннего совместителя
Ошибки при расчете НДФЛ с отпускных
Общее правило: НДФЛ с отпускных удерживают при выплате, а перечисляют в бюджет не позднее последнего числа месяца, в котором они выплачены (п. 6 ст. 226 НК РФ).
В какой именно день перечислять налог, вы вправе решить самостоятельно. При этом, если вы выплачиваете отпускные в последний день месяца (например, 31 мая), строго в этот день перечислите и НДФЛ.
День начисления отпускных, их расчета или дата приказа на отпуск значения для целей расчета НДФЛ не имеют. Важен только день выплаты.
10. Неверно определен срок уплаты НДФЛ с доплат к отпуску.
Типичная ошибка: Бухгалтеры с опозданием перечисляют НДФЛ с доплаты отпускных до оклада или с материальной помощи к отпуску.
Решение: Доплата к отпускным до оклада и материальная помощь к отпуску по статье 223 НК РФ не признаются частью отпускных. Крайний срок уплаты НДФЛ с этих выплат — следующий рабочий день после выдачи денег. Если отложить перечисление налога на конец месяца, налоговики начислят пени и штраф (ст. 75 и 123 НК).
Подведем итоги:
- Ошибки, обнаруженные при расчете отпускных, следует исправлять в учете по правилам, установленным Инструкцией № 157н.
- Расчетный период может начинаться не с 1-го числа месяца. Дни месяца, в котором работник трудоустроился в компанию, тоже нужно учесть.
- При переносе расчетного периода необходимо учитывать 12 календарных месяцев перед исключаемым периодом.
- При повторном трудоустройстве сотрудника предыдущий период работы учитывать не нужно.
- Если доплата до оклада за период командировки предусмотрена системой оплаты труда – это часть зарплаты и ее необходимо учитывать при расчете отпускных при условии, что выплата начислена за расчетный период. Больничные в расчете среднего заработка учитывать не нужно.
- При расчете отпускных не нужно учитывать выходные и праздники, если они попали на исключаемый период, кроме праздника в отпуске.
- Внутреннему совместителю оформить и посчитать отпускные нужно отдельно по каждой должности.
- Крайний срок уплаты НДФЛ с доплат к отпускным до оклада и материальной помощи — следующий рабочий день после выдачи денег.
- При внесении корректировок сумм причитающихся работнику необходимо корректировать суммы НДФЛ и страховых взносов.
Максимально просто и быстро решить все вопросы и задачи можно, получив 10 дней бесплатной техподдержки!
Для этого достаточно ответить на 5 вопросов ЗДЕСЬ
Или позвоните +7(3532)43-05-17, и наши специалисты помогут вам!